Microsoft 365 einfach erklärt
Hinter dem Namen steckt kein einzelnes Programm, sondern ein Baukasten. Ein Teil davon sind die bekannten Anwendungen für Texte, Tabellen, Präsentationen und E-Mail, die sich auf PCs, im Browser und auf Mobilgeräten nutzen lassen. Der andere Teil sind Dienste, die Microsoft in seinen Rechenzentren betreibt. Abgerechnet wird pro Benutzer, monatlich oder jährlich.
Die wichtigsten Cloud-Dienste im Überblick:
- Exchange Online: E-Mail-Postfächer mit Kalender und Adressbuch, dazu gemeinsam genutzte Postfächer für Abteilungen.
- SharePoint: gemeinsame Dateiablage und Intranet mit Berechtigungen und Versionsverlauf.
- OneDrive: persönlicher Speicher für die Dateien jedes einzelnen Benutzers.
- Microsoft Teams: Chat, Besprechungen und Zusammenarbeit in Teams und Kanälen; je nach Lizenz enthalten oder als eigene Lizenz erhältlich.
- Microsoft Intune: zentrale Verwaltung von Notebooks und Mobilgeräten, in bestimmten Lizenzen enthalten.
Alle Dienste nutzen dieselben Benutzerkonten. Diese liegen in Microsoft Entra ID, dem Verzeichnisdienst hinter Microsoft 365. Dort wird auch festgelegt, wie sich jemand anmeldet, etwa mit Multi-Faktor-Authentifizierung.
Organisatorisch hängt alles an einem sogenannten Mandanten. Das ist der abgegrenzte Bereich Ihres Unternehmens in der Microsoft-Cloud, verbunden mit Ihrer Domain. Dort legen Administratoren Benutzer an, weisen Lizenzen zu und bestimmen die Regeln für Anmeldung, Freigaben und Geräte. Ein Unternehmen hat in der Regel genau einen Mandanten, auch wenn es mehrere Domains nutzt.
Lizenzen: nach Bedarf statt nach Gewohnheit
Microsoft bietet unterschiedliche Lizenzstufen für kleinere und größere Organisationen an. Sie unterscheiden sich darin, ob die Anwendungen nur im Browser oder auch als installierte Programme zur Verfügung stehen und welche Verwaltungs- und Schutzfunktionen dazugehören. Welche Dienste eine Lizenz genau enthält, ändert Microsoft von Zeit zu Zeit; vor jeder Bestellung lohnt deshalb ein Blick auf den aktuellen Stand.
Lizenzen lassen sich innerhalb eines Unternehmens mischen. Eine Mitarbeiterin im Lager, die nur Mails liest und Schichtpläne abruft, braucht nicht dieselbe Ausstattung wie die Buchhaltung mit umfangreichen Tabellen. Wer hier sauber plant, zahlt weniger für Funktionen, die niemand nutzt. Zusätzliche Bausteine wie der KI-Assistent Microsoft 365 Copilot werden meist gesondert lizenziert.
Vom eigenen Mailserver zum gemeinsamen Baukasten
Angenommen, eine Personalberatung mit neun Mitarbeitenden arbeitet bisher mit einem eigenen Mailserver, einem Fileserver mit Laufwerksbuchstaben und gekauften Büroprogrammen in drei verschiedenen Versionen. Für Videogespräche mit Bewerbenden und Kundschaft nutzt jede Person ein anderes Werkzeug. Als der Server erneuert werden muss, entscheidet sich das Büro für Microsoft 365.
Die Postfächer ziehen an einem Wochenende nach Exchange Online um. Die gemeinsamen Ordner landen in SharePoint, persönliche Entwürfe in OneDrive. Alle Mitarbeitenden arbeiten jetzt mit derselben Programmversion und führen Gespräche über Teams. Die Branchensoftware bleibt auf ihrem bisherigen System, weil der Hersteller das so vorsieht. Neu ist auch die Pflicht zur zweiten Anmeldestufe: Ein gestohlenes Passwort allein reicht nicht mehr, um an die Postfächer zu gelangen.
Was Unternehmen wissen sollten
Microsoft betreibt die Plattform, Ihre Daten bleiben aber Ihre Verantwortung. Wer welche Rechte hat, welche Dateien nach außen geteilt werden und wie Konten geschützt sind, legen Sie selbst fest – oder Ihr IT-Dienstleister in Ihrem Auftrag. Eine durchdachte Grundeinrichtung beugt vielen Problemen vor, die später nur mühsam zu beheben sind, etwa wild gewachsene Freigaben oder Administratorkonten ohne zusätzlichen Schutz.
Auch die Datensicherung gehört dazu. Microsoft schützt vor dem Ausfall seiner Technik, eine gelöschte Datei ist aber nur für begrenzte Zeit wiederherstellbar. Viele Unternehmen sichern ihre Postfächer und Dateien deshalb zusätzlich mit einem unabhängigen Microsoft 365 Backup.
Der Umstieg selbst will gut vorbereitet sein: Postfächer, Dateien und Kalender müssen umziehen, ohne dass der Betrieb stillsteht. Wie wir eine Migration zu Microsoft 365 planen und durchführen, beschreiben wir auf der Leistungsseite. Eine Liste der Vorarbeiten finden Sie im Ratgeber Checkliste für die Microsoft-365-Umstellung.
Wie ProNet unterstützt
Wir beraten bei der Auswahl der Lizenzen, richten Ihren Microsoft-365-Mandanten mit sicheren Grundeinstellungen ein und ziehen Ihre Daten um. Danach übernehmen wir die laufende Microsoft-365-Verwaltung: neue Mitarbeitende anlegen, Lizenzen anpassen, Zugriffe und Richtlinien pflegen. Den gesamten Leistungsumfang zeigt unsere Seite Microsoft 365 für Unternehmen.