Werkzeug ohne Aufgabe
Lizenzen werden gekauft, weil KI gerade Thema ist. Nach einigen Wochen weiß niemand mehr, wofür sie gedacht waren.
KI & Automatisierung
KI-Beratung für KMU: von der Idee zum Pilotprojekt
Unsere KI-Beratung klärt, welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen sich für künstliche Intelligenz eignen und unter welchen Regeln sie dort eingesetzt werden kann. Wir nehmen geeignete Abläufe auf, klären Datenschutz und interne Regeln und begleiten einen ersten Pilot, dessen Ergebnis sich an einer vorher festgelegten Größe ablesen lässt.
Überblick
Was ist KI-Beratung?
KI-Beratung übersetzt die Möglichkeiten von künstlicher Intelligenz in Ihre konkreten Abläufe. Das Ergebnis ist eine bewertete Liste von Einsatzideen und ein Pilotprojekt, mit dem Sie eine davon im echten Betrieb ausprobieren.
Der Anstoß kann von zwei Seiten kommen. Die Geschäftsführung möchte wissen, ob sich KI für das eigene Unternehmen lohnt. Gleichzeitig nutzen in manchen Betrieben einzelne Mitarbeitende längst kostenlose KI-Dienste mit privaten Konten – ohne dass jemand geklärt hat, welche Kunden- oder Personaldaten dort landen. Eine Beratung bringt beides zusammen: Chancen erkennen und den Rahmen setzen.
Zum Rahmen gehören rechtliche Vorgaben. Wer KI-Systeme beruflich einsetzt, gilt nach der KI-Verordnung der EU als Betreiber und muss nach Art. 4 die KI-Kompetenz der Beschäftigten unterstützen, die damit arbeiten. Diese Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025 und unabhängig von der Unternehmensgröße; die Änderungsverordnung vom Juli 2026 hat sie beibehalten (Stand: Oktober 2026). Für personenbezogene Daten gilt weiterhin die DSGVO, etwa bei der Frage, ob ein Dienst als Auftragsverarbeiter arbeitet. Wir bereiten diese Punkte fachlich vor; eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Die KI-Beratung gehört zu unserem Leistungsbereich KI und Automatisierung für KMU. Geht es konkret um den Assistenten in Microsoft 365, ist die Seite zu Microsoft 365 Copilot einführen der passende Einstieg. Ob sich eine begleitete Einführung für Ihr Unternehmen lohnt, besprechen wir vorab in einer kostenlosen Erstberatung.
Unser Vorgehen
So begleiten wir Ihr KI-Vorhaben
Wir sprechen zuerst mit den Menschen, die die Arbeit tatsächlich erledigen. Sie wissen, wo ein Vorgang stockt, welche Ausnahmen es gibt und welche Schritte nur aus Gewohnheit bestehen. Für jede Idee halten wir fest, wie oft die Aufgabe anfällt, wie lange sie dauert, wie fehleranfällig sie ist und welche Daten dabei berührt werden. Gerade die letzte Frage entscheidet mit darüber, welcher Dienst überhaupt infrage kommt.
Aus der Sammlung wählen Sie mit uns ein Vorhaben für den Pilot. Bevor es losgeht, legen wir eine Messgröße fest, etwa die Bearbeitungszeit je Vorgang oder die Zahl der Rückfragen, und erfassen den heutigen Wert. Eine kleine Gruppe arbeitet dann eine abgestimmte Zeit lang mit der Lösung. Wir richten Konten und Rechte ein, erklären die Bedienung und sammeln Rückmeldungen.
Zum Abschluss vergleichen wir das Ergebnis mit dem Ausgangswert und besprechen die Erfahrungen der Gruppe. Daraus folgt eine klare Entscheidung: ausweiten, anpassen oder beenden. Für den Betrieb danach können wir die Lösung über die Prozessautomatisierung in bestehende Abläufe einbauen.
Kurz gesagt
Aus vielen Ideen wird ein Pilot mit messbarem Ziel.
Typische Probleme
Stolpersteine bei der Einführung von KI
Schatten-KI
Mitarbeitende kopieren Angebotstexte oder Kundenanfragen in kostenlose Dienste mit privaten Konten. Was mit den Daten geschieht, bleibt offen.
Kein Ausgangswert
Ohne Messung vor dem Start lässt sich nach dem Pilot nur über Eindrücke streiten, nicht über Ergebnisse.
Zu viel Vertrauen in Antworten
Sprachmodelle formulieren auch dann flüssig, wenn Inhalte erfunden sind. Wer Ergebnisse ungeprüft übernimmt, gibt Fehler weiter.
Unaufgeräumte Datenbasis
Veraltete Vorlagen, doppelte Dateien und unklare Ablageorte führen dazu, dass ein Assistent alte Fassungen zitiert.
Beteiligte zu spät gefragt
Ihre Ansprechperson für den Datenschutz oder der Betriebsrat erfahren erst kurz vor dem Start vom Vorhaben.
Pilot ohne Ende
Die Testphase läuft einfach weiter, ohne dass jemand über Ausweitung oder Abschluss entscheidet.
Einsatzszenarien
Drei Ausgangslagen für eine KI-Beratung
Einstieg
Noch ganz am Anfang
Im Unternehmen wird über KI gesprochen, eingesetzt wird sie noch nicht. Die Geschäftsführung möchte vor einer Investition wissen, wo der Nutzen liegen könnte.
- Kurze Einführung für Führungskräfte
- Sammlung erster Ideen aus den Abteilungen
- Empfehlung für einen überschaubaren Pilot
Bestand
Wildwuchs ordnen
Mehrere Abteilungen nutzen bereits unterschiedliche KI-Dienste, teils mit privaten Konten. Nun sollen Überblick und Regeln her.
- Bestandsaufnahme der genutzten Dienste
- Entscheidung, welche Dienste bleiben
- Interne Regeln und Schulung
Vorhaben
Eine konkrete Idee prüfen
Angenommen, Ihr Vertrieb möchte Angebotstexte aus Vorlagen und Gesprächsnotizen vorbereiten lassen. Vor der Anschaffung soll feststehen, ob das im Alltag trägt.
- Prüfung von Datenlage und Datenschutz
- Test mit einer kleinen Gruppe
- Auswertung anhand vereinbarter Kennwerte
Ablauf
Vom Erstgespräch bis zur Auswertung des Pilots
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01
Kostenloses Erstgespräch
Wir klären, wo Sie stehen, welche Programme im Einsatz sind und welche Fragen Sie zu KI und Datenschutz mitbringen.
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02
Individuelles Angebot
Auf dieser Grundlage beschreiben wir Umfang, Beteiligte und Ergebnisse der Beratung in einem individuellen Angebot.
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03
Workshop zur Prozessaufnahme
Mit den Fachleuten aus Ihren Abteilungen sammeln und beschreiben wir Aufgaben, die sich für KI eignen könnten.
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04
Bewertung und Pilotplan
Sie erhalten die bewertete Ideenliste und einen Plan für den Pilot mit Messgröße und Zeitraum.
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05
Pilot und Auswertung
Die Gruppe arbeitet mit der Lösung, wir begleiten sie und werten am Ende gemeinsam mit Ihnen aus.
Wo könnte KI Ihrem Team Arbeit abnehmen?
In einem kostenlosen Gespräch sortieren wir Ihre ersten Ideen und zeigen, wie ein Pilot für Ihr Unternehmen aussehen könnte.
FAQ
Häufige Fragen zur KI-Beratung
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Was verlangt die KI-Verordnung von Unternehmen, die KI-Werkzeuge nur nutzen?
Bei typischen Büroanwendungen stehen zwei Punkte im Vordergrund: die KI-Kompetenz der Beschäftigten nach Art. 4 und die Transparenzpflichten nach Art. 50. Letztere sind seit August 2026 anzuwenden, etwa bei Deepfakes oder Chatbots. Wer KI in sensiblen Bereichen wie der Personalauswahl einsetzt, kann unter die Regeln für Hochrisiko-Systeme fallen. Deren Fristen hat die Verordnung (EU) 2026/1744 verschoben, laut Bundesnetzagentur je nach Art des Systems auf den 2. Dezember 2027 bzw. den 2. August 2028 (Stand: Oktober 2026). Diese Übersicht ist keine Rechtsberatung.
Brauchen unsere Mitarbeitenden einen Schulungsnachweis, um KI-Werkzeuge zu nutzen?
Nein, die KI-Verordnung verlangt für Schulungen weder einen förmlichen Prüfnachweis noch ein festes Format. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, die Maßnahmen am eingesetzten System und an den Vorkenntnissen auszurichten und sie zu dokumentieren. Wir stellen die Inhalte passend zu Ihren Werkzeugen zusammen und halten Teilnehmende und Themen fest.
Dürfen personenbezogene Daten in einem KI-Pilotprojekt verwendet werden?
Ja, wenn Zweck, Rechtsgrundlage und gewählter Dienst dazu passen. Für den Start eines Pilots genügen unter Umständen erfundene oder unkenntlich gemachte Beispiele. Sollen echte Kunden- oder Personaldaten einfließen, klären Sie mit Ihrer Ansprechperson für den Datenschutz, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist; die technischen Angaben dazu liefern wir. Eine Rechtsberatung ist das nicht.
Woran messen wir den Erfolg eines KI-Pilotprojekts?
An einer Größe, die vor dem Start feststeht und sich im Alltag erfassen lässt. Das kann die Bearbeitungszeit je Vorgang sein, die Zahl der Rückfragen oder der Anteil an Entwürfen, die ohne große Korrektur verwendet werden. Ergänzend fragen wir die Gruppe, ob die Arbeit tatsächlich leichter geworden ist.
Was passiert, wenn der KI-Pilot nicht überzeugt?
Dann ist auch das ein verwertbares Ergebnis, denn Sie wissen es vor einer größeren Anschaffung. Wir halten fest, woran es lag, etwa an der Datenlage oder am gewählten Werkzeug, und prüfen, ob eine andere Idee aus der Liste besser passt. Manchmal zeigt sich auch, dass eine Automatisierung ohne KI das Problem einfacher löst.
Brauchen wir für eine KI-Beratung schon fertige Ideen?
Nein, es genügt das Gefühl, dass bestimmte Aufgaben zu viel Zeit kosten. Die Ideen entstehen im Workshop mit Ihrem Team. Hilfreich ist, wenn Sie einige Beispiele aus dem Alltag mitbringen, etwa typische E-Mails oder Vorlagen, die immer wieder angepasst werden.
Weiterführende Seiten
KI-Beratung für Ihr Unternehmen anfragen
Schildern Sie, wo KI bei Ihnen schon Thema ist und welche Aufgaben Sie entlasten möchten. Mit diesen Angaben gehen wir vorbereitet in unser erstes Gespräch.