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Microsoft 365 vs. Google Workspace – beide Plattformen decken E-Mail, Kalender, Dateiablage, Besprechungen und die tägliche Büroarbeit ab. Microsoft 365 passt eher, wenn Ihr Team am Windows-PC mit Desktop-Programmen und Fachsoftware arbeitet; Google Workspace überzeugt, wenn fast alles im Browser stattfindet und gemeinsames Bearbeiten im Vordergrund steht.
Überblick
Microsoft 365 bündelt E-Mail und Kalender mit Exchange Online, Chat und Besprechungen mit Microsoft Teams sowie die Dateiablage mit SharePoint und OneDrive. Dazu kommen die bekannten Programme für Texte, Tabellen und Präsentationen – als Desktop-Version, im Browser und auf dem Smartphone.
Google Workspace verfolgt einen anderen Ansatz: Dokumente entstehen und bleiben im Browser, mehrere Personen bearbeiten sie gleichzeitig, und die Verwaltung ist bewusst schlank gehalten. Wer neu startet und keine älteren Windows-Anwendungen mitbringt, findet sich darin schnell zurecht.
Beide Plattformen sind ausgereift. Für die Entscheidung zählt deshalb weniger der Funktionsumfang als die Frage, wie Ihr Team arbeitet, welche Fachsoftware angebunden werden muss und wie Sie Geräte und Zugänge verwalten wollen.
Damit Sie die Einordnung richtig lesen: Unsere Leistungen drehen sich um Microsoft 365 für Unternehmen. Wir stellen beide Plattformen trotzdem fair gegenüber. Steht der Umstieg fest, planen wir die Migration nach Microsoft 365 mit Ihnen; was Sie vorher klären sollten, steht in unserer Checkliste zur Microsoft-365-Umstellung. Für offene Fragen gibt es die kostenlose Beratung.
Entscheidungshilfe
Die Tabelle vergleicht die Plattformen so, wie kleine und mittlere Unternehmen sie im Alltag nutzen. Einzelne Funktionen hängen von der gewählten Lizenz bzw. Edition ab.
| Kriterium | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Arbeitsweise | Desktop-Programme, Browser und Apps stehen gleichwertig nebeneinander; viele Teams arbeiten weiter am PC. | Der Browser steht im Mittelpunkt; Dokumente entstehen und leben online. |
| Gemeinsames Bearbeiten | In Echtzeit möglich, sobald Dateien in OneDrive oder SharePoint liegen. | Von Anfang an auf gleichzeitiges Bearbeiten im Browser ausgelegt. |
| Dateiformate | Die verbreiteten Formate für Texte und Tabellen (etwa .docx und .xlsx) sind die eigenen Formate; der Austausch mit Kunden und Behörden klappt ohne Umwandlung. | Eigene Online-Formate; Dateien aus Microsoft 365 lassen sich öffnen und bearbeiten, bei komplexen Vorlagen und Makros sind Abweichungen möglich. |
| E-Mail und Kalender | Exchange Online mit freigegebenen Postfächern, Ressourcenkalendern und dem gewohnten E-Mail-Programm am PC. | E-Mail und Kalender vor allem im Browser; ein klassisches E-Mail-Programm lässt sich zusätzlich anbinden. |
| Zusammenarbeit und Besprechungen | Teams bündelt Chat, Besprechungen und Dateien in Kanälen und kann auf Wunsch auch als Telefonanlage dienen. | Chat und Videokonferenz sind direkt in die Oberfläche eingebunden, schlank und browserbasiert. |
| Geräte und Identitäten | Mit Intune und Microsoft Entra ID lassen sich Windows-PCs, Smartphones und Anmelderegeln zentral verwalten – je nach Lizenz. | Konten und Mobilgeräte werden über die Verwaltungskonsole gesteuert; die tiefe Verwaltung von Windows-PCs ist nicht der Schwerpunkt. |
| Datenspeicherort | Ist Ihr Mandant in einem Land der EU oder EFTA angemeldet, sagt Microsoft die Speicherung und Verarbeitung der Kundendaten in diesem Raum zu, mit dokumentierten Ausnahmen. | Die Datenregion Europa für gespeicherte Daten ist in vielen, aber nicht in allen Editionen wählbar; auch die Verarbeitung dort festzulegen, erlauben nur einzelne höhere Editionen. |
| Fachsoftware | Viele Branchenprogramme bringen Schnittstellen zu Exchange, Teams oder den Desktop-Programmen mit. | Anbindung vor allem über Webschnittstellen; ältere Windows-Programme sind seltener darauf ausgelegt. |
| Aufwand in der Verwaltung | Viele Stellschrauben, die Planung und Pflege erfordern, dafür sehr fein steuerbar. | Übersichtliche Verwaltung mit weniger Optionen, dadurch schneller eingerichtet. |
| Kostenlogik | Abonnement je Benutzer in mehreren Ausbaustufen; Geräteverwaltung und Sicherheitsfunktionen je nach Lizenz enthalten oder zusätzlich. | Abonnement je Benutzer in Editionen; Funktionen wie die Datenregion oder erweiterte Verwaltung hängen von der Edition ab. |
| Passt eher, wenn … | … Sie überwiegend am Windows-PC arbeiten, Fachsoftware angebunden werden muss und Geräte zentral verwaltet werden sollen. | … fast alles im Browser passiert, kaum ältere Anwendungen bestehen und gemeinsames Bearbeiten Vorrang hat. |
Stärken
Beide Plattformen sind für den Unternehmenseinsatz gemacht. Ihre Stärken liegen an unterschiedlichen Stellen.
Microsoft 365 fügt sich in Umgebungen ein, in denen Windows-PCs, Fachsoftware und vertraute Desktop-Programme den Alltag bestimmen. Die Plattform deckt neben Büroarbeit auch Geräteverwaltung, Sicherheitsrichtlinien und auf Wunsch Telefonie ab.
Google Workspace ist konsequent für die Arbeit im Browser gebaut. Gemeinsames Schreiben an einem Dokument ist dort der Normalfall, und die Verwaltung bleibt auch für kleine Teams überschaubar.
Orientierung
Beides möglich
Bei wenigen Arbeitsplätzen entscheidet vor allem die Arbeitsweise: Desktop-Programme oder Browser.
Microsoft 365
Laufen Branchenprogramme auf Windows-PCs, spricht die Anbindung eher für Microsoft 365.
Google Workspace
Arbeitet Ihr Team überwiegend im Browser und ohne Altanwendungen, ist Google Workspace eine schlanke Option.
Kostenlogik
Beide Anbieter rechnen im Abonnement je Benutzer ab. Wie viel Funktion in einer Lizenz steckt, unterscheidet sich je nach Ausbaustufe: Geräteverwaltung, erweiterte Sicherheitsfunktionen, Archivierung oder die Wahl des Datenspeicherorts sind nicht in jeder Variante enthalten. Ein direkter Vergleich nur über die Lizenzkosten greift deshalb zu kurz.
Hinzu kommen einmalige Aufwände: Datenübernahme, Einrichtung von Konten und Geräten, Anpassung von Vorlagen und die Schulung Ihres Teams. Laufend fallen Verwaltung, Pflege der Sicherheitseinstellungen und eine zusätzliche Datensicherung an, etwa ein vom Anbieter unabhängiges Backup für Microsoft 365.
Für Microsoft 365 stellen wir Ihnen nach einer kostenlosen Beratung ein individuelles Angebot zusammen, das Lizenzwahl, Umstieg und Betreuung berücksichtigt.
Typische Fehler
Wer Funktionen, Verwaltung und Einführungsaufwand ausblendet, zahlt den Unterschied später an anderer Stelle.
Erst nach dem Umstieg zeigt sich, dass ein Branchenprogramm eine bestimmte E-Mail- oder Dateianbindung erwartet.
Komplexe Tabellen, Formulare und Briefvorlagen verhalten sich in der anderen Plattform nicht immer gleich.
Ein Cloud-Konto ohne Multi-Faktor-Authentifizierung ist mit einem gestohlenen Passwort offen.
Beide Anbieter sichern ihre Rechenzentren gegen Ausfälle ab; gegen versehentlich gelöschte Daten oder Verschlüsselung durch Schadsoftware braucht es eine eigene Sicherung.
Zwei Plattformen nebeneinander ohne Plan führen zu doppelten Ablagen und unklaren Zuständigkeiten.
Wechsel
Postfächer, Dateiablagen, Kalender, Geräte und angebundene Fachsoftware werden erfasst.
Einige Mitarbeitende testen die neue Plattform mit echten Aufgaben, bevor alle umziehen.
Postfächer samt Kalendern und Kontakten sowie die Dateiablagen werden übertragen, Ablagestruktur und Berechtigungen neu geordnet.
Zum vereinbarten Termin wird die E-Mail-Zustellung umgestellt und die Geräte werden eingerichtet.
Ihr Team erhält eine Einweisung; die alte Plattform wird erst gekündigt, wenn alle Daten gesichert und übernommen sind.
Unsere Empfehlung: Prüfen Sie zuerst Fachsoftware und Arbeitsweise Ihres Teams; arbeiten Sie überwiegend mit Windows-PCs und Desktop-Programmen, spricht viel für Microsoft 365.
FAQ
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Ja, technisch ist das möglich, auf Dauer aber kaum sinnvoll. Zwei Plattformen bedeuten doppelte Konten, doppelte Verwaltung und die Frage, wo welche Datei liegt. Als Übergang während eines Wechsels ist ein zeitlich begrenzter Parallelbetrieb dagegen sinnvoll.
Ja, einfache Texte und Tabellen lassen sich in beide Richtungen öffnen und bearbeiten. Bei komplexen Vorlagen, Makros oder aufwendigen Formatierungen kann es Abweichungen geben. Testen Sie Ihre wichtigsten Dokumente deshalb vor einem Wechsel.
Keine der beiden Plattformen ist von sich aus datenschutzkonform oder unzulässig – es kommt auf Vertrag, Edition und Einrichtung an. Beide Anbieter schließen Verträge zur Auftragsverarbeitung und speichern Daten auf Wunsch bzw. nach Anmeldeland in Europa; wie weit das reicht, hängt bei Google Workspace von der Edition ab. Ebenso wichtig sind Ihre Einstellungen, etwa für externe Freigaben, Gastzugänge und Aufbewahrung. Die Bewertung für Ihr Unternehmen klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung; das ist keine Rechtsberatung.
Der Aufwand hängt vor allem von der Datenmenge, der Zahl der Benutzer und den angebundenen Anwendungen ab. E-Mails, Kalender und Dateien lassen sich übertragen; die eigentliche Arbeit liegt in Planung, Ablagestruktur und Einführung. Den Ablauf stimmen wir mit Ihnen so ab, dass der Betrieb weiterlaufen kann.
Ja, Microsoft 365 lässt sich im Browser und mit Apps auf Smartphones und Tablets nutzen, und auch Mobilgeräte lassen sich zentral verwalten. Den vollen Funktionsumfang der Programme für Texte und Tabellen haben Sie allerdings nur in den Desktop-Versionen; die Browser-Fassungen sind schlanker.
Wie arbeitet Ihr Team heute, und welche Programme gehören dazu? Mit diesen Angaben ordnen wir die beiden Plattformen für Sie ein; für Microsoft 365 folgt auf Wunsch ein individuelles Angebot.
