SharePoint einfach erklärt
Stellen Sie sich SharePoint als Nachfolger des gemeinsamen Netzlaufwerks vor, nur ohne Server im eigenen Haus. Statt eines Laufwerks mit hundert Ordnern gibt es einzelne Websites, etwa für die Geschäftsführung, den Vertrieb oder ein großes Projekt. Jede Website enthält eine oder mehrere Bibliotheken, in denen die Dateien liegen. Wer auf eine Website zugreifen darf, sieht deren Inhalte; alle anderen nicht.
SharePoint ist Teil von Microsoft 365 und eng mit den anderen Diensten verbunden. Legen Sie in Microsoft Teams ein neues Team an, entsteht im Hintergrund automatisch eine SharePoint-Website. Dateien, die in einem Kanal des Teams geteilt werden, liegen in Wahrheit in dieser SharePoint-Website. Viele nutzen SharePoint also täglich, ohne es zu bemerken.
Was SharePoint vom Netzlaufwerk unterscheidet
Drei Eigenschaften fallen im Alltag besonders auf:
- Versionsverlauf: Beim Speichern entstehen neue Versionen, ältere Stände bleiben je nach Einstellung der Bibliothek eine Zeit lang abrufbar. Hat jemand versehentlich einen Abschnitt gelöscht, lässt sich der frühere Stand mit wenigen Klicks zurückholen.
- Gleichzeitiges Bearbeiten: Mehrere Personen können in derselben Datei arbeiten. Die Frage, wer gerade die Datei gesperrt hat, entfällt.
- Zugriff von überall: Bibliotheken lassen sich im Browser öffnen oder mit dem Datei-Explorer synchronisieren. Ein Zugang ins Firmennetz ist dafür nicht nötig.
Hinzu kommen Freigaben nach außen: Eine Datei oder ein Ordner kann gezielt mit einem Steuerbüro, einem Planungspartner oder einem Kunden geteilt werden, auf Wunsch mit Ablaufdatum. Welche Arten von Freigaben überhaupt erlaubt sind, legt die Verwaltung zentral fest.
Eine Website kann neben Bibliotheken auch Seiten mit Neuigkeiten, Links und Ansprechpartnern enthalten. Kleinere Unternehmen können das als schlichtes Intranet nutzen, etwa für Urlaubsregeln, Vorlagen oder die interne Telefonliste.
Vom Projektlaufwerk zur SharePoint-Bibliothek
Angenommen, ein Architekturbüro mit elf Mitarbeitenden arbeitet seit Jahren mit einem Laufwerk „P:“ für Projekte und „V:“ für die Verwaltung. Die Ordnerstruktur ist über die Zeit gewachsen, die Rechte sind kaum noch nachvollziehbar, und im Homeoffice geht nichts ohne VPN. Als der Fileserver ersetzt werden müsste, zieht das Büro nach SharePoint um.
Vor dem Umzug legt das Büro eine neue Struktur fest. Die Verwaltung bekommt eine eigene Website, auf die nur Geschäftsführung und Buchhaltung Zugriff haben. Jedes laufende Projekt erhält ein Team mit eigener Bibliothek, in das auch freie Mitarbeitende aufgenommen werden können. Abgeschlossene Projekte wandern in eine gemeinsame Bibliothek mit Leserechten für alle.
Alte Ordner, die niemand mehr braucht, werden nicht mit übernommen. Nach der Umstellung findet das Team Pläne schneller, und die Frage „Wer hat die aktuelle Version?“ stellt sich kaum noch.
So planen Sie SharePoint richtig
Ein verbreiteter Fehler ist, die alte Ordnerstruktur eins zu eins zu kopieren. Besser ist es, vor dem Umzug drei Fragen zu beantworten: Welche Gruppen arbeiten zusammen? Welche Inhalte dürfen nur wenige sehen? Was wird aufgeräumt statt übernommen?
Daraus ergibt sich, wie viele Websites und Bibliotheken Sie brauchen. Rechte werden möglichst auf Ebene der Website oder Bibliothek vergeben, nicht für einzelne Ordner. Das hält die Struktur übersichtlich und beugt Freigaben vor, die später niemand mehr durchschaut.
Ebenso wichtig ist die Abgrenzung zum persönlichen Speicher: Was nur eine Person betrifft, gehört in OneDrive, was mehrere brauchen, nach SharePoint.
Auch in der Cloud sollten Sie an eine Sicherung denken. Versionsverlauf und Papierkorb helfen bei kleinen Pannen, reichen aber nicht in jedem Fall, etwa wenn Ransomware über ein synchronisiertes Gerät viele Dateien auf einmal verschlüsselt. Ein zusätzliches Microsoft 365 Backup für SharePoint und OneDrive schließt diese Lücke. Welche weiteren Dienste zusammenspielen, zeigt unsere Übersicht zu Microsoft 365 für Unternehmen.
Wie ProNet unterstützt
Wir entwerfen mit Ihnen die Ablage- und Rechtestruktur, übernehmen die Daten aus Ihrem Fileserver oder älteren Cloud-Ablagen und richten Teams und SharePoint passend ein. Ihre Mitarbeitenden schulen und begleiten wir in den ersten Wochen, damit die neue Ablage im Alltag ankommt. Mehr zu diesem Vorgehen finden Sie auf der Seite Teams und SharePoint einführen.