Doppelte Datenpflege
Kundendaten werden in zwei Programmen getrennt gepflegt. Nach einiger Zeit weiß niemand mehr, welche Anschrift stimmt.
KI & Automatisierung
API-Integration und Schnittstellen: Systeme und KI verbinden
Bei einer API-Integration tauschen Ihre Programme Daten direkt über ihre Programmierschnittstellen aus, statt dass jemand sie exportiert, umformatiert und wieder einliest. Wir planen und entwickeln solche Verbindungen nach individuellem Angebot und binden auf Wunsch auch KI-Assistenten an Ihre Fachsoftware an – mit klar begrenzten Rechten.
Überblick
Was ist API-Integration?
Eine API ist die Programmierschnittstelle einer Software: ein festgelegter Weg, über den andere Programme Daten abfragen oder Aktionen auslösen. Bei einer API-Integration verbinden wir zwei oder mehr Programme über solche Schnittstellen. Ein neuer Kontakt im einen System erscheint dann auch im anderen, ein Termin wird in beide Richtungen abgeglichen, eine Anfrage aus dem Webformular landet strukturiert in der Fachanwendung.
Viele Programme und Cloud-Dienste bieten dafür dokumentierte Schnittstellen an, über die Daten in einem einheitlichen Format fließen. Der Zugriff läuft über Zugangsschlüssel, sogenannte Tokens, deren Rechte sich eingrenzen lassen. Wie weit eine Integration gehen kann, hängt davon ab, was die Schnittstelle des jeweiligen Herstellers anbietet und was die Bedingungen Ihrer Softwarelizenz erlauben.
Eine besondere Form ist die Anbindung von KI-Assistenten. Über das Model Context Protocol lassen sich die Funktionen einer Schnittstelle als Werkzeuge bereitstellen, die ein Assistent oder ein KI-Agent gezielt aufruft. So kann ein Assistent etwa Kundendaten nachschlagen, ohne dass jemand sie in einen Chat kopiert.
Neben der Verbindung bestehender Programme gehört auch die Anpassung von Software dazu, soweit der Hersteller Erweiterungen vorsieht. Die Schnittstellen sind Teil unseres Bereichs KI und Automatisierung für KMU; geht es eher um Abläufe mit Formularen und Freigaben, ist die Prozessautomatisierung der passende Einstieg. Eine erste Einschätzung Ihres Vorhabens bekommen Sie in einer kostenlosen Erstberatung.
Unser Vorgehen
So entsteht Ihre Schnittstelle
Am Anfang steht die Frage, welche Daten in welche Richtung fließen sollen und wann. Wir legen fest, welches System für welche Angabe maßgeblich ist, was bei widersprüchlichen Änderungen gilt und welche Datensätze gar nicht übertragen werden. Parallel prüfen wir die Dokumentation der beteiligten Schnittstellen und klären mit Ihren Softwareanbietern, ob Testzugänge bereitstehen und die Nutzung lizenzrechtlich gedeckt ist.
Entwickelt und getestet wird zunächst gegen eine Testumgebung oder mit einem eingeschränkten Konto. Eine Integration erhält bei uns ein Protokoll, eine Fehlerbehandlung und eine Benachrichtigung, wenn etwas nicht funktioniert. Kann eine Verbindung kurz nicht aufgebaut werden, puffert die Integration Daten, statt sie zu verlieren, sofern die beteiligten Systeme das zulassen.
Zugangsschlüssel erhalten nur so viele Rechte, wie die jeweilige Integration verlangt, und liegen nicht im Klartext in Skripten. Zum Abschluss dokumentieren wir Datenfluss, Konten und Fehlerwege in Ihrer IT-Dokumentation.
Kurz gesagt
Klarer Datenfluss, begrenzte Rechte und ein nachvollziehbares Protokoll.
Typische Probleme
Typische Probleme mit gewachsenen Schnittstellen
Export und Import von Hand
Jeden Freitag exportiert jemand eine Datei, bearbeitet sie in einer Tabelle und liest sie woanders wieder ein. Fehlt die Person, fehlt der Abgleich.
Zugangsdaten im Klartext
Ein altes Skript enthält Benutzername und Kennwort eines Administratorkontos – lesbar für alle, die Zugriff auf den Ordner haben.
Unbekannte Verbindungen
Es gibt Schnittstellen, von denen niemand mehr weiß, wer sie eingerichtet hat und welche Daten sie übertragen.
Stille Abbrüche
Nach einem Update der Fachsoftware läuft der Abgleich nicht mehr, meldet aber keinen Fehler. Die Lücke fällt erst Wochen später auf.
Zu weite Rechte
Für eine reine Leseabfrage wird ein Konto mit Vollzugriff genutzt. Ein Fehler in der Integration kann so Daten verändern oder löschen.
KI ohne Leitplanken
Ein Assistent darf Datensätze ändern, ohne dass ein Mensch den Vorschlag bestätigt.
Einsatzszenarien
Wo Schnittstellen im Alltag Arbeit sparen
E-Mail und Kalender
Microsoft 365 und Fachsoftware
Termine, Kontakte oder E-Mails sollen nicht doppelt gepflegt werden. Eine Integration gleicht sie zwischen Microsoft 365 und der Fachanwendung ab.
- Kalender in beide Richtungen abgleichen
- E-Mails einem Vorgang zuordnen
- Kontaktdaten aus einer Quelle
Webformular
Website und interne Systeme
Angenommen, ein Handwerksbetrieb lässt Wartungstermine online anfragen. Anschrift und Gerätetyp landen als Auftrag direkt in der Software der Disposition, und der dort bestätigte Termin geht an die Kundin oder den Kunden zurück.
- Formulardaten ohne Abtippen übernehmen
- Pflichtangaben vorab prüfen
- Bestätigung aus der Fachanwendung zurückmelden
KI
KI-Assistent mit Fachdaten
Ihr Team möchte einem Assistenten Fragen zu Vorgängen stellen, etwa zum Stand eines Auftrags. Der Assistent liest über eine Schnittstelle nur, was er dafür braucht.
- Lesender Zugriff als erster Schritt
- Rechte je Rolle begrenzt
- Änderungen nur nach Bestätigung
Eigene Entwicklung
Belege aus unserer eigenen Integrationsarbeit
Für unseren eigenen Betrieb entwickeln wir Schnittstellen zu unserem Ticketsystem und veröffentlichen sie auf GitHub. Ein Server, der das Model Context Protocol umsetzt, stellt die Schnittstelle des Ticketsystems als Werkzeugsammlung für KI-Assistenten bereit. Er ist ein öffentliches Projekt, für das es bisher keine Lizenz gibt; was er kann, beschreibt die Karte zum Server für KI-Assistenten.
Ein Add-in für das Microsoft-365-Postfach legt Nachrichten mitsamt Anlagen bei bestehenden Tickets ab oder erzeugt aus einer Nachricht einen neuen Vorgang. Laut Projektbeschreibung steht es vor dem ersten Produktivbetrieb (Stand: Oktober 2026). Einzelheiten stehen bei der Erweiterung für das Microsoft-365-Postfach. Ein weiteres Werkzeug gleicht Termine zwischen Ticketsystem und Microsoft-365-Kalendern in beide Richtungen ab und befindet sich laut Projektbeschreibung in Entwicklung; mehr dazu beim Kalenderabgleich mit Microsoft 365.
Dazu kommen Programmbibliotheken für die Schnittstelle des Ticketsystems in Python und C#, die Anmeldung, Zugangsschlüssel und Fehlerbehandlung kapseln: die Bibliothek für Python und die Bibliothek für .NET. Bis auf den Server für KI-Assistenten stehen diese Projekte unter der MIT-Lizenz und sind damit Open Source; beim Add-in nennt die Projektbeschreibung einzelne Bestandteile, die davon ausgenommen sind. Alle Projekte finden Sie in der Übersicht unserer Open-Source-Projekte.
Ablauf
Von der ersten Idee zur fertigen Integration
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01
Erstgespräch
Sie nennen die Programme, die Daten austauschen sollen, und den Ärger, den der fehlende Abgleich heute verursacht.
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02
Technische Klärung
Wir sichten die Dokumentation der Schnittstellen, fragen bei Ihren Softwareanbietern nach Testzugängen und prüfen die Lizenzbedingungen.
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03
Konzept und individuelles Angebot
Datenfluss, Rechte, Fehlerwege und Aufwand fassen wir in einem Konzept und einem individuellen Angebot zusammen.
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04
Entwicklung und Test
Wir entwickeln die Integration zuerst gegen eine Testumgebung und prüfen sie anschließend mit Ihnen an echten Fällen.
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05
Inbetriebnahme und Pflege
Die ersten Läufe im Echtbetrieb verfolgen wir eng, übergeben die Dokumentation und vereinbaren mit Ihnen, wie Änderungen behandelt werden.
Welche Programme sollen bei Ihnen miteinander sprechen?
Nennen Sie uns die beteiligten Systeme und den Datenaustausch, der heute von Hand läuft. Wir prüfen, welche Schnittstellen dafür zur Verfügung stehen.
FAQ
Häufige Fragen zur API-Integration
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Was brauchen Sie von unserem Softwareanbieter für eine API-Integration?
Vor allem die Dokumentation der Schnittstelle, einen Testzugang und ein Konto mit passenden Rechten. Außerdem sollte geklärt sein, ob die Nutzung der Schnittstelle in Ihrer Lizenz enthalten ist oder gesondert freigeschaltet werden muss. Die Abstimmung mit dem Anbieter übernehmen wir auf Wunsch gemeinsam mit Ihnen.
Was tun, wenn eine Software keine Programmierschnittstelle hat?
Dann suchen wir nach anderen geregelten Wegen, etwa einem Datenexport in einem festen Format, den eine Integration regelmäßig abholt. Direkte Zugriffe auf die Datenbank einer Fachanwendung nehmen wir nur nach Abstimmung mit dem Hersteller vor, weil sie Gewährleistung und Updates berühren können. Manchmal ist es sinnvoller, beim Anbieter eine Schnittstelle anzufragen.
Was passiert mit einer Integration, wenn der Hersteller seine Schnittstelle ändert?
Die Integration kann dann Fehler melden oder einzelne Felder nicht mehr übertragen. Durch Protokolle und Fehlermeldungen fällt das auf, und wir passen die Verbindung nach Vereinbarung an. Kündigt ein Hersteller größere Änderungen vorab an, berücksichtigen wir das im Rahmen der vereinbarten Pflege.
Wem gehört der Programmcode einer individuell entwickelten Schnittstelle?
Das regeln wir vor Beginn im Angebot, etwa welche Nutzungsrechte Sie erhalten und ob Sie den Quellcode bekommen. Für Sie ist vor allem wichtig, dass die Integration dokumentiert ist und auch von anderen gewartet werden kann. Bibliotheken, die wir ohnehin öffentlich entwickeln, setzen wir mit ihrer jeweiligen Lizenz ein.
Können KI-Assistenten auf unsere Fachsoftware zugreifen, ohne alles zu sehen?
Ja, wenn die Anbindung die Rechte begrenzt. Der Assistent erhält einen Zugangsschlüssel, der nur bestimmte Funktionen erlaubt, zum Beispiel das Lesen von Vorgängen, aber kein Löschen. Schreibende Aktionen sehen wir erst vor, wenn ein Mensch sie bestätigt, und wir prüfen vorab, welche Daten an den KI-Dienst übermittelt werden.
Wo läuft eine individuell entwickelte Integration im Betrieb?
Das richtet sich nach den beteiligten Programmen: Manche Integrationen laufen als kleiner Dienst auf einem vorhandenen Server, andere in einer Cloud-Umgebung oder als Erweiterung direkt in der Software. Wichtig ist, dass dieser Dienst wie jedes andere System Updates, eine Überwachung und einen Platz in der Datensicherung bekommt. Betreuen wir Ihre Umgebung, beziehen wir ihn dort ein; die Zuständigkeit legen wir sonst vorab mit Ihnen fest.
Weiterführende Seiten
Ihre Schnittstelle planen lassen
Listen Sie die Programme auf, die verbunden werden sollen, und was zwischen ihnen fließen soll. Gern auch, ob ein KI-Assistent darauf zugreifen soll.