Laufwerk P: in neuer Verpackung
Die alte Ordnerhierarchie wandert unverändert in eine einzige Bibliothek. Lange Pfade, Rechte auf Unterordnerebene und Altlasten ziehen gleich mit um.
Cloud & Microsoft 365
Teams und SharePoint einführen: Zusammenarbeit mit OneDrive
Wer Teams und SharePoint einführen will, sollte zuerst die Ablage planen und erst danach Dateien verschieben. Wir entwerfen mit Ihnen Bereiche, Rechte und Regeln, übernehmen die Daten vom Fileserver und begleiten Ihre Mitarbeitenden durch die Umstellung.
Überblick
Teams und SharePoint einführen – worum es geht
In Microsoft 365 teilen sich drei Dienste die Arbeit mit Dateien. Microsoft Teams ist der Ort für Chat, Besprechungen und die Arbeit in Kanälen. SharePoint speichert die gemeinsamen Dateien – auch die, die Ihr Team in Teams sieht. OneDrive ist der persönliche Speicher für Entwürfe und Unterlagen, die zunächst nur eine Person betreffen.
Technisch hängen die drei eng zusammen: Wer ein Team anlegt, bekommt automatisch eine SharePoint-Website dazu, und die Dateien aller Standardkanäle liegen dort in einer gemeinsamen Bibliothek. Private und geteilte Kanäle erhalten jeweils eine eigene Website. Wer das beim Planen berücksichtigt, beugt doppelten Ablagen und schwer nachvollziehbaren Rechten vor.
Eine Einführung ist deshalb vor allem eine Ordnungsfrage. Welche Abteilungen und Projekte bekommen ein eigenes Team? Welche Inhalte brauchen nur eine Bibliothek ohne Chat? Wer darf Gäste einladen, und wer räumt auf, wenn ein Projekt endet? Diese Entscheidungen treffen Sie mit uns, bevor der erste Ordner umzieht.
Saubere Rechte zahlen sich auch später aus. Ein KI-Assistent wie Microsoft 365 Copilot zeigt nur Inhalte, die die fragende Person ohnehin öffnen darf. Zu weit gefasste Freigaben werden dann über seine Antworten sichtbar.
Ob Teams in Ihrer Lizenz enthalten ist, hängt vom gewählten Lizenzmodell ab; das prüfen wir zu Beginn. Welche Entscheidungen intern anstehen, fasst der Ratgeber Microsoft 365 Umstellung: Die Checkliste vor dem Umzug zusammen. Neben E-Mail, Verwaltung und Geräten ist die Zusammenarbeit ein Teil von Microsoft 365 für Unternehmen, wie wir es einrichten und betreuen. Ihre heutige Ablage schätzen wir gern in einem kostenlosen Beratungsgespräch ein.
Unser Vorgehen
So führen wir Teams und SharePoint bei Ihnen ein
Am Anfang sehen wir uns Ihre bestehende Ablage an: Fileserver, Netzlaufwerke und ältere Cloud-Speicher. Uns interessiert, welche Ordner aktiv genutzt werden, welche Rechte gesetzt sind und wo Altbestände liegen, die niemand mehr öffnet. Dabei fallen auch technische Stolpersteine auf, etwa sehr tiefe Ordnerpfade oder Zeichen wie Doppelpunkt und Fragezeichen in Dateinamen, die SharePoint nicht annimmt.
Daraus entsteht ein Strukturentwurf: Teams für die Bereiche, in denen gemeinsam gearbeitet und kommuniziert wird, SharePoint-Websites ohne Team für Inhalte wie Vorlagen oder Richtlinien, die viele lesen und wenige pflegen. Pro Team bekommen mindestens zwei Personen die Besitzerrolle, damit Urlaub oder ein Austritt die Pflege nicht blockiert. Namensregeln und Freigaben nach außen halten wir schriftlich fest.
Die Daten ziehen in Wellen um, beginnend mit einer kleinen Pilotgruppe. Der alte Speicherort bleibt danach eine Weile schreibgeschützt erreichbar, damit dort keine zweiten Dateistände mehr entstehen. Begleitend schulen wir Ihre Mitarbeitenden an ihren eigenen Dateien und stehen in den ersten Wochen für Fragen bereit.
Kurz gesagt
Erst die Struktur, dann der Umzug: Vorher steht fest, wohin die Ordner gehören.
Typische Probleme
Stolpersteine bei Ablage, Rechten und Freigaben
Die Technik ist schnell eingerichtet. Schwierig wird es, wenn Struktur und Regeln fehlen – dann wächst die neue Ablage genauso unübersichtlich wie die alte.
Wildwuchs an Teams
Für dasselbe Thema entstehen „Vertrieb“, „Vertrieb neu“ und „Vertrieb 2026“. Niemand weiß, welches Team gilt, und Dateien liegen verstreut.
Teams ohne Verantwortliche
Die einzige Person mit Besitzerrolle hat das Unternehmen verlassen. Mitglieder hinzufügen oder Einstellungen ändern kann dann nur noch die Administration.
Freigaben ohne Ablaufdatum
Links für externe Partner bleiben nach Projektende gültig, Gastzugänge werden nicht überprüft.
Zwei Ablagen gleichzeitig
Der Fileserver bleibt beschreibbar, und ein Teil des Teams arbeitet weiter dort. Nach wenigen Wochen gibt es zwei Stände derselben Datei.
Alles auf allen Notebooks
Ganze Bibliotheken werden auf alle Geräte synchronisiert. Das kostet Speicherplatz und Bandbreite; Microsoft empfiehlt für eine gute Leistung, über alle Bibliotheken hinweg nicht mehr als 300.000 Elemente zu synchronisieren (Stand: Oktober 2026).
Wichtiges im Chat
Verträge und Pläne werden in Einzelchats verschickt statt im Kanal abgelegt und sind für Kolleginnen und Kollegen später kaum auffindbar.
Einsatzszenarien
Drei Ausgangslagen, drei Wege
Nicht alle Einführungen beginnen bei null. Angenommen, eine Hausverwaltung mit 14 Mitarbeitenden möchte ihren Fileserver ablösen und gleichzeitig Unterlagen mit Hausmeisterdiensten und Eigentümerbeiräten teilen: Dann treffen die ersten beiden Szenarien zusammen.
Ablösung
Der Fileserver läuft aus
Die Hardware ist alt, die Rechte sind gewachsen, und im Homeoffice geht ohne Einwahl nichts.
- Aufräumen vor dem Umzug
- Neue Struktur nach Abteilungen und Projekten
- Umzug in Wellen mit schreibgeschützter Übergangszeit
Gäste
Arbeit mit Externen
Planungspartner, Dienstleister oder Beiräte sollen ausgewählte Unterlagen sehen und bearbeiten.
- Gastzugang oder geteilter Kanal je nach Zweck
- Freigaben mit Ablaufdatum
- Klare Trennung von internen Bereichen
Aufräumen
Teams ist schon da
Teams wird seit Jahren genutzt, aber ohne Regeln. Es gibt verwaiste Teams, doppelte Ablagen und unklare Freigaben.
- Bestandsaufnahme aller Teams und Websites
- Archivieren, Zusammenführen, Besitzerrollen neu vergeben
- Regeln für neue Teams
Ablauf
So kommen Sie zur neuen Ablage
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01
Kennenlernen
Zum Auftakt sprechen wir darüber, wo heute Dateien liegen, wie Ihr Team zusammenarbeitet und was an der jetzigen Ablage stört.
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02
Blick in die Ablage
Wir prüfen Ordner, Datenmengen, Rechte und Ihren Microsoft-365-Mandanten und notieren Besonderheiten wie Dateien, die Fachanwendungen über feste Laufwerkspfade öffnen.
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03
Struktur und Angebot
Auf dieser Grundlage skizzieren wir Teams, Websites und Regeln und kalkulieren Umzug, Schulung und Begleitung in einem individuellen Angebot.
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04
Pilot und Umzug
Eine kleine Gruppe startet zuerst. Nach ihren Rückmeldungen ziehen die übrigen Bereiche in abgestimmten Schritten um.
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05
Schulung und Feinschliff
Ihr Team wird eingewiesen. Wo Rechte oder Struktur im Alltag nicht passen, bessern wir in der Anfangszeit nach.
Wo liegen bei Ihnen heute die gemeinsamen Dateien?
Ob Fileserver, gewachsene Teams oder mehrere Cloud-Speicher: Gemeinsam skizzieren wir eine Ablage in Microsoft 365, die zu Ihren Abteilungen und Projekten passt.
FAQ
Häufige Fragen zur Einführung von Teams und SharePoint
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Können wir Teams und SharePoint einführen, ohne den Fileserver gleich abzuschalten?
Ja, und das empfehlen wir sogar. Nach dem Umzug eines Bereichs stellen wir dessen alte Ordner auf „nur lesen“: Gespeichert wird dann in der neuen Ablage, nachschlagen lässt sich weiterhin im alten Bestand. Erst wenn sich die neue Ablage im Alltag eingespielt hat und die Datensicherung angepasst ist, wird der alte Speicher stillgelegt.
Welche Dateien sollten nicht nach SharePoint umziehen?
Nicht geeignet sind Daten, die ein Programm direkt über einen Netzwerkpfad öffnet, etwa die Datenbank einer Fachanwendung. Solche Daten bleiben auf einem Server, der dafür ausgelegt ist. Auch lokale Postfachdateien gehören nicht in die Dateiablage, und einzelne Dateien dürfen höchstens 250 GB groß sein (Stand: Oktober 2026). Was wohin gehört, klären wir in der Bestandsaufnahme Ordner für Ordner mit Ihnen.
Wie arbeiten externe Partner in unseren Teams mit?
Es gibt zwei Wege: Externe werden als Gast in ein ganzes Team eingeladen, oder sie werden nur Mitglied eines geteilten Kanals. Der geteilte Kanal hat eine eigene SharePoint-Website, sodass die übrigen Inhalte des Teams verborgen bleiben; er setzt voraus, dass die Einstellungen beider Organisationen das zulassen. Für Gastzugänge zur Dateiablage lässt sich ein automatischer Ablauf einstellen, damit sie nach dem Projekt nicht bestehen bleiben.
Wer darf bei uns neue Teams anlegen?
In der Grundeinstellung darf jede Person mit einem Konto neue Teams erstellen. In kleinen Unternehmen können klare Namensregeln und ein regelmäßiger Blick auf neu angelegte Teams genügen. Alternativ lässt sich das Anlegen auf eine festgelegte Gruppe beschränken, etwa auf die Abteilungsleitungen; laut Microsoft ist dafür keine Zusatzlizenz für Microsoft Entra ID nötig (Stand: Oktober 2026). Die Einschränkung gilt dann für alle Microsoft-365-Gruppen, also auch für Gruppen, die jemand aus anderen Diensten heraus anlegen würde.
Wie läuft die Teams-Schulung für unsere Mitarbeitenden ab?
Wir schulen mit Ihren eigenen Teams und Dateien statt mit Musterdaten; Gruppengröße und Form stimmen wir mit Ihnen ab. Inhalte sind die Arbeit in Kanälen, das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, die Ablage und das Teilen nach außen. Wer eine Besitzerrolle übernimmt, lernt zusätzlich, Mitglieder und Einstellungen eines Teams zu pflegen.
Was passiert mit einem Team, wenn das Projekt abgeschlossen ist?
Wir empfehlen, abgeschlossene Teams zu archivieren statt sie zu löschen. Ein archiviertes Team bleibt lesbar und durchsuchbar, neue Beiträge sind aber nicht mehr möglich; die zugehörige SharePoint-Website kann zusätzlich schreibgeschützt werden. Ein gelöschtes Team lässt sich dagegen nur in den ersten 30 Tagen nach dem Löschen über die zugehörige Gruppe zurückholen (Stand: Oktober 2026).
Können wir nach der Umstellung weiter im Datei-Explorer arbeiten?
Ja, Bibliotheken aus SharePoint und Teams lassen sich über OneDrive mit dem Datei-Explorer verbinden und erscheinen dort wie gewohnte Ordner. Wir richten das gezielt für die Bibliotheken ein, die jemand regelmäßig braucht, statt alles auf alle Geräte zu holen. Dateien, die nur gelegentlich geöffnet werden, laden erst beim Zugriff herunter.
Weiterführende Seiten
Planen wir Ihre neue Ablage gemeinsam
Wie groß ist Ihr Team, wo liegen die Dateien heute, und sollen Externe mitarbeiten? Ein paar Stichworte dazu genügen, damit wir uns gezielt auf das Gespräch vorbereiten können.