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Leistungsbereich
Mit Microsoft 365 für Unternehmen laufen Postfach, Dateiablage, Besprechungen und Geräteverwaltung über ein gemeinsames Konto je Person. Damit das im Alltag trägt, müssen Lizenzen, Zugriffsrechte und Anmeldung zu Ihrem Betrieb passen. Wir richten Ihren Mandanten ein, ziehen Ihre Daten um und kümmern uns anschließend um den laufenden Betrieb.
Überblick
Hinter Microsoft 365 steht ein Abonnement, das meist je Benutzer abgerechnet wird: Microsoft stellt die Büroprogramme bereit und betreibt in seinen Rechenzentren die Cloud-Dienste für Postfächer, Dateien, Chats und Videokonferenzen. Für ein Unternehmen ist die Einführung weniger eine Software- als eine Organisationsfrage: Wer bekommt welches Konto und welche Rechte, auf welchen Geräten wird gearbeitet, und wo liegen die gemeinsamen Daten?
Unter dem Schlagwort Modern Workplace beschreiben viele Anbieter genau dieses Zusammenspiel. Es ruht auf vier Bausteinen. Benutzerkonten und Anmeldung verwaltet Microsoft Entra ID, die Postfächer liegen in Exchange Online. Dazu kommen die gemeinsame Ablage in SharePoint und OneDrive sowie die zentral verwalteten Geräte über Microsoft Intune. Ist einer davon nur halb eingerichtet, fällt das spätestens auf, wenn ein Notebook verloren geht oder jemand das Unternehmen verlässt.
Vor der Einführung stehen Grundsatzfragen. Ob Microsoft 365 überhaupt die passende Plattform für Ihr Team ist, zeigt unser Vergleich Microsoft 365 vs. Google Workspace. Wer heute einen eigenen Mailserver betreibt, findet die Kriterien im Vergleich Exchange Online vs. Exchange Server. Und ob Firmendaten auf privaten Smartphones liegen dürfen, ordnet der Vergleich BYOD vs. Firmengerät ein.
Lizenzen empfehlen wir nach Kriterien statt nach Gewohnheit: Arbeitet jemand mit installierten Programmen oder nur im Browser? Soll das Gerät zentral verwaltet werden? Braucht eine Abteilung erweiterte Schutz- oder Archivfunktionen? Den Inhalt der einzelnen Lizenzen passt Microsoft gelegentlich an, und auch Microsoft Teams gehört nicht zu jeder Variante. Deshalb prüfen wir vor einer Bestellung den aktuellen Stand; die Entscheidung treffen Sie.
Ihren Ausgangspunkt und den ersten sinnvollen Schritt bestimmen wir gemeinsam in einer kostenlosen Beratung.
Cloud & Microsoft 365
Postfächer, Daten und Kalender planbar nach Microsoft 365 umziehen.
Exchange Online oder eigener Exchange-Server – eingerichtet, gesichert und betreut.
Zusammenarbeit und Dateiablage in Microsoft 365 sinnvoll strukturieren.
Benutzer, Lizenzen, Zugriffe und Sicherheitsrichtlinien Ihres Microsoft-365-Mandanten.
Notebooks, Smartphones und Tablets zentral einrichten, absichern und bei Verlust sperren.
Warum ProNet Systems
Zu den empfohlenen Lizenzen nennen wir, welche Funktion sie für welche Aufgabe bringt. So bleibt nachvollziehbar, warum die Buchhaltung anders ausgestattet ist als das Lager.
Multi-Faktor-Authentifizierung, getrennte Administratorkonten und Regeln für den Zugriff richten wir ein, bevor die ersten Daten umziehen.
Was wir im Mandanten einrichten oder ändern, dokumentieren wir in unserem Ticketsystem. Über Ihren Kundenzugang lässt sich dort nachvollziehen, wann welche Einstellung geändert wurde.
Weil wir auch Arbeitsplätze, Netzwerk, Datensicherung und Telefonie betreuen, richten wir Microsoft 365 nicht losgelöst vom Rest Ihrer IT ein.
Ablauf
Wir klären, welche Dienste Sie heute nutzen, wie viele Arbeitsplätze betroffen sind und welches Ziel Vorrang hat – etwa ein anstehender Serverersatz oder mobiles Arbeiten.
Postfächer, Dateiablagen, Benutzerkonten, Geräte und vorhandene Lizenzen erfassen wir mit ihren Abhängigkeiten.
Lizenzempfehlung, Sicherheitsregeln und Umzugsplan bilden ein gemeinsames Konzept, auf dem das individuelle Angebot aufbaut.
Wir richten den Mandanten ein, übertragen die Daten und stellen die Geräte um – zeitlich abgestimmt auf Ihren Betrieb.
Danach pflegen wir Benutzer, Lizenzen und Richtlinien und passen die Umgebung an, wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich Abläufe ändern.
Einsatzszenarien
Der Anlass für die Einführung entscheidet, womit wir beginnen. Drei Ausgangslagen und die ersten Schritte dazu:
Serverersatz
Mail- und Dateiserver sind in die Jahre gekommen. Statt neuer Hardware ziehen Postfächer und Ablagen in die Cloud; was lokal bleiben muss, bleibt lokal.
Bestand
Microsoft 365 läuft seit Jahren, Lizenzen wurden nach Bedarf dazugekauft, und mehrere Personen besitzen Administratorrechte.
Mobil
Außendienst, Homeoffice und Büro sollen mit denselben Dateien arbeiten, ohne Anhänge hin- und herzuschicken.
Eigene Erweiterungen
Wo zwischen Microsoft 365 und dem Ticketsystem, das wir im Service einsetzen, ein passendes Werkzeug fehlte, haben wir es selbst entwickelt und den Quelltext veröffentlicht. Ein Kalenderabgleich für Microsoft-365-Kalender gleicht Termine zwischen beiden Systemen in beide Richtungen ab und trägt Abwesenheiten aus dem Ticketsystem in den Kalender ein. Laut Projektbeschreibung befindet er sich noch in der Entwicklung (Stand: 25.10.2026).
Hinzu kommt ein Add-in, das E-Mails an Tickets ablegt, samt Anhängen; für dieses Projekt empfiehlt die Beschreibung vor dem ersten Produktiveinsatz eine Pilotphase. Beide Projekte richten sich an Service-Teams, die dasselbe Ticketsystem verwenden. Für Kundinnen und Kunden zeigen sie vor allem, dass wir Microsoft 365 auch mit anderen Systemen verbinden können. Zweck, Lizenz und Status aller Werkzeuge finden Sie bei unseren Open-Source-Projekten.
Kurz gesagt
Ein Abgleich, damit Termine nicht in zwei Systemen von Hand gepflegt werden müssen.
Ob Neueinführung oder gewachsene Umgebung: Wir sichten Lizenzen, Konten und Ablagen und machen daraus ein individuelles Angebot, das die nächsten Schritte benennt.
FAQ
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Die Kosten bestehen aus zwei Teilen: den Abonnementgebühren an Microsoft, die in der Regel je Benutzer anfallen, und unserem Aufwand für Einrichtung, Umzug und Betreuung. Den Ausschlag geben die Anzahl der Benutzer, die gewählten Lizenzen, die Datenmenge und der gewünschte Betreuungsumfang. Im individuellen Angebot, das auf die kostenlose Beratung folgt, stehen Lizenzen und Dienstleistung nachvollziehbar getrennt.
Ja, ein naheliegender Einstieg sind E-Mail und Kalender, die Dateiablage kann später folgen. Wichtig ist, dass Benutzerkonten und Anmeldung von Anfang an so angelegt werden, dass die weiteren Schritte darauf aufbauen. Die Reihenfolge legen wir gemeinsam fest, etwa nach Diensten oder nach Abteilungen.
Das richtet sich danach, in welchem Land bzw. welcher Region der Mandant bereitgestellt wurde. Für Mandanten in Deutschland oder in der Europäischen Union sagt Microsoft in seinen Produktbedingungen zu, Nachrichtentexte, Kalendereinträge und Anhänge aus Exchange Online nur in dieser Region zu speichern. Für SharePoint, OneDrive und Teams beschreibt Microsoft die Speicherorte gesondert (Stand: Oktober 2026). Welche Region für Ihren Mandanten gilt, zeigt die Verwaltungsoberfläche von Microsoft 365, und wir prüfen das in der Bestandsaufnahme. Für die datenschutzrechtliche Bewertung reicht der Speicherort allein nicht aus; dies ist keine Rechtsberatung.
Nein, nicht zwingend – es hängt von Ihren Anwendungen ab. Laufen Fachanwendungen mit eigener Datenbank oder melden sich die PCs an einem lokalen Active Directory an, kann ein Server sinnvoll bleiben oder in ein Rechenzentrum umziehen. Reine Büroarbeit mit E-Mail und Dateien kann dagegen ohne eigenen Server auskommen. Welche Variante wirtschaftlich ist, beleuchtet unsere Gegenüberstellung Cloud vs. eigener Server.
Ja, mit Einschränkungen, sofern Ihre Lizenz die installierten Büroprogramme umfasst. Dokumente, die OneDrive auf dem Gerät vorhält, lassen sich offline bearbeiten, und ein E-Mail-Programm mit lokalem Zwischenspeicher zeigt die bereits abgerufenen Nachrichten an. Neue E-Mails, Besprechungen und das gemeinsame Bearbeiten brauchen dagegen eine Verbindung. Zudem muss sich jedes Gerät mindestens alle 30 Tage mit dem Lizenzdienst von Microsoft verbinden, sonst lassen sich Dokumente zwar noch öffnen, aber nicht mehr bearbeiten (Stand: Oktober 2026).
Endet das Abonnement regulär, bleiben die Daten zunächst erhalten. Microsoft schränkt den Zugriff dann in mehreren Phasen ein, zuletzt auf die Administratorkonten, und löscht die Daten erst danach. Wie lange die Phasen dauern, hängt vom Kaufweg und vom Vertrag ab (Stand: Oktober 2026). Planen Sie einen Ausstieg deshalb wie jeden Cloud-Umzug mit vorheriger Sicherung; auch das BSI behandelt die geordnete Beendigung einer Cloud-Nutzung als eigene Anforderung (Baustein OPS.2.2).
Welche Microsoft-Dienste nutzen Sie heute, welche sollen dazukommen, und wie viele Personen arbeiten damit? Auf dieser Grundlage bereiten wir das erste Gespräch vor.
