Konten ehemaliger Mitarbeitender
Das Konto einer Praktikantin aus dem Vorjahr ist noch aktiv, hat eine Lizenz und ein Passwort, das niemand geändert hat.
Cloud & Microsoft 365
Microsoft-365-Verwaltung: Benutzer, Lizenzen und Sicherheit im Griff
Die Microsoft-365-Verwaltung entscheidet darüber, wer sich anmelden darf, welche Lizenz jemand nutzt und was bei einem Austritt mit Postfach und Dateien geschieht. Wir übernehmen diese laufende Administration Ihres Mandanten – mit festen Abläufen, nachvollziehbaren Änderungen und Anmelderegeln, die zu Ihrem Betrieb passen.
Überblick
Was gehört zur Microsoft-365-Verwaltung?
Wer Microsoft 365 bucht, bekommt von Microsoft einen Mandanten für die eigene Firma. Über ihn laufen Konten, Lizenzen und die Einstellungen der Dienste. Die Benutzerkonten selbst verwaltet Microsoft Entra ID, der Verzeichnisdienst hinter allen Microsoft-365-Diensten. Wer im Mandanten weitreichende Administratorrechte besitzt, kann sich Zugriff auf Postfächer verschaffen, Freigaben ändern oder weitere Administratorkonten ernennen.
Zur Verwaltung gehören deshalb drei Aufgaben, die regelmäßig anfallen. Erstens der Lebenszyklus der Konten: Eintritt, Wechsel der Abteilung, Austritt. Zweitens die Lizenzen, die zur Tätigkeit passen sollen und nicht für ehemalige Kolleginnen und Kollegen weiterlaufen. Drittens der Anmeldeschutz: ein zweiter Faktor per Multi-Faktor-Authentifizierung und, sofern die Lizenz es hergibt, bedingter Zugriff – also Vorgaben, die bei jeder Anmeldung etwa Gerät oder Standort berücksichtigen.
Microsoft verändert die Plattform laufend: Funktionen kommen hinzu, Standardwerte und Lizenzinhalte ändern sich. Ein Mandant, der vor einigen Jahren eingerichtet und seitdem nur nebenbei gepflegt wurde, kann deshalb deutlich vom heutigen Stand abweichen. Ein Teil der Verwaltung besteht darin, solche Änderungen zu beobachten und zu entscheiden, was davon für Sie gilt.
Wie wir Notebooks und Smartphones einbinden, steht auf einer eigenen Seite: Mobile Device Management für Unternehmen. Den Einkauf und die Beratung zu Lizenzverträgen beschreibt die Seite Softwarelizenzen für Firmen, die technische Absicherung von Konten und Servern die Systemhärtung für Unternehmen. Wie die einzelnen Dienste ineinandergreifen, erklärt die Seite Microsoft 365 für Unternehmen. Eine erste Einschätzung Ihres Mandanten geben wir Ihnen in der kostenlosen Beratung.
Unser Vorgehen
So übernehmen wir die Verwaltung Ihres Mandanten
Den Anfang macht eine Bestandsaufnahme: Welche Konten gibt es, wer nutzt sie noch, welche Lizenzen sind gebucht und wem zugewiesen? Wer hat Administratorrechte, und wie melden sich diese Personen an? Gibt es Gastkonten, Weiterleitungen nach außen oder Postfächer, die mehrere Leute mit einem gemeinsamen Passwort nutzen? Das Ergebnis besprechen wir mit Ihnen und legen fest, was zuerst geändert wird.
Danach ordnen wir die Grundlagen. Die höchste Administratorrolle erhalten nur wenige Personen, und für den Fall, dass alle regulären Zugänge versagen, richten wir gesonderte Notfallkonten ein. Administratorrechte liegen auf eigenen Konten, nicht auf dem Konto, mit dem jemand täglich Mails liest. Für alle Konten richten wir einen zweiten Anmeldefaktor ein und schließen ältere Anmeldeverfahren aus, die ihn umgehen würden.
Anschließend beginnt der Alltag: Ein- und Austritte laufen nach festen Abläufen, Lizenzen und Rollen gleichen wir in einem vereinbarten Rhythmus ab, und Änderungen werden dokumentiert. Neue Funktionen und geänderte Vorgaben von Microsoft prüfen wir darauf, ob sie für Ihren Mandanten eine Entscheidung erfordern.
Kurz gesagt
Wenige, gut geschützte Administratorkonten – getrennt vom Alltagskonto.
Typische Probleme
Woran die Microsoft-365-Verwaltung im Alltag hakt
Probleme im Mandanten entstehen eher schleichend. Kleine Versäumnisse summieren sich über Monate, bis eine Lizenzabrechnung oder ein gekapertes Konto sie sichtbar macht.
Administratorrechte für alle Fälle
Die Geschäftsführung, der frühere Dienstleister und eine Kollegin aus der Buchhaltung haben volle Rechte, „damit es schneller geht“.
Ausnahme aus Bequemlichkeit
Für einzelne Personen wurde der zweite Faktor abgeschaltet, weil die Bestätigung auf dem Handy einmal als lästig empfunden wurde. Der Zugang zu diesen Konten hängt dann allein am Passwort.
Austritt ohne Plan
Das Konto wird gelöscht, bevor jemand das Postfach gesichtet hat. Kundenanfragen an die alte Adresse gehen ins Leere.
Ein Passwort für mehrere Personen
Die Adresse für allgemeine Anfragen ist ein normales Konto, dessen Zugangsdaten mehrere Personen kennen.
Einheitsausstattung für alle
Alle bekommen dieselbe Lizenz, obwohl manche nur Mails lesen und andere Funktionen fehlen, die sie bräuchten.
Kein Weg zurück
Die einzige Person mit Administratorrechten ist ausgesperrt, etwa nach einem Handywechsel, und ein Notfallzugang existiert nicht.
Einsatzszenarien
Microsoft-365-Verwaltung in unterschiedlichen Situationen
Was die Verwaltung leisten muss, hängt davon ab, wie Ihr Mandant entstanden ist und wie oft sich bei Ihnen Personal ändert.
Grundeinrichtung
Frisch umgestellt
Der Umzug nach Microsoft 365 ist erledigt, nun sollen Rollen, Anmeldung und Lizenzen von Anfang an geordnet sein.
- Administratorkonzept mit Notfallkonten
- MFA für alle Konten
- Abläufe für Ein- und Austritte
Wachstum
Neue Abteilung oder Standort
Auf einen Schlag kommen viele Konten hinzu, dazu Gruppen, Verteiler und eine Sammeladresse für das neue Team.
- Konten und Gruppen nach Vorlage anlegen
- Freigegebenes Postfach statt geteiltem Passwort
- Lizenzen passend zur neuen Tätigkeit
Saisonbetrieb
Häufiger Personalwechsel
Ein denkbarer Fall: Ein Gartenbaubetrieb beschäftigt im Frühjahr Saisonkräfte, die für einige Monate Einsatzpläne abrufen und Fotos von Baustellen hochladen.
- Schlanke Lizenzen für befristete Konten
- Konten zum Saisonende sperren statt vergessen
- Wiederkehrende Kräfte zügig reaktivieren
Ablauf
Vom Gespräch zur laufenden Verwaltung
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01
Gespräch über Ihren Mandanten
Wir klären, wie viele Konten es gibt, wer heute administriert und welche Sorgen oder Pläne Sie haben.
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02
Bestandsaufnahme im Mandanten
Mit Ihrer Zustimmung erfassen wir Konten, Lizenzen, Rollen und Anmeldeeinstellungen; umgestellt wird in diesem Schritt noch nichts.
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03
Maßnahmen und Angebot
Sie bekommen eine priorisierte Liste mit den nötigen Änderungen und ein individuelles Angebot für Bereinigung und laufende Verwaltung.
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04
Grundlagen ordnen
Wir stellen Administratorkonten, Anmeldeschutz und Lizenzen nach dem vereinbarten Plan um und informieren Ihr Team vorab.
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05
Laufende Verwaltung
Ein- und Austritte, Lizenzabgleich und Prüfung der Rollen laufen danach nach festen Abläufen.
Wer pflegt bei Ihnen die Konten und Lizenzen?
Ob Sie den Mandanten bisher selbst betreuen oder ein früherer Dienstleister Zugriff hatte: Wir verschaffen Ihnen einen Überblick und schlagen vor, wie die Verwaltung künftig laufen kann.
FAQ
Häufige Fragen zur Microsoft-365-Verwaltung
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Was passiert mit Lizenz und OneDrive, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
Die Lizenz wird frei und kann an die Nachfolge gehen oder gekündigt werden, sofern die Vertragslaufzeit das zulässt. Vorher sollten die Dateien aus dem OneDrive an eine verantwortliche Person gehen. Denn ohne Lizenz wird ein OneDrive in der Grundeinstellung nach 60 Tagen schreibgeschützt und nach 93 Tagen archiviert; an die Inhalte kommt dann niemand mehr ohne Eingriff der Administration. Für Konten, die seit dem 1. Juli 2026 ohne Lizenz und ohne bezahlte Speicheroption sind, droht nach 365 unbezahlten Tagen die Löschung (Stand: Oktober 2026). Wie wir mit dem Postfach verfahren, beschreibt unsere Seite zur Exchange-Betreuung.
Wie viele Administratoren braucht ein Microsoft-365-Mandant?
So wenige wie möglich, aber mindestens zwei Personen, damit Urlaub oder Krankheit die Verwaltung nicht lahmlegen. Microsoft empfiehlt, die Rolle des globalen Administrators an weniger als fünf Personen zu vergeben. Hinzu kommen zwei Notfallzugänge, die nur in der Cloud existieren und keiner bestimmten Person gehören (Stand: Oktober 2026). Für einzelne Aufgaben wie das Zurücksetzen von Passwörtern gibt es eingeschränkte Rollen, die deutlich weniger Rechte haben.
Ist die Multi-Faktor-Authentifizierung in Microsoft 365 Pflicht?
Für die Verwaltung ja: Microsoft verlangt bei der Anmeldung an seinen Verwaltungsportalen einen zweiten Faktor. Für die Verwaltungsoberfläche von Microsoft 365 wurde diese Pflicht ab Februar 2025 schrittweise eingeführt (Stand: Oktober 2026). Für gewöhnliche Benutzerkonten ist der zweite Faktor nicht in allen Fällen vorgeschrieben; wir empfehlen ihn trotzdem für alle Konten. In neuen Mandanten ist dafür ein Grundschutz von Microsoft voreingestellt, der die Registrierung eines zweiten Faktors verlangt. Versicherer können ihn ebenfalls abfragen, wie der Beitrag Cyberversicherung: Anforderungen an Ihre IT im Überblick erläutert.
Nach welchen Kriterien wählen wir Microsoft-365-Lizenzen für unsere Mitarbeitenden aus?
Maßgeblich ist die Tätigkeit der jeweiligen Person, deshalb bilden wir mit Ihnen wenige Lizenzprofile statt einer Einheitsausstattung. Ein Profil kann etwa für den Büroarbeitsplatz mit installierten Programmen gelten, ein zweites für Mitarbeitende, die unterwegs nur Mails und Pläne abrufen, ein drittes für Konten mit erhöhtem Schutzbedarf. Unterscheidungsmerkmale sind Speicherbedarf, Geräteverwaltung, bedingter Zugriff und die Frage, ob Teams enthalten sein muss. Unterschiedliche Lizenzarten können im selben Mandanten nebeneinander bestehen; wann ein Wechsel möglich ist, hängt von Laufzeit und Vertragsform ab.
Wie oft sollten Lizenzen und Berechtigungen in Microsoft 365 überprüft werden?
Sinnvoll ist ein fester Termin im Kalender, etwa einmal im Quartal, und zusätzlich eine Prüfung bei personellen Veränderungen. Auch das BSI verlangt im IT-Grundschutz, die dokumentierten Kennungen und Rechte regelmäßig darauf zu prüfen, ob sie noch dem tatsächlichen Stand und den aktuellen Aufgaben entsprechen (Baustein ORP.4). Bei der Prüfung fallen nicht mehr genutzte Lizenzen, verwaiste Gastkonten und überholte Rollen auf.
Welche Angaben brauchen Sie, wenn bei uns neue Mitarbeitende in Microsoft 365 starten?
Wir benötigen Name, Startdatum, Abteilung und die Aufgabe, aus der sich die passende Lizenz ergibt. Dazu kommen die Gruppen, Microsoft Teams und freigegebenen Postfächer, auf die die Person zugreifen soll, und das Gerät, mit dem sie arbeitet. Liegen sie rechtzeitig vor, richten wir das Konto vor dem ersten Arbeitstag ein; den zweiten Anmeldefaktor registriert die Person am ersten Tag selbst, auf Wunsch mit unserer Anleitung.
Weiterführende Seiten
Bringen wir Ordnung in Ihren Mandanten
Wie viele Konten hat Ihr Mandant ungefähr, und wer kümmert sich heute darum? Mit diesen zwei Angaben können wir im Gespräch direkt beim Wesentlichen einsteigen.