Ob der Wechsel nach Microsoft 365 ruhig verläuft, entscheidet sich vor dem Stichtag. Wer Postfächer, Daten, Geräte, Lizenzen, Ablage und Anmeldung vorher geklärt hat, überträgt am Umzugstag nur noch Daten. Ist die Wahl der Plattform noch offen, hilft vorher der Vergleich Microsoft 365 vs. Google Workspace.
Bestandsaufnahme: Postfächer, Daten, Geräte
Die Bestandsaufnahme beantwortet eine schlichte Frage: Was gibt es heute, und was davon soll mit? Dafür genügt eine interne Tabelle.
| Bereich | Was Sie erfassen | Wozu es dient |
|---|---|---|
| Postfächer | Personen, Sammeladressen, Verteiler, Weiterleitungen, Vertretungen | Grundlage für Konten, Lizenzen und Zugriffsrechte |
| Daten | Ordner auf dem Fileserver, lokale Ablagen, ältere Mailbestände | Entscheidung, was umzieht, was archiviert und was gelöscht wird |
| Geräte | PCs und Notebooks mit Betriebssystem, Smartphones, Besprechungsräume | Planung von Ersatz vor oder mit dem Umzug |
| Anwendungen | Fachanwendungen mit Mailversand oder Kalenderanbindung, Vorlagen mit festen Pfaden | Abläufe, die nach dem Stichtag sonst stillstehen |
| Zugänge | Domainverwaltung, Administratorkonten, Benutzerverzeichnis, laufende Verträge | Klarheit, wer Änderungen freigeben kann |
Bei den Daten ist die wichtigste Frage keine technische, sondern: Was darf weg? Alte Mailbestände sollten Sie nicht ungeprüft löschen, denn geschäftliche Korrespondenz kann Fristen unterliegen; mehr dazu im Beitrag zur Aufbewahrungspflicht von E-Mails.
Auf den Geräten zählt auch der Programmstand. Für die Kaufversionen 2016 und 2019 der Büroprogramme von Microsoft endete der Support am 14. Oktober 2025, für 2021 am 13. Oktober 2026 (Stand: Oktober 2026, Supportübersicht in der Microsoft-Dokumentation (externe Website)). Für die Zugänge ist zu klären, ob Konten aus einem lokalen Active Directory übernommen werden oder neu in der Cloud entstehen.
Zum Abhaken:
- Postfächer und Sammeladressen mit verantwortlicher Person aufgelistet
- Vertretungen, Weiterleitungen und Verteiler notiert
- Datenbestände in „umziehen“, „archivieren“ und „löschen“ sortiert
- Geräte mit Betriebssystemstand erfasst, Ersatz eingeplant
- Fachanwendungen mit Mail- oder Kalenderfunktion benannt
- Entscheidung über das Benutzerverzeichnis getroffen
Lizenzwahl nach Kriterien statt nach Gewohnheit
Die Lizenz folgt aus der Arbeit, nicht aus der Gewohnheit, allen dasselbe zu geben. Vor der Bestellung sollten drei Fragen beantwortet sein.
Wie groß wird das Unternehmen? Die Lizenzen für kleinere Unternehmen sind laut Microsoft auf höchstens 300 Nutzerlizenzen je Mandant, also je Microsoft-365-Umgebung eines Unternehmens, ausgelegt (Stand: Oktober 2026, Übersicht der Lizenzfamilien in der Microsoft-Dokumentation (externe Website)). Wer absehbar darüber hinauswächst, plant von Anfang an mit den Lizenzen für größere Organisationen.
Wer braucht welche Programme? Vermerken Sie in der Liste aus der Bestandsaufnahme bei jeder Person, ob sie die installierbaren Programme am PC nutzt oder überwiegend im Browser und am Smartphone arbeitet. Für Terminals in Lager oder Produktion, an denen mehrere Personen arbeiten, ist zu klären, ob jede Person ein eigenes Konto erhält.
Welcher Schutz soll ab dem ersten Tag greifen? Geräteverwaltung per Mobile Device Management und Regeln für den bedingten Zugriff stecken nicht in jeder Lizenz, und auch ob Microsoft Teams enthalten ist, hängt vom Lizenzmodell ab. Entscheiden Sie deshalb zuerst, welche Richtlinien laufen sollen, und wählen Sie die Lizenz danach.
Laufzeit und Vertragsform bestimmen, wie flexibel Sie später reduzieren oder wechseln. Wie wir Lizenzen nach dem Umzug zuordnen und aktuell halten, beschreibt unsere Seite zur Microsoft-365-Verwaltung.
Zum Abhaken:
- Nutzerzahl und Wachstum der nächsten Jahre geschätzt
- je Person vermerkt, ob installierbare Programme nötig sind
- Konten für gemeinsam genutzte Terminals geregelt
- Schutzfunktionen festgelegt, Lizenz danach gewählt
- Laufzeit und Vertragsform entschieden
Datenübernahme und Zeitplan
Wie Postfächer nach Exchange Online und Dateien nach SharePoint technisch umziehen, hängt vom heutigen System ab; Einzelheiten dazu finden Sie bei unserer Microsoft-365-Migration für Unternehmen. Für Ihre interne Planung zählen zwei Entscheidungen.
Erstens der Umfang: Ziehen alle Mails und Dateien um oder nur die der letzten Jahre? Ein Schnitt verkürzt die Übertragung, aber der Rest braucht einen festen Ort. Zweitens der Termin: Legen Sie den Stichtag nicht in einen Monatsabschluss, nicht in die Hauptsaison und nicht in den Urlaub von Schlüsselpersonen.
Ein Zeitplan für einen Betrieb mit 20 bis 40 Arbeitsplätzen kann so aussehen:
- Etwa vier Wochen vorher: Bestandsaufnahme abgeschlossen, Lizenzen bestellt, Stichtag intern angekündigt.
- Zwei Wochen vorher: Eine kleine Pilotgruppe probiert Anmeldung, Programme und Smartphone im neuen System aus, ihre Rückmeldungen fließen in die Planung ein.
- In der Woche davor: Alle haben den zweiten Anmeldefaktor registriert, eine Kurzanleitung liegt bereit, Aufräumarbeiten sind erledigt.
- Stichtag: Umstellung außerhalb der Arbeitszeit; am ersten Arbeitstag danach sind Ansprechpersonen erreichbar.
- Zwei Wochen danach: Offene Punkte sind gesammelt und erledigt, das Altsystem wird erst nach der Kontrolle abgeschaltet.
Aufbewahrungspflichtige Mailbestände, die nicht vollständig umziehen, müssen für eine Außenprüfung des Finanzamts auswertbar bleiben.
Ablage- und Rechtestruktur
Die neue Ablage in SharePoint und OneDrive ist die Gelegenheit, gewachsene Ordner und Rechte zu ordnen. Die eigentliche Arbeit steckt dabei weniger in der Technik als in der Frage, wer welche Unterlagen sehen darf, und die kann nur Ihr Unternehmen beantworten.
Angenommen, ein Großhandel für Landtechnik-Ersatzteile mit 30 Mitarbeitenden plant seine Ablage. Eine erste Rechteübersicht könnte so aussehen:
| Bereich | Bearbeiten | Lesen | Externe |
|---|---|---|---|
| Vertrieb | Vertriebsteam | Geschäftsführung, Lager | nach Freigabe, etwa Handelsvertretungen |
| Lager und Versand | Lagerteam | Vertrieb | keine |
| Buchhaltung | Buchhaltung | Geschäftsführung | Steuerberatung über eine eigene Freigabe |
| Personal | Geschäftsführung | niemand sonst | keine |
| Vorlagen und Richtlinien | Assistenz der Geschäftsführung | alle | keine |
Aus einer solchen Übersicht ergibt sich, welche Bereiche ein eigenes Team bekommen und welchen eine Bibliothek genügt. Wie wir Struktur, Datenübernahme und Schulung umsetzen, beschreibt die Seite Teams und SharePoint einführen.
Zum Abhaken:
- verantwortliche Person je Bereich benannt
- vertrauliche Bereiche wie Personal festgelegt
- Regel für Freigaben an Externe beschlossen
- Umgang mit Dateien ausscheidender Mitarbeitender geklärt
- Namensregeln für Teams und Ordner vereinbart
Sicherheit von Anfang an: MFA und Richtlinien
Nach dem Umzug sind Postfächer und Dateien über das Internet erreichbar, geschützt vor allem durch die Anmeldung. Deshalb gehört die Multi-Faktor-Authentifizierung vor den ersten Datenumzug, nicht in die Wochen danach. Die Konten und Anmelderegeln liegen in Microsoft Entra ID, dem Verzeichnisdienst hinter Microsoft 365.
Vor dem Stichtag sollten diese Richtlinien entschieden sein:
- Zweiter Faktor für alle Konten, auch für die Geschäftsführung
- Eigene Konten für Verwaltungsaufgaben, damit das Alltagskonto ohne Administratorrechte auskommt
- Programme und Geräte, die sich nur mit Benutzername und Kennwort anmelden können, vorab ersetzt
- Automatische Weiterleitungen an externe Adressen nur nach Freigabe
- Hilfe beim Handywechsel: Wer unterstützt, wenn jemand sein Smartphone verliert oder wechselt?
- Eigene Sicherung der Daten in Microsoft 365, etwa mit einem Microsoft 365 Backup
Einführung und Schulung
Technisch ist der Umzug am Stichtag erledigt, im Alltag beginnt er erst. Neue Gewohnheiten wie Links statt Anhängen, Kanäle statt Rundmails und gemeinsames Bearbeiten statt Versionsnummern im Dateinamen entstehen durch Begleitung, nicht durch eine Ankündigung.
Drei Rollen helfen dabei:
- Projektverantwortung in der Geschäftsführung: eine Person, die entscheidet und Prioritäten setzt
- Ansprechpersonen in den Abteilungen: Kolleginnen und Kollegen, die das neue System früh nutzen, Fragen sammeln und bei einfachen Problemen helfen
- Externe Unterstützung für Einrichtung, Schulung und die Fragen der ersten Wochen
Schulen Sie in kurzen Einheiten an Aufgaben aus dem eigenen Arbeitsalltag. Eine Rückmelderunde einige Wochen nach dem Start zeigt, wo Struktur oder Rechte nachgebessert werden sollten.
Zum Abhaken:
- Projektverantwortung und Ansprechpersonen benannt
- Kurzanleitung für den ersten Tag erstellt
- Schulungstermine nach Abteilungen geplant
- Regeln für Mail, Chat und Ablage vereinbart
- Rückmelderunde nach dem Start terminiert
Fazit: Microsoft-365-Umstellung mit der Checkliste vorbereiten
Gehen Sie die Punkte in dieser Reihenfolge an: Bestandsaufnahme und Lizenzen zuerst, dann Zeitplan und Ablage, der Anmeldeschutz vor dem ersten Datenumzug und die Schulung rund um den Stichtag. Was Ihr Unternehmen intern entscheidet, kann Ihnen kein Dienstleister abnehmen; die technische Umsetzung dagegen schon. Was bei Ihnen noch offen ist, klären wir in einer kostenlosen Beratung.
Häufige Fragen
Brauchen wir für die Umstellung auf Microsoft 365 neue Computer?
Nein, nicht zwingend, solange die vorhandenen Geräte ein unterstütztes Windows haben. Für Windows 10 endete der Support am 14. Oktober 2025. Die Microsoft-365-Programme erhalten dort laut Microsoft neue Funktionen nur bis zur Version 2608, danach bis zum 10. Oktober 2028 nur noch Sicherheitsupdates (Stand: Oktober 2026, Hinweise in der Microsoft-Dokumentation (externe Website)). Microsoft empfiehlt den Wechsel auf Windows 11. Wann sich bei älteren Geräten der Austausch lohnt, erklärt unser Beitrag zum Hardware-Lebenszyklus.
Sollten wir Microsoft 365 und die Teams-Telefonie gleichzeitig einführen?
Nein, in der Regel ist es einfacher, beides nacheinander einzuführen. Wechseln Postfächer, Ablage und Telefonie auf einmal, muss sich Ihr Team an vieles gleichzeitig gewöhnen, und bei Störungen ist die Ursache schwerer einzugrenzen. Läuft Microsoft 365 stabil, lässt sich die Microsoft Teams Telefonie gezielt ergänzen.
Müssen wir den Betriebsrat bei der Einführung von Microsoft 365 beteiligen?
Ja, ein vorhandener Betriebsrat sollte früh eingebunden werden. Er bestimmt nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mit, wenn ein Unternehmen technische Einrichtungen einführt, die dem Überwachen von Verhalten oder Leistung der Belegschaft dienen sollen. Microsoft 365 zeichnet unter anderem Anmeldungen und Aktivitäten in Protokollen auf, die sich personenbezogen auswerten lassen. Wie weit die Mitbestimmung reicht, bewerten Sie mit Ihrer Rechtsberatung; eine Betriebsvereinbarung kann regeln, wer welche Protokolle wofür auswerten darf.
Kostenlose Beratung
Welche Punkte der Checkliste sind bei Ihnen noch offen?
Im Gespräch klären wir, welche Entscheidungen vor Ihrem Umzug nach Microsoft 365 noch ausstehen.
Transparenzhinweis: Dieser Beitrag ist mit Unterstützung von KI-Werkzeugen entstanden. Die redaktionelle Verantwortung für Inhalt und Aussagen liegt bei der ProNet Systems GmbH.
