Drei Programme für ein Gespräch
Telefoniert wird am Tischtelefon, gechattet im Messenger und konferiert in einem dritten Programm. Niemand weiß, welcher Kanal gerade gilt.
Telefonie & Kommunikation
Unified Communications: Telefonie, Chat und Video zusammenführen
Unified Communications verbindet Telefon, Chat, Videokonferenz und Präsenzanzeige zu einer gemeinsamen Arbeitsoberfläche. Sie sehen auf einen Blick, wer erreichbar ist, wählen per Klick aus Ihren Programmen und erkennen Anrufer, bevor Sie abheben. Wir planen die Lösung, binden Ihre Anwendungen an und schulen Ihr Team.
Überblick
Unified Communications im Überblick
Unified Communications bezeichnet das Zusammenführen verschiedener Kommunikationswege – Telefonie, Chat, Video, Präsenz und Mailbox – in einer Anwendung mit einheitlicher Bedienung. Statt zwischen Telefon, Messenger und Konferenzprogramm zu wechseln, arbeitet Ihr Team mit einer Oberfläche am Computer oder Smartphone.
Spürbaren Nutzen bringt im Alltag vor allem die Telefonie-Integration, kurz CTI. Eine Rufnummer in der Kundenliste, im E-Mail-Programm oder im Ticketsystem wird per Klick gewählt, das lästige Abtippen entfällt. Ruft jemand an, erscheinen Name und Firma aus Ihrem Adressbuch oder Kundenverwaltungsprogramm, und wer möchte, öffnet direkt den passenden Datensatz.
Die Präsenzanzeige zeigt, ob eine Kollegin telefoniert, im Termin ist oder gerade nicht am Platz sitzt. Verknüpft mit dem Kalender aus Microsoft 365 aktualisiert sich der Status von selbst. So wird weniger ins Leere verbunden, und Anrufe landen schneller bei jemandem, der sie annehmen kann.
Grundlage ist eine Telefonanlage: eine Cloud-Telefonanlage, eine Anlage im eigenen Haus oder Microsoft Teams. Arbeitet Ihr Unternehmen bereits mit Teams, kann die Telefonie in Microsoft Teams der naheliegende Weg sein. Alle Bauformen stellen wir auf der Seite Telefonanlage für Unternehmen vor. Welche Integration für Sie sinnvoll ist, finden wir in einer kostenlosen Erstberatung gemeinsam heraus.
Unser Vorgehen
So führen wir Ihre Kommunikationswege zusammen
Wir beginnen mit einer einfachen Frage: Welche Programme sind bei Ihnen den ganzen Tag geöffnet? Im Vertrieb ist das etwa die Kundenverwaltung, im Service das Ticketsystem, in der Verwaltung das E-Mail-Programm. Daraus ergibt sich, wo Wählen per Klick und Anruferanzeige den meisten Aufwand sparen.
Danach legen wir fest, welche Kontaktquellen die Lösung durchsuchen darf, und richten die Verbindung zur Telefonanlage ein. Präsenz, Kalender und Chat stimmen wir so ab, dass ein Status nicht in drei Programmen gepflegt werden muss. Besprechungsräume mit Kamera und Raummikrofon statten wir über unsere Konferenzraumtechnik aus, damit Videokonferenzen auch dort gut klingen.
Bevor alle umsteigen, testet eine kleine Gruppe die Einstellungen im Alltag. Ihre Rückmeldungen fließen in die endgültige Einrichtung ein, erst dann folgen Schulung und Einführung für das ganze Team. Gemeinsam mit Ihnen halten wir auch fest, welcher Kanal wofür gedacht ist: Chat für kurze Rückfragen, Telefon für Kundengespräche, Video für Abstimmungen mit Bildschirm. Solche einfachen Regeln tragen viel dazu bei, dass die neue Lösung im Alltag ankommt.
Kurz gesagt
Anruf, Präsenz und Kundendaten in einer Ansicht.
Typische Probleme
Warum Kommunikation im Büro zerfasern kann
In vielen Unternehmen sind Telefon, Chat und Video nach und nach gewachsen. Jedes Werkzeug funktioniert für sich, zusammen ergeben sie aber Reibungsverluste.
Falscher Präsenzstatus
Der Status zeigt „verfügbar“, obwohl die Person seit einer Stunde im Kundentermin sitzt, weil der Kalender nicht angebunden ist.
Kontakte an vielen Orten
Telefonnummern liegen im Telefonbuch der Anlage, im E-Mail-Programm und in der Kundenverwaltung, jeweils in einem anderen Stand.
Unbekannte Anrufer
Ohne Anruferanzeige beginnt jedes Gespräch mit der Frage nach Name und Kundennummer.
Private Messenger im Einsatz
Fehlt eine abgestimmte Firmenlösung, weichen Mitarbeitende auf private Dienste aus, über die das Unternehmen keine Kontrolle hat.
Funktionen ohne Einführung
Werden neue Werkzeuge ohne Schulung freigeschaltet, nutzt das Team nur einen Bruchteil und kehrt zu alten Gewohnheiten zurück.
Datenschutz zu spät bedacht
Anruflisten und Präsenzangaben sind personenbezogene Daten. Wer sie erst nachträglich regelt, muss Einstellungen mühsam zurückbauen.
Einsatzszenarien
Wo Unified Communications im Alltag spürbar hilft
Kundenverwaltung
Vertrieb und Innendienst
Wer viel telefoniert, profitiert besonders von Wählen per Klick und Anruferanzeige.
- Kundendatensatz öffnet sich beim Anruf
- Rückrufe direkt aus der Anrufliste
- Gesprächsnotizen ohne Programmwechsel
Ticketsystem
Service und Support
Je nach Ticketsystem lassen sich Anrufe dem richtigen Vorgang zuordnen.
- Anrufer wird anhand der Rufnummer erkannt
- Wählen aus dem Ticket heraus
- Präsenz zeigt, wer gerade frei ist
Zusammenarbeit
Verteilte Projektteams
Teams, die über mehrere Standorte und das Homeoffice verteilt sind, stimmen sich per Chat und Video ab.
- Ein Status für alle Arbeitsorte
- Vom Chat direkt ins Gespräch
- Bildschirmfreigabe für schnelle Abstimmungen
Ablauf
Von der Bestandsaufnahme zum individuellen Angebot
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01
Erstgespräch
Wir klären, welche Programme Ihr Team nutzt und wo heute Zeit verloren geht.
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02
Analyse der Anwendungen
Wir prüfen, welche Programme sich an die Telefonanlage anbinden lassen und welche Kontaktquellen es gibt.
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03
Integrationsplan und Angebot
Wir beschreiben, welche Programme angebunden werden, welche Endgeräte nötig sind und wie die Einführung abläuft, und erstellen dazu ein individuelles Angebot.
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04
Testphase und Einführung
Eine Pilotgruppe testet die Lösung, danach richten wir sie für alle ein und schulen Ihr Team.
Wie eng sollen Telefonie und Ihre Anwendungen zusammenarbeiten?
Nennen Sie uns Ihre wichtigsten Anwendungen. Wir prüfen die Anbindung und erstellen ein individuelles Angebot für Integration und Einführung.
FAQ
Häufige Fragen zu Unified Communications
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Brauchen wir für Unified Communications eine neue Telefonanlage?
Nein, nicht zwingend. Viele vorhandene IP-Telefonanlagen und Cloud-Lösungen lassen sich um CTI, Präsenz und Chat erweitern. Ob Ihre Anlage das kann oder ein Wechsel sinnvoller ist, prüfen wir bei der Bestandsaufnahme.
Welche Programme lassen sich per CTI an die Telefonanlage anbinden?
Infrage kommen zum Beispiel E-Mail-Programm, Kundenverwaltung, Ticketsystem und das Adressbuch aus Microsoft 365. Voraussetzung ist eine Schnittstelle, über die Programm und Telefonanlage Daten austauschen. Welche Ihrer Anwendungen dafür geeignet sind, klären wir vorab mit Ihnen und bei Bedarf mit dem Softwareanbieter.
Was ist der Unterschied zwischen Unified Communications und Teams-Telefonie?
Unified Communications ist der Oberbegriff für das Zusammenführen von Telefon, Chat, Video und Präsenz. Teams-Telefonie ist eine mögliche Umsetzung, bei der Microsoft Teams auch die Aufgaben der Telefonanlage übernimmt. Daneben gibt es Lösungen, die eine bestehende Anlage mit diesen Funktionen ergänzen.
Was ist bei Unified Communications mit dem Betriebsrat zu klären?
Ist bei Ihnen ein Betriebsrat gewählt, binden Sie ihn frühzeitig ein. Präsenzanzeige und Anruflisten können Rückschlüsse auf Verhalten und Leistung zulassen, und für technische Einrichtungen zur Überwachung sieht das Betriebsverfassungsgesetz ein Mitbestimmungsrecht vor. Wir liefern die technischen Angaben und nutzen die Einstellmöglichkeiten der Lösung für eine datensparsame Konfiguration; eine rechtliche Bewertung ersetzt das nicht.
Können Mitarbeitende ihren Präsenzstatus bei Unified Communications selbst steuern?
Ja, der Status lässt sich von Hand setzen, etwa auf „Nicht stören“ oder „Abwesend“. Zusätzlich passt die Lösung ihn automatisch an Termine und Telefonate an. Wie weit sich diese Automatik und die Sichtbarkeit des Status einschränken lassen, hängt von der Lösung ab – in Microsoft Teams etwa ist die Kalenderanbindung fest vorgesehen. Vor der Einführung zeigen wir Ihnen, welche Einstellungen Ihre Lösung bietet.
Wie schützen Sie Chat und Videokonferenzen in einer Unified-Communications-Lösung?
Soweit die Lösung es unterstützt, richten wir sie so ein, dass Verbindungsaufbau und Gespräche verschlüsselt übertragen werden. Für die Anmeldung setzen wir zusätzlich auf Multi-Faktor-Authentifizierung. Wer Chatverläufe, Aufzeichnungen und Dateien sehen darf, regeln wir über Rechte und Gruppen. Außerdem legen wir mit Ihnen fest, wie lange solche Inhalte gespeichert bleiben.
Weiterführende Seiten
Kommunikationswege zusammenführen lassen
Beschreiben Sie kurz Ihre Telefonanlage und die Programme, mit denen Ihr Team arbeitet. Wir nehmen Kontakt mit Ihnen auf und zeigen, welche Wege sich sinnvoll zusammenführen lassen.