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Cloud-Arbeitsplatz & Terminalserver

Fachanwendungen und Branchensoftware in der Cloud betreiben

Branchensoftware in der Cloud heißt: Ihr Praxis-, Kanzlei- oder Planungsprogramm läuft auf einem Server, den wir betreiben, und Ihr Team arbeitet von jedem freigegebenen Arbeitsplatz aus damit. Wir kümmern uns um Server, Zugriff, Systemupdates und Datensicherung und legen mit Ihnen vorab fest, welche Aufgaben beim Softwareanbieter bleiben.

Überblick

Was bedeutet Branchensoftware in der Cloud?

Gemeint ist die Software, die Sie heute schon nutzen und lizenziert haben. Sie zieht vom kleinen Server im Nebenraum oder vom einzelnen Rechner am Empfang auf eine zentrale Umgebung um, in der Regel auf einen Terminalserver. Diese Umgebung kann in Ihrem Haus stehen oder in einem Rechenzentrum; betrieben wird sie von uns. Sie kaufen also kein neues Programm, sondern ändern den Ort, an dem es läuft.

Typische Kandidaten sind Praxisverwaltungen, Kanzlei- und Steuerprogramme sowie CAD-nahe Anwendungen wie Planverwaltung oder Zeichnungsbetrachter. Viele davon bestehen aus einer Datenbank und einem Programmteil, mit dem die Mitarbeitenden arbeiten. Läuft beides zentral, greifen alle Arbeitsplätze und Standorte auf denselben Datenbestand zu, und Updates müssen nicht an jedem Rechner einzeln eingespielt werden.

Wichtig ist eine klare Aufgabenteilung. Wir übernehmen den Betrieb der Infrastruktur: Server und Betriebssystem, Zugänge, Updates der Systemumgebung und die Sicherung. Für die Funktionen des Programms, seine Updates und den fachlichen Support bleibt der Softwareanbieter zuständig, sofern Sie mit uns nichts anderes vereinbaren. Auch der BSI-Baustein APP.6 „Allgemeine Software“ sieht vor, solche Zuständigkeiten vor dem Einsatz festzulegen und schriftlich festzuhalten.

Nicht jedes Programm darf und kann ohne Weiteres umziehen. Die Bedingungen der Softwarelizenz müssen den Betrieb auf einem Server mit mehreren Nutzern erlauben. Zusatzgeräte müssen in der Sitzung funktionieren, und die Verbindung zum Rechenzentrum muss für die tägliche Arbeit reichen. Diese Punkte klären wir, bevor Daten bewegt werden. Den passenden Rahmen bildet unser Leistungsbereich Cloud-Arbeitsplatz für Unternehmen; ob Ihre Software dafür geeignet ist, finden wir in einem kostenlosen Erstgespräch heraus.

Unser Vorgehen

So ziehen wir Ihre Fachanwendung um

Am Anfang steht ein gemeinsamer Termin mit Ihrem Softwareanbieter. Wir klären Systemvoraussetzungen, Datenbankversion, benötigte Zugänge und die Frage, ob die Lizenz auf den neuen Server übertragen werden kann. Installationsdateien und Konfiguration sichern wir so, dass sich die Einrichtung später wiederholen lässt.

Danach bauen wir eine Testumgebung mit einer Kopie Ihrer Daten auf. Ihr Team erledigt dort typische Aufgaben aus dem Alltag – vom Anlegen eines Vorgangs bis zum Export –, und zwar mit den Zusatzgeräten, die es wirklich nutzt. Was dabei nicht funktioniert, klären wir mit dem Anbieter, solange das alte System noch läuft.

Für den Umzugstag vereinbaren wir ein Zeitfenster außerhalb Ihrer Öffnungs- oder Bürozeiten. Die Datenbank wird sauber beendet, übertragen und geprüft, bevor das Team wieder arbeitet. Anschließend nehmen wir Server und Datenbank in die Datensicherung auf und testen eine Wiederherstellung.

Kurz gesagt

Erst testen, dann umziehen – solange das alte System noch läuft.

Typische Probleme

Stolpersteine beim Umzug einer Fachanwendung

Lizenz an einen Rechner gebunden

Manche Lizenzen sind an ein bestimmtes Gerät oder an Hardwaremerkmale gekoppelt. Nach dem Umzug startet das Programm nicht mehr, bis der Anbieter die Lizenz neu ausstellt.

Lizenzstecker am alten PC

Der USB-Stecker mit der Lizenz steckt seit Jahren am Empfangsrechner, und niemand denkt beim Umzug daran.

Zusatzgeräte ohne Verbindung

Kartenleser, Fußschalter oder Messgeräte am Arbeitsplatz kommen in der Serversitzung nicht an, weil Gerät oder Protokoll das nicht unterstützen.

Feste Pfade im Programm

Die Anwendung erwartet ihre Daten auf einem bestimmten Laufwerksbuchstaben und findet sie am neuen Ort nicht.

Datenbank im laufenden Betrieb kopiert

Eine Sicherung oder Übertragung während der Arbeit erzeugt einen Datenstand, der sich nicht sauber wiederherstellen lässt.

Programmupdate ohne Vorbereitung

Ein neues Release verlangt eine neuere Datenbankversion, auf die der Server nicht vorbereitet ist.

Vergessene Verbindungen

Exporte, Mailversand aus dem Programm oder der Abgleich mit anderen Anwendungen funktionieren nach dem Umzug nicht mehr.

Leistungsumfang

Was wir beim Betrieb Ihrer Branchensoftware übernehmen

  • Serverumgebung

    Wir stellen Server, Windows Server und die Basis für die Datenbank bereit und halten sie aktuell.

  • Zugänge und Rechte

    Jede Person bekommt ein eigenes Konto mit den Rechten, die ihre Aufgabe verlangt.

  • Sicherung der Datenbank

    Programmdaten werden konsistent gesichert, die Wiederherstellung wird regelmäßig geprüft.

  • Abstimmung mit dem Anbieter

    Termine für Updates und Fernzugänge des Softwareanbieters stimmen wir mit ihm ab und geben sie kontrolliert frei.

  • Zusatzgeräte und Lizenzstecker

    Wir prüfen, welche Geräte sich in die Sitzung durchreichen lassen und wo ein Lizenzstecker angeschlossen werden muss.

  • Dokumentation

    Installation, Zugänge und Abhängigkeiten der Anwendung halten wir schriftlich fest.

  • Überwachung

    Läuft der Server in unserem IT-Monitoring mit, fallen volle Datenträger, gestoppte Datenbankdienste oder Engpässe bei der Auslastung früh auf.

Einsatzszenarien

Arztpraxis, Steuerkanzlei, Planungsbüro: drei denkbare Fälle

Alle drei Beispiele sind erfunden; sie veranschaulichen, worauf es je nach Branche ankommt.

  • Praxis

    Arztpraxis mit Zweitstandort

    Beide Standorte arbeiten mit derselben Praxisverwaltung und denselben Patientendaten.

    • Ein Datenbestand statt Abgleich
    • Kartenlesegeräte vorab testen
    • Zugriff nur von freigegebenen Geräten
  • Kanzlei

    Steuerkanzlei mit Homeoffice-Tagen

    Mitarbeitende bearbeiten Mandate von zu Hause, ohne dass Unterlagen das zentrale System verlassen.

    • Anmeldung mit zweitem Faktor
    • Keine Daten auf privaten Geräten
    • Verschwiegenheitspflichten vertraglich geregelt
  • CAD

    Planungsbüro mit vielen Planständen

    Planverwaltung und Betrachter laufen zentral, die 3D-Konstruktion bleibt auf leistungsstarken Einzelrechnern.

    • Gemeinsamer Zugriff auf alle Planstände
    • Grafiklast dort, wo sie hingehört
    • Klare Trennung von zentral und lokal

Ablauf

Von der Software-Inventur zum individuellen Angebot

  1. 01

    Software-Inventur

    Wir erfassen Programme, Versionen, Lizenzen, Datenbanken und angeschlossene Geräte.

  2. 02

    Rückfrage beim Anbieter

    Mit dem Softwareanbieter klären wir Freigabe, Systemvoraussetzungen und den Ablauf von Programmupdates.

  3. 03

    Individuelles Angebot

    Standort der Server, Zugänge, Sicherung, Umzug und Aufgabenteilung im Betrieb stehen einzeln darin.

  4. 04

    Testumzug

    Mit einer Datenkopie prüft Ihr Team die wichtigsten Abläufe in der neuen Umgebung.

  5. 05

    Umzug und Betrieb

    Am vereinbarten Termin ziehen wir um und übernehmen danach den Betrieb der Infrastruktur.

Ihre Vorteile

Was der zentrale Betrieb Ihrer Fachanwendung bringt

  • Ein Datenbestand für alle Standorte

    Empfang, Büro und Zweitstandort sehen dieselben Daten, ohne dass etwas abgeglichen werden muss.

  • Updates an einer Stelle

    Neue Programmversionen werden zentral eingespielt, nicht Rechner für Rechner.

  • Unabhängig vom Einzelrechner

    Fällt der Rechner am Empfang aus, meldet sich das Team an einem anderen Platz an und arbeitet mit demselben Datenstand weiter.

  • Klare Zuständigkeiten

    Infrastruktur bei uns, Programmfunktionen beim Anbieter – schriftlich festgehalten.

Welche Fachanwendung soll künftig zentral laufen?

Nennen Sie uns Programm und Anbieter. Wir klären die Voraussetzungen; daraus entsteht ein individuelles Angebot für den Betrieb.

FAQ

Häufige Fragen zur Branchensoftware in der Cloud

Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.

Dürfen Praxen und Kanzleien ihre Branchensoftware von einem IT-Dienstleister betreiben lassen?

Ja, das Gesetz lässt die Mitwirkung von Dienstleistern zu, knüpft sie aber an Bedingungen. Nach § 203 Abs. 3 StGB dürfen Personen mit Berufsgeheimnis, etwa in Arztpraxen und Kanzleien, fremde Geheimnisse gegenüber mitwirkenden Personen offenbaren, soweit deren Tätigkeit das erfordert. Nach § 203 Abs. 4 StGB kann sich zudem strafbar machen, wer nicht dafür gesorgt hat, dass ein solcher Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet wurde, wenn dieser ein Geheimnis unbefugt offenbart. Für die Anwaltschaft verlangt § 43e BRAO, für die Steuerberatung § 62a StBerG zusätzlich einen Vertrag in Textform, der den Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichtet. Das ist keine Rechtsberatung; Einzelheiten klären Sie bitte mit Ihrer Kammer oder Ihrer anwaltlichen Beratung.

Können mehrere Fachanwendungen auf demselben Server laufen?

Ja, oft ist das möglich, aber nicht in jedem Fall. Manche Anbieter verlangen einen eigenen Server für ihr Programm, oder zwei Anwendungen setzen unterschiedliche Versionen derselben Datenbank oder Laufzeitumgebung voraus. Wir gleichen die Systemvoraussetzungen aller Programme ab und verteilen sie bei Konflikten auf getrennte virtuelle Maschinen. Als Nebeneffekt wirkt sich ein Update der einen Anwendung dann nicht mehr auf die Umgebung der anderen aus.

Wer spielt Updates der Branchensoftware auf dem Server ein?

Das legen wir vor dem Start schriftlich fest. Updates von Betriebssystem und Serverumgebung übernehmen wir. Programmupdates spielt der Softwareanbieter ein oder wir in Abstimmung mit ihm, je nach Vereinbarung; vorher prüfen wir, ob die neue Version zusätzliche Voraussetzungen am Server hat.

Was passiert mit dem USB-Lizenzstecker unserer Software?

Er muss dort erreichbar sein, wo das Programm läuft. Steht der Server in Ihrem Haus, kann der Stecker direkt am Server oder an einem netzwerkfähigen USB-Gerät stecken. Bei einem Rechenzentrum hängt die Lösung von Software und Lizenzbedingungen ab; manche Anbieter stellen auf Anfrage eine Lizenz ohne Stecker aus. Wir klären das vor dem Umzug mit Ihnen und dem Anbieter.

Lassen sich Kartenleser und andere Zusatzgeräte mit der zentralen Branchensoftware weiter nutzen?

Ja, viele Geräte lassen sich in die Serversitzung durchreichen, aber nicht alle. Ob es klappt, hängt vom Gerät, vom Zugangsprogramm und von der Branchensoftware ab. Deshalb testen wir Ihre Zusatzgeräte in der Testumgebung, bevor der Umzug feststeht.

Wie wird die Datenbank der Branchensoftware gesichert?

So, dass ein sauberer Datenstand entsteht – also mit einem Verfahren, das die Datenbank berücksichtigt, oder in einem Zeitfenster ohne laufende Arbeit. Angestrebt ist eine täglich automatisch laufende Sicherung, über deren Ergebnis morgens eine Statusmeldung informiert. Das Konzept dahinter erläutern wir bei der Datensicherung für Unternehmen.

Läuft die Branchensoftware im Rechenzentrum langsamer als auf dem Server im Haus?

Nein, nicht zwangsläufig, wenn Programm und Datenbank gemeinsam umziehen und das Programm auf dem Terminalserver direkt neben seiner Datenbank läuft. Über die Internetleitung gehen dann nur Bild und Eingaben, nicht die Abfragen an die Datenbank. Langsam wird es dagegen, wenn das Programm weiter auf den Rechnern im Büro installiert ist und über die Leitung auf eine entfernte Datenbank zugreift. Deshalb prüfen wir im Testumzug auch die Antwortzeiten typischer Arbeitsschritte.

Ihre Fachanwendung auf den Prüfstand stellen

Welches Programm nutzen Sie, wer ist der Anbieter, und an wie vielen Arbeitsplätzen läuft es? Mehr brauchen wir für den ersten Austausch nicht.

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