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BYOD vs. Firmengerät läuft auf die Frage hinaus, wie viel Kontrolle Sie über das Gerät mit Firmendaten brauchen: Ein Firmengerät verwalten Sie umfassend, zahlen dafür aber Anschaffung und Pflege. Für Mails, Kalender und Chat kann ein privates Smartphone genügen, wenn nur die Firmen-Apps geschützt werden und klare Regeln gelten. Bei Notebooks mit Kunden- oder Personaldaten spricht vieles für das Firmengerät.
Überblick
Bring Your Own Device, kurz BYOD, bedeutet: Mitarbeitende nutzen ihr eigenes Smartphone, Tablet oder Notebook auch für die Arbeit. Beim Gegenmodell stellt das Unternehmen das Gerät und legt fest, ob es privat mitbenutzt werden darf. Zwischen beiden Polen liegt das Firmengerät mit erlaubter Privatnutzung, das eigene Regeln braucht.
Hinter der Wahl steht eine Verantwortungsfrage. Nach Art. 24 DSGVO muss der Verantwortliche geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen und nachweisen können, dass die Verarbeitung den Vorgaben entspricht. Für Kunden- und Personaldaten ist das Ihr Unternehmen – unabhängig davon, wem das Gerät gehört, auf dem die Daten liegen. Diese Einordnung ist keine Rechtsberatung.
Das BSI beschreibt im IT-Grundschutz (Baustein SYS.3.2.1 zu Smartphones und Tablets) die Risiken beider Modelle. Bei privaten Geräten nennt es unter anderem Lizenzfragen und die Gefahr, beim Löschen von Firmendaten auch private Inhalte zu treffen. Hinzu kommen Reparaturen, bei denen Fremde Firmendaten einsehen könnten, und ungeklärte Daten beim Austritt. Bei Firmengeräten mit Privatnutzung warnt es vor selbst installierten Apps, die etwa Adressbücher auslesen und weitergeben.
Technisch lässt sich beides abbilden. Über Mobile Device Management (MDM) mit Microsoft Intune werden Firmengeräte umfassend verwaltet, auf privaten Geräten schützt ein App-Schutz nur die Firmendaten. Welches Modell zu Ihren Arbeitsplätzen passt und wie es sich in Microsoft 365 für Unternehmen einfügt, erörtern wir gern in einer kostenlosen Beratung.
Entscheidungshilfe
Die Gegenüberstellung bezieht sich auf Smartphones, Tablets und Notebooks, mit denen Mitarbeitende auf Firmendaten zugreifen.
| Kriterium | BYOD (Privatgerät) | Firmengerät |
|---|---|---|
| Eigentum und Kontrolle | Das Gerät gehört der Person; das Unternehmen regelt nur den dienstlichen Teil. | Das Gerät gehört dem Unternehmen, das Einstellungen, Apps und Updates festlegt. |
| Art der Verwaltung | App-Schutz oder ein abgetrennter Arbeitsbereich statt umfassender Verwaltung. | Umfassende Verwaltung per MDM mit Sperrcode, Verschlüsselung, Apps und Update-Vorgaben. |
| Trennung von Privatem und Dienstlichem | Firmendaten bleiben in geschützten Apps oder im Arbeitsbereich; private Inhalte werden nicht verwaltet. | Hängt von der Regel zur Privatnutzung ab; ist sie erlaubt, braucht es eine klare Trennung. |
| Verlust oder Diebstahl | Firmendaten lassen sich gezielt entfernen; das Gerät selbst bleibt unter Kontrolle der Person. | Ein per MDM eingebundenes Gerät kann die IT aus der Ferne sperren oder auf Werkseinstellungen zurücksetzen. |
| Austritt | Firmendaten werden aus Apps bzw. Arbeitsbereich gelöscht, das Gerät bleibt bei der Person. | Das Gerät kommt zurück, wird zurückgesetzt und kann neu ausgegeben werden. |
| Updates und Gerätezustand | Abhängig von der Pflege durch die Person; für den Zugriff lassen sich Mindestversionen verlangen. | Updates werden zentral gesteuert, sodass die Geräte auf einem einheitlichen Stand bleiben können. |
| Datenschutz und Mitbestimmung | Einblick ins Gerät begrenzen und offenlegen; eine schriftliche Nutzungsvereinbarung schafft die Grundlage. | Klare Zuständigkeit; Regeln zur Privatnutzung und zu Auswertungen festlegen, Betriebsrat einbeziehen, wo vorhanden. |
| Gerätevielfalt und Unterstützung | Viele Modelle und Versionen; die Hilfe der IT endet beim dienstlichen Teil. | Ein einheitlicher Gerätestandard erleichtert Einrichtung, Ersatz und Unterstützung. |
| Akzeptanz im Team | Ein Gerät für alles, mit gewohnter Bedienung. | Ein zweites Gerät, dafür eine klare Grenze zwischen Arbeit und Freizeit. |
| Kostenlogik | Keine Geräteanschaffung; Aufwand für Regeln, Lizenzen und gegebenenfalls eine Kostenbeteiligung. | Anschaffung oder Leasing, Verwaltung und Austausch am Ende der Nutzungsdauer. |
| Passt eher, wenn … | … vor allem Mails, Kalender und Chat auf dem Smartphone laufen und die Teilnahme freiwillig ist. | … auf dem Gerät Kunden-, Personal- oder Gesundheitsdaten liegen oder Sie Einstellungen und Updates selbst bestimmen müssen. |
Stärken
Keines der Modelle ist grundsätzlich überlegen. Es kommt darauf an, welche Daten auf dem Gerät landen und wie viel Einfluss Sie darauf brauchen.
Mitarbeitende arbeiten mit dem Gerät, das sie kennen und ohnehin bei sich tragen. Das Unternehmen spart die Anschaffung und muss für gelegentliche Nutzung, etwa einen Blick in den Kalender am Wochenende, kein zweites Gerät ausgeben.
Beim Firmengerät bestimmen Sie Sicherheitseinstellungen, Apps und Update-Stand. Geht ein Gerät verloren oder verlässt jemand das Unternehmen, sind die Abläufe einfach, weil das Gerät Ihnen gehört.
Orientierung
Drei denkbare Fälle zeigen, wie Größe, Arbeitsweise und Art der Daten die Entscheidung beeinflussen.
BYOD fürs Smartphone
Am Schreibtisch arbeiten alle an Firmen-Notebooks. Mails und Chat auf dem Smartphone sind für viele bequem, aber kein Muss.
Firmengerät
Das Team dokumentiert unterwegs und verarbeitet dabei Gesundheitsdaten, die nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt sind.
Regelwerk zuerst
Einige Abteilungen möchten private Smartphones nutzen, andere brauchen Firmengeräte.
Kostenlogik
Beim Firmengerät steht die Anschaffung im Vordergrund, als Kauf oder über IT-Leasing. Dazu kommen Einrichtung, Lizenzen für die Geräteverwaltung, Unterstützung im Alltag und der Austausch am Ende der Nutzungsdauer. Ein einheitlicher Gerätestandard hält den Aufwand für Ersatz und Hilfe überschaubar.
BYOD spart die Geräte, ist aber nicht ohne Aufwand. Für den App-Schutz ist je Person eine passende Lizenz nötig, und die Regeln müssen eingerichtet und gepflegt werden. Manche Unternehmen beteiligen sich an den Kosten der privaten Geräte; wie das steuerlich zu behandeln ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Welches Modell sich für Ihr Unternehmen rechnet, hängt von Zahl und Art der Geräte ab. Für Einrichtung und Pflege bekommen Sie nach der kostenlosen Beratung ein individuelles Angebot von uns.
Typische Fehler
Mitarbeitende richten Firmenmails selbst ein. Dann ist unklar, auf welchen Geräten Daten liegen, und beim Austritt fehlt die Grundlage, sie zu entfernen.
Wird ein privates Smartphone komplett eingebunden und später zurückgesetzt, verschwinden auch Fotos und Nachrichten der Person.
Anhänge landen in privaten Cloud-Speichern oder Messengern, wo das Unternehmen keinen Zugriff mehr hat.
Selbst installierte Apps können auf Kontakte und Dokumente zugreifen und Daten an unbekannte Server übertragen.
Werden Geräteverwaltung oder Auswertungen ohne Beteiligung des Betriebsrats eingeführt, kann das die Einführung verzögern. Sein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG betrifft technische Einrichtungen, mit denen Verhalten oder Leistung der Beschäftigten überwacht werden sollen.
Geht ein Gerät mit Firmendaten in eine fremde Werkstatt, können Dritte Einblick erhalten.
Ohne passende Lizenz für den App-Schutz bleibt es bei einer Regel auf dem Papier.
Umstellung
Wir erfassen gemeinsam, wer welche Geräte für welche Aufgaben nutzt und wo heute Firmendaten liegen.
Sie entscheiden je Personengruppe zwischen Firmengerät, privatem Gerät mit App-Schutz oder einer Kombination; wir zeigen die Folgen jeder Variante.
Nutzungsvereinbarung, Angaben für den Datenschutz und gegebenenfalls eine Abstimmung mit dem Betriebsrat entstehen vor der Technik.
Gerätegruppen, App-Schutz und Zugriffsregeln werden eingerichtet und mit einer Pilotgruppe getestet.
Firmenkonten in ungeschützten Apps werden entfernt, und der Zugriff ist nur noch über die vereinbarten Wege möglich.
Unsere Empfehlung: Firmengeräte für Notebooks und überall dort, wo sensible Daten auf dem Gerät liegen; BYOD mit App-Schutz als freiwillige Option für Mails, Kalender und Chat auf dem Smartphone.
FAQ
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Ja, aus Sicht der IT empfehlen wir BYOD nur als freiwilliges Angebot, weil die Regeln für das private Gerät dann auf einer bewussten Zustimmung beruhen. Wer nicht mitmachen möchte, erhält ein Firmengerät oder arbeitet ohne mobilen Zugriff. Ob und unter welchen Bedingungen eine Pflicht arbeitsrechtlich zulässig wäre, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung; diese Antwort ist keine Rechtsberatung.
Nein, im Regelfall nicht: § 3 Nr. 45 EStG stellt die Vorteile von Arbeitnehmern aus der privaten Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte samt Zubehör steuerfrei. Voraussetzung ist, dass es sich um betriebliche Geräte handelt, die der Arbeitgeber zur Nutzung überlässt, etwa Smartphones, Tablets oder Notebooks. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung; diese Antwort ist keine Steuerberatung.
Ja, das lässt sich einrichten, allerdings mit Einschränkungen. Eine Möglichkeit ist der Zugriff nur über geschützte Apps oder den Browser mit Zugriffsregeln. Eine andere ist der Zugang zu einem zentralen Arbeitsplatz, etwa einem Terminalserver: Die Daten bleiben dort, wenn das Übertragen von Dateien und Zwischenablage auf das Notebook eingeschränkt ist. Welche Variante zu Ihren Programmen passt, hängt von der Lösung ab und ist Teil unserer Planung.
Sie sollten vorher entfernt werden, damit sie in der Werkstatt nicht eingesehen werden können. Je nach Einbindung werden gezielt die dienstlichen Daten in den geschützten Apps gelöscht oder der komplette dienstliche Bereich vom Gerät entfernt. Nach der Reparatur wird der dienstliche Teil neu eingerichtet; Daten, die in Cloud-Diensten liegen, stehen dann wieder zur Verfügung.
Die Vereinbarung legt fest, welche Geräte und Mindestversionen zugelassen sind, welche Apps dienstlich genutzt werden und was das Unternehmen auf dem Gerät sehen kann. Sie regelt außerdem das Vorgehen bei Verlust, Reparatur und Austritt, eine mögliche Kostenbeteiligung und die Grenzen der Unterstützung durch die IT. Welche technischen Einstellungen darin beschrieben werden sollten, besprechen wir gern mit Ihnen; die rechtliche Prüfung übernimmt Ihre Rechtsberatung.
Geben Sie an, wie viele Smartphones, Tablets und Notebooks im Einsatz sind und ob schon private Geräte auf Firmendaten zugreifen. Wir zeigen Ihnen, welches Modell für welche Gruppe sinnvoll ist, und fassen das Ergebnis in einem individuellen Angebot zusammen.
