Kein DMARC
Ohne DMARC-Richtlinie können Betrüger Nachrichten mit Ihrer Absenderadresse verschicken, und Ihre Kundschaft kann sie kaum von echten unterscheiden.
IT-Sicherheit
E-Mail-Sicherheit: Schutz vor Spam, Phishing und Schadsoftware
E-Mail-Sicherheit beginnt, bevor eine Nachricht im Postfach ankommt. Wir filtern Spam und Schadsoftware vorab, schützen Ihre Domain vor gefälschten Absendern und helfen Ihrem Team, verdächtige Nachrichten zu erkennen.
Überblick
Was ist E-Mail-Sicherheit?
Mit E-Mail-Sicherheit sind alle Maßnahmen gemeint, die Ihre Postfächer und Ihren guten Namen als Absender schützen. Das ist nötig, weil die E-Mail für Angreifer ein naheliegender Weg in ein Unternehmen ist. Eine Nachricht kostet sie nichts, und ein einziger Klick auf einen Anhang oder Link kann genügen.
Die Bedrohungen sind vielfältig. Massenhafter Spam kostet vor allem Zeit. Gefährlicher ist Phishing, bei dem Kriminelle Zugangsdaten abgreifen oder Schadsoftware einschleusen. Beim CEO-Fraud geben sie sich als Chefin oder Chef aus und drängen auf eine dringende Zahlung. Hinzu kommen gefälschte Rechnungen aus echten, aber gekaperten Postfächern von Lieferanten.
Gegen diese Angriffe wirken mehrere Schichten zusammen. Ein vorgelagerter Filter untersucht ankommende Mails, bevor sie Ihren Mailserver erreichen, und sortiert Spam und Schadsoftware aus. Mit der Absender-Authentifizierung über SPF, DKIM und DMARC können empfangende Mailserver prüfen, ob eine Nachricht mit Ihrer Domain als Absender tatsächlich von Ihnen stammt. Im Postfach selbst helfen Warnhinweise, Linkprüfung und eine Quarantäne für Zweifelsfälle.
Viele Unternehmen nutzen heute Microsoft 365 mit Exchange Online. Die Plattform bringt Schutzfunktionen mit; wie viel sie abfangen, hängt davon ab, welche aktiviert und wie streng sie eingestellt sind. Wir prüfen diese Einstellungen und ergänzen, wo es nötig ist. Je nach Lösung beziehen wir auch Links in Chats von Microsoft Teams ein.
Welche Rolle die E-Mail neben Firewall und Endpoint-Schutz spielt, zeigt unsere Seite zur IT-Sicherheit für Unternehmen. Welche Maßnahmen bei Ihnen Vorrang haben, ordnen wir gemeinsam mit Ihnen in einer kostenlosen Erstberatung ein.
Unser Vorgehen
So sichern wir Ihre E-Mail ab
Zuerst verschaffen wir uns einen Überblick über alle Mailwege. Neben dem eigentlichen Mailserver versenden in vielen Betrieben weitere Dienste Nachrichten unter Ihrer Domain: der Webshop, ein Newsletter-Dienst, das Buchungssystem oder eine Branchensoftware. Jeder dieser Absender muss bekannt sein, bevor wir die Domain absichern.
Dann richten wir die Absender-Authentifizierung ein. Mit SPF legen wir fest, welche Server für Ihre Domain senden dürfen, mit DKIM erhalten Ihre Nachrichten eine digitale Signatur. DMARC starten wir zunächst im Beobachtungsmodus und werten die Berichte aus. Erst wenn alle legitimen Absender sauber erkannt werden, verschärfen wir die Richtlinie Schritt für Schritt: erst Quarantäne, dann Abweisung gefälschter Nachrichten.
Parallel schalten wir den vorgelagerten Filter vor Ihre Postfächer und stimmen Quarantäne und Benachrichtigungen ab. Ihr Team erfährt in einer kurzen Einweisung, woran es verdächtige Nachrichten erkennt und wie es sie meldet. Wer die Aufmerksamkeit der Belegschaft mit realistischen Testmails prüfen möchte, findet Phishing-Simulationen bei unserem Partner für offensive IT-Sicherheit: Security Awareness bei der Rootsektor IT-Security GmbH (externe Website). Was es mit dem Begriff auf sich hat, erklärt unser Glossar unter Security Awareness.
Kurz gesagt
Jede Schicht filtert einen Teil der Angriffe heraus, bevor jemand klicken kann.
Typische Probleme
Schwachstellen rund um das Postfach
Viele Lücken bei der E-Mail haben nichts mit fehlender Technik zu tun. Sie entstehen durch unvollständige Einträge, gut gemeinte Ausnahmen oder fehlende Meldewege.
Veralteter SPF-Eintrag
Neue Versanddienste fehlen, oder der Eintrag verlangt mehr als zehn DNS-Abfragen und überschreitet damit die Grenze des Standards. Dann schlägt die Prüfung fehl, und echte Nachrichten landen beim Empfänger im Spam.
Großzügige Ausnahmen
Ganze Domains stehen auf der Liste vertrauenswürdiger Absender. Wird ein solches Postfach gekapert, kommt Schadpost ungefiltert durch.
Gekaperte Lieferantenpostfächer
Eine echte Geschäftspartnerin schickt scheinbar eine Rechnung mit neuer Bankverbindung. Technisch ist die Nachricht einwandfrei.
Postfächer ohne zweiten Faktor
Ein abgegriffenes Kennwort genügt, um ein Postfach zu übernehmen und von dort weitere Phishing-Mails zu versenden.
Automatische Weiterleitungen
Nachrichten werden an private Adressen weitergeleitet, oft unbemerkt nach einer Kontoübernahme.
Kein Meldeweg
Mitarbeitende wissen nicht, an wen sie eine verdächtige Mail weitergeben sollen, und löschen sie einfach.
Einsatzszenarien
Wo E-Mail-Sicherheit besonders zählt
Jedes Postfach ist ein mögliches Ziel. In manchen Abteilungen und Umgebungen ist der Schaden eines erfolgreichen Angriffs aber besonders groß.
Rechnungsbetrug
Buchhaltung und Zahlungsverkehr
Hier zielen Betrüger auf Überweisungen, etwa mit gefälschten Rechnungen oder angeblich geänderten Bankdaten.
- Warnhinweise bei externen Absendern
- Rückruf bei geänderten Bankdaten als feste Regel
- Besonderer Schutz der betroffenen Postfächer
Cloud
Unternehmen mit Microsoft 365
Die Schutzfunktionen sind vorhanden, aber nicht in jeder Umgebung passend eingestellt.
- Prüfung der Filter- und Quarantäne-Einstellungen
- Zweiter Anmeldefaktor für alle Konten
- Ergänzender Filter, wo sinnvoll
Exchange Server
Eigener Mailserver im Haus
Der Server steht im eigenen Netz und muss vor direkten Angriffen aus dem Internet abgeschirmt werden.
- Vorgelagerter Filter vor dem Server
- Signatur ausgehender Nachrichten mit DKIM
- Abgestimmte Regeln in der Firewall
Ablauf
Von der Prüfung der Mailwege bis zur laufenden Betreuung
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01
Erstgespräch
Wir lassen uns zeigen, wie Ihr E-Mail-System aufgebaut ist, und notieren, welche Probleme Ihnen aufgefallen sind.
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02
Bestandsaufnahme
Wir prüfen Domaineinträge, Mailwege, Filter, Postfach-Einstellungen und die Dienste, die in Ihrem Namen versenden.
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03
Konzept und Angebot
Ein Plan für Filter, Absender-Authentifizierung und Postfachschutz ist zusammen mit dem individuellen Angebot Ihre Entscheidungsgrundlage.
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04
Umsetzung in Stufen
Wir stellen den Filter um, richten SPF, DKIM und DMARC ein und verschärfen die Richtlinien erst nach Auswertung der Berichte.
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05
Betreuung
Wir werten Berichte aus, passen Filter an und helfen bei verdächtigen Nachrichten.
Wo hat Ihr Mailverkehr noch Lücken?
Wir prüfen Filter, Domaineinträge und Postfach-Einstellungen und zeigen, welche Maßnahmen bei Ihnen Vorrang haben sollten.
FAQ
Häufige Fragen zur E-Mail-Sicherheit
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Was bringt DMARC für die E-Mail-Sicherheit eines kleinen Unternehmens?
DMARC hilft empfangenden Mailsystemen, gefälschte Nachrichten mit Ihrer Domain als Absender zu erkennen und bei strenger Richtlinie abzuweisen. Davon profitieren vor allem Ihre Kundschaft und Ihre Lieferanten, die solche Fälschungen sonst kaum erkennen. Außerdem bewerten viele empfangende Mailsysteme Absender ohne saubere Authentifizierung strenger, sodass Ihre echten Nachrichten eher im Spam landen. Gegen täuschend ähnliche Domains, etwa mit einem vertauschten Buchstaben, hilft DMARC nicht; dort greifen Filter und aufmerksame Mitarbeitende.
Gehen mit einem Spamfilter wichtige E-Mails verloren?
Nein, ein gut eingestellter Filter löscht Zweifelsfälle nicht, sondern legt sie in eine Quarantäne. Mitarbeitende erhalten eine Übersicht und können harmlose Nachrichten selbst freigeben. Wiederholte Fehleinstufungen korrigieren wir in den Filterregeln.
Schützt Microsoft 365 nicht schon von sich aus vor Spam und Phishing?
Teilweise: Microsoft 365 enthält einen Grundschutz, der aber richtig eingestellt sein muss. Manchmal fehlen strengere Richtlinien, ein zweiter Anmeldefaktor für alle Konten oder Einträge für DMARC. Ob ein zusätzlicher Filter sinnvoll ist, hängt von Ihren Anforderungen ab und klären wir in der Bestandsaufnahme.
Hilft E-Mail-Sicherheit gegen gefälschte Rechnungen von echten Geschäftspartnern?
Nur teilweise, denn eine Nachricht aus einem gekaperten Postfach ist technisch echt. Filter erkennen manche Auffälligkeiten, etwa ungewöhnliche Links oder Anhänge. Entscheidend ist eine feste Regel: Wer eine neue Bankverbindung mitteilt, wird vor der Zahlung unter der bereits hinterlegten Rufnummer zurückgerufen.
Müssen wir für einen vorgelagerten Filter den E-Mail-Anbieter wechseln?
Nein, der Filter wird vor Ihr bestehendes System geschaltet, egal ob Microsoft 365 oder eigener Mailserver. Dafür ändern wir die Einträge Ihrer Domain, sodass eingehende Nachrichten zuerst den Filter passieren. Ihre Postfächer und Adressen bleiben unverändert.
Wie hängen E-Mail-Sicherheit und E-Mail-Archivierung zusammen?
Beide betreffen denselben Mailfluss und sollten deshalb gemeinsam geplant werden. Der Filter entscheidet, was ins Postfach gelangt, die Archivierung bewahrt ein- und ausgehende Nachrichten auf. Wie wir die E-Mail-Archivierung als Managed Service betreiben, lesen Sie auf der eigenen Leistungsseite.
Weiterführende Seiten
Postfächer und Domain prüfen lassen
Erzählen Sie uns von Ihrem E-Mail-System, der Zahl der Postfächer und dem, was Ihnen Sorgen macht – etwa auffällige Nachrichten oder Mails, die beim Empfänger im Spam landen. Im Rückruf klären wir, welche Angaben wir für ein individuelles Angebot noch brauchen.