IT-Systemhaus einfach erklärt
Das Wort „System“ verrät den Kern: Ein IT-Systemhaus kümmert sich nicht nur um einzelne Geräte, sondern um das Zusammenspiel. Arbeitsplätze, Server, Netzwerk, Telefonie und Cloud-Dienste wie Microsoft 365 hängen voneinander ab. Fällt ein Teil aus oder wird ausgetauscht, wirkt sich das auf die anderen aus. Ein Systemhaus plant diese Teile so, dass sie zusammenpassen, liefert und installiert sie und bleibt danach für den laufenden Betrieb ansprechbar.
Für Unternehmen ohne eigene IT-Fachkraft übernimmt das Systemhaus damit die Rolle einer ausgelagerten IT-Abteilung. Hat ein Betrieb bereits eine interne Ansprechperson, ergänzt es deren Wissen, übernimmt größere Projekte oder springt bei Urlaub und Krankheit ein.
Welche Aufgaben ein Systemhaus übernimmt
Der Leistungsumfang unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter. Diese Bereiche gehören in vielen Fällen dazu:
- Beratung und Planung: Welche Technik braucht das Unternehmen in den nächsten Jahren, und in welcher Reihenfolge wird erneuert?
- Beschaffung: Rechner, Server, Netzwerktechnik und Softwarelizenzen passend zur vorhandenen Umgebung.
- Einrichtung: Installation, Datenübernahme und Einweisung der Mitarbeitenden.
- Betrieb: Updates, IT-Monitoring, Backup und Pflege von Schutzsystemen wie der Firewall.
- Support: Hilfe über einen Helpdesk, per Fernwartung oder vor Ort.
Den laufenden Betrieb vereinbaren viele Systemhäuser als Managed Services: Der Dienstleister betreut festgelegte Bereiche dauerhaft, statt nur bei Störungen zu kommen.
Was ein Systemhaus von Händler und Softwarehaus unterscheidet
Ein Fachhändler verkauft Hardware und Software, manchmal mit Installation. Ist das Gerät übergeben, endet seine Aufgabe in der Regel. Ein Softwarehaus entwickelt Programme, betreut aber nicht die Rechner und Netze, auf denen sie laufen. Eine freiberufliche Administratorin oder ein Administrator kann ein Unternehmen sehr gut kennen; fällt diese eine Person aus, fehlt allerdings die Vertretung.
Das Systemhaus deckt die Strecke vom Rat bis zum Alltag ab: Es berät vor dem Kauf, setzt um und trägt anschließend die Verantwortung für den Betrieb mit. Eigene Programme entwickelt es in der Regel nicht, kümmert sich aber darum, dass die Branchensoftware eines Betriebs auf passender Technik läuft. Dadurch hat es ein eigenes Interesse daran, dass neue Technik zur bestehenden Umgebung passt und sich gut warten lässt.
Manche Systemhäuser sind eng an bestimmte Hersteller gebunden, andere wählen die Technik je nach Anforderung aus. Fragen Sie nach, wie Empfehlungen zustande kommen und wer die Entscheidung trifft.
Wenn Server, Netz und Telefone zusammenspielen müssen
Angenommen, ein Hersteller von Holzverpackungen mit 35 Arbeitsplätzen bezieht mit seiner Verwaltung einen Neubau neben der Produktionshalle. Bisher hat ein Händler die Rechner geliefert, ein früherer Auszubildender hat vor Jahren den Server eingerichtet, und um die Telefonanlage kümmert sich ein dritter Anbieter. Für den Umzug fühlt sich keiner von ihnen insgesamt zuständig.
Ein Systemhaus würde hier zuerst eine Bestandsaufnahme machen: Welche Geräte gibt es, wer nutzt welche Programme, welche Zugänge sind dokumentiert? Daraus entsteht ein Plan für das neue Gebäude, vom Netzwerk über das WLAN in der Halle bis zu den Telefonen am Empfang. Den Einbau der Datenkabel übernimmt ein Fachbetrieb, die Abstimmung liegt beim Systemhaus. Nach dem Umzug bleibt es Ansprechpartner für den Alltag, und die Dokumentation der neuen Umgebung liegt an einer Stelle.
Wie die Zusammenarbeit geregelt wird
Für einzelne Projekte, zum Beispiel einen Serverwechsel, bietet sich ein Auftrag mit festem Umfang an. Für die laufende Betreuung schließen Unternehmen und Systemhaus eine Servicevereinbarung. Darin steht, welche Systeme betreut werden, welche Aufgaben beim Dienstleister liegen und was das Unternehmen selbst erledigt. Sollen Kennwerte wie Erreichbarkeit oder Bearbeitungsdauer verbindlich gelten, werden sie in einem Service Level Agreement festgeschrieben.
Kann das Systemhaus bei seiner Arbeit personenbezogene Daten einsehen, etwa in Postfächern oder Kundendateien, kommt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO hinzu. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung; ob und wie das für Ihr Unternehmen gilt, beantwortet Ihre Datenschutzberatung.
Woran Sie vor der Entscheidung einen passenden Partner erkennen, fasst unsere Checkliste IT-Dienstleister finden zusammen.
Wie ProNet unterstützt
Unsere Arbeit als IT-Dienstleister begann 2008. Wir betreuen kleine und mittlere Unternehmen, besonders solche ohne eigene IT-Abteilung. In unserer IT-Betreuung haben Sie einen festen Techniker und eine feste Stellvertretung, die Ihre Umgebung kennen. Zwischen den Terminen bei Ihnen helfen die Techniker in unserem Haus am Telefon, per Fernwartung nach Ihrer Freigabe oder über das Ticketsystem.
Wie diese Betreuung aufgebaut ist, beschreibt unsere Seite IT-Service für Unternehmen. Was der feste Ansprechpartner in Ihren Räumen übernimmt, erklärt die Seite zur IT-Betreuung vor Ort. Wer hinter ProNet Systems steht und wie wir arbeiten, lesen Sie auf unserer Unternehmensseite.