Lizenz an einen Rechner gebunden
Manche Lizenzen sind an ein bestimmtes Gerät oder an Hardwaremerkmale gekoppelt. Nach dem Umzug startet das Programm nicht mehr, bis der Anbieter die Lizenz neu ausstellt.
Cloud-Arbeitsplatz & Terminalserver
Branchensoftware in der Cloud heißt: Ihr Praxis-, Kanzlei- oder Planungsprogramm läuft auf einem Server, den wir betreiben, und Ihr Team arbeitet von jedem freigegebenen Arbeitsplatz aus damit. Wir kümmern uns um Server, Zugriff, Systemupdates und Datensicherung und legen mit Ihnen vorab fest, welche Aufgaben beim Softwareanbieter bleiben.
Überblick
Gemeint ist die Software, die Sie heute schon nutzen und lizenziert haben. Sie zieht vom kleinen Server im Nebenraum oder vom einzelnen Rechner am Empfang auf eine zentrale Umgebung um, in der Regel auf einen Terminalserver. Diese Umgebung kann in Ihrem Haus stehen oder in einem Rechenzentrum; betrieben wird sie von uns. Sie kaufen also kein neues Programm, sondern ändern den Ort, an dem es läuft.
Typische Kandidaten sind Praxisverwaltungen, Kanzlei- und Steuerprogramme sowie CAD-nahe Anwendungen wie Planverwaltung oder Zeichnungsbetrachter. Viele davon bestehen aus einer Datenbank und einem Programmteil, mit dem die Mitarbeitenden arbeiten. Läuft beides zentral, greifen alle Arbeitsplätze und Standorte auf denselben Datenbestand zu, und Updates müssen nicht an jedem Rechner einzeln eingespielt werden.
Wichtig ist eine klare Aufgabenteilung. Wir übernehmen den Betrieb der Infrastruktur: Server und Betriebssystem, Zugänge, Updates der Systemumgebung und die Sicherung. Für die Funktionen des Programms, seine Updates und den fachlichen Support bleibt der Softwareanbieter zuständig, sofern Sie mit uns nichts anderes vereinbaren. Auch der BSI-Baustein APP.6 „Allgemeine Software“ sieht vor, solche Zuständigkeiten vor dem Einsatz festzulegen und schriftlich festzuhalten.
Nicht jedes Programm darf und kann ohne Weiteres umziehen. Die Bedingungen der Softwarelizenz müssen den Betrieb auf einem Server mit mehreren Nutzern erlauben. Zusatzgeräte müssen in der Sitzung funktionieren, und die Verbindung zum Rechenzentrum muss für die tägliche Arbeit reichen. Diese Punkte klären wir, bevor Daten bewegt werden. Den passenden Rahmen bildet unser Leistungsbereich Cloud-Arbeitsplatz für Unternehmen; ob Ihre Software dafür geeignet ist, finden wir in einem kostenlosen Erstgespräch heraus.
Unser Vorgehen
Am Anfang steht ein gemeinsamer Termin mit Ihrem Softwareanbieter. Wir klären Systemvoraussetzungen, Datenbankversion, benötigte Zugänge und die Frage, ob die Lizenz auf den neuen Server übertragen werden kann. Installationsdateien und Konfiguration sichern wir so, dass sich die Einrichtung später wiederholen lässt.
Danach bauen wir eine Testumgebung mit einer Kopie Ihrer Daten auf. Ihr Team erledigt dort typische Aufgaben aus dem Alltag – vom Anlegen eines Vorgangs bis zum Export –, und zwar mit den Zusatzgeräten, die es wirklich nutzt. Was dabei nicht funktioniert, klären wir mit dem Anbieter, solange das alte System noch läuft.
Für den Umzugstag vereinbaren wir ein Zeitfenster außerhalb Ihrer Öffnungs- oder Bürozeiten. Die Datenbank wird sauber beendet, übertragen und geprüft, bevor das Team wieder arbeitet. Anschließend nehmen wir Server und Datenbank in die Datensicherung auf und testen eine Wiederherstellung.
Kurz gesagt
Erst testen, dann umziehen – solange das alte System noch läuft.
Typische Probleme
Manche Lizenzen sind an ein bestimmtes Gerät oder an Hardwaremerkmale gekoppelt. Nach dem Umzug startet das Programm nicht mehr, bis der Anbieter die Lizenz neu ausstellt.
Der USB-Stecker mit der Lizenz steckt seit Jahren am Empfangsrechner, und niemand denkt beim Umzug daran.
Kartenleser, Fußschalter oder Messgeräte am Arbeitsplatz kommen in der Serversitzung nicht an, weil Gerät oder Protokoll das nicht unterstützen.
Die Anwendung erwartet ihre Daten auf einem bestimmten Laufwerksbuchstaben und findet sie am neuen Ort nicht.
Eine Sicherung oder Übertragung während der Arbeit erzeugt einen Datenstand, der sich nicht sauber wiederherstellen lässt.
Ein neues Release verlangt eine neuere Datenbankversion, auf die der Server nicht vorbereitet ist.
Exporte, Mailversand aus dem Programm oder der Abgleich mit anderen Anwendungen funktionieren nach dem Umzug nicht mehr.
Einsatzszenarien
Alle drei Beispiele sind erfunden; sie veranschaulichen, worauf es je nach Branche ankommt.
Praxis
Beide Standorte arbeiten mit derselben Praxisverwaltung und denselben Patientendaten.
Kanzlei
Mitarbeitende bearbeiten Mandate von zu Hause, ohne dass Unterlagen das zentrale System verlassen.
CAD
Planverwaltung und Betrachter laufen zentral, die 3D-Konstruktion bleibt auf leistungsstarken Einzelrechnern.
Ablauf
Wir erfassen Programme, Versionen, Lizenzen, Datenbanken und angeschlossene Geräte.
Mit dem Softwareanbieter klären wir Freigabe, Systemvoraussetzungen und den Ablauf von Programmupdates.
Standort der Server, Zugänge, Sicherung, Umzug und Aufgabenteilung im Betrieb stehen einzeln darin.
Mit einer Datenkopie prüft Ihr Team die wichtigsten Abläufe in der neuen Umgebung.
Am vereinbarten Termin ziehen wir um und übernehmen danach den Betrieb der Infrastruktur.
Nennen Sie uns Programm und Anbieter. Wir klären die Voraussetzungen; daraus entsteht ein individuelles Angebot für den Betrieb.
FAQ
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Ja, das Gesetz lässt die Mitwirkung von Dienstleistern zu, knüpft sie aber an Bedingungen. Nach § 203 Abs. 3 StGB dürfen Personen mit Berufsgeheimnis, etwa in Arztpraxen und Kanzleien, fremde Geheimnisse gegenüber mitwirkenden Personen offenbaren, soweit deren Tätigkeit das erfordert. Nach § 203 Abs. 4 StGB kann sich zudem strafbar machen, wer nicht dafür gesorgt hat, dass ein solcher Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet wurde, wenn dieser ein Geheimnis unbefugt offenbart. Für die Anwaltschaft verlangt § 43e BRAO, für die Steuerberatung § 62a StBerG zusätzlich einen Vertrag in Textform, der den Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichtet. Das ist keine Rechtsberatung; Einzelheiten klären Sie bitte mit Ihrer Kammer oder Ihrer anwaltlichen Beratung.
Ja, oft ist das möglich, aber nicht in jedem Fall. Manche Anbieter verlangen einen eigenen Server für ihr Programm, oder zwei Anwendungen setzen unterschiedliche Versionen derselben Datenbank oder Laufzeitumgebung voraus. Wir gleichen die Systemvoraussetzungen aller Programme ab und verteilen sie bei Konflikten auf getrennte virtuelle Maschinen. Als Nebeneffekt wirkt sich ein Update der einen Anwendung dann nicht mehr auf die Umgebung der anderen aus.
Das legen wir vor dem Start schriftlich fest. Updates von Betriebssystem und Serverumgebung übernehmen wir. Programmupdates spielt der Softwareanbieter ein oder wir in Abstimmung mit ihm, je nach Vereinbarung; vorher prüfen wir, ob die neue Version zusätzliche Voraussetzungen am Server hat.
Er muss dort erreichbar sein, wo das Programm läuft. Steht der Server in Ihrem Haus, kann der Stecker direkt am Server oder an einem netzwerkfähigen USB-Gerät stecken. Bei einem Rechenzentrum hängt die Lösung von Software und Lizenzbedingungen ab; manche Anbieter stellen auf Anfrage eine Lizenz ohne Stecker aus. Wir klären das vor dem Umzug mit Ihnen und dem Anbieter.
Ja, viele Geräte lassen sich in die Serversitzung durchreichen, aber nicht alle. Ob es klappt, hängt vom Gerät, vom Zugangsprogramm und von der Branchensoftware ab. Deshalb testen wir Ihre Zusatzgeräte in der Testumgebung, bevor der Umzug feststeht.
So, dass ein sauberer Datenstand entsteht – also mit einem Verfahren, das die Datenbank berücksichtigt, oder in einem Zeitfenster ohne laufende Arbeit. Angestrebt ist eine täglich automatisch laufende Sicherung, über deren Ergebnis morgens eine Statusmeldung informiert. Das Konzept dahinter erläutern wir bei der Datensicherung für Unternehmen.
Nein, nicht zwangsläufig, wenn Programm und Datenbank gemeinsam umziehen und das Programm auf dem Terminalserver direkt neben seiner Datenbank läuft. Über die Internetleitung gehen dann nur Bild und Eingaben, nicht die Abfragen an die Datenbank. Langsam wird es dagegen, wenn das Programm weiter auf den Rechnern im Büro installiert ist und über die Leitung auf eine entfernte Datenbank zugreift. Deshalb prüfen wir im Testumzug auch die Antwortzeiten typischer Arbeitsschritte.
Welches Programm nutzen Sie, wer ist der Anbieter, und an wie vielen Arbeitsplätzen läuft es? Mehr brauchen wir für den ersten Austausch nicht.