Exchange-Betreuung: E-Mail, Kalender und Kontakte im Griff

Nein, solange ein freigegebenes Postfach höchstens 50 GB speichert und keine Zusatzfunktionen wie ein erweitertes Archiv benötigt. Jede Person, die darauf zugreift, braucht allerdings ein eigenes lizenziertes Postfach. Microsoft empfiehlt außerdem, die direkte Anmeldung am freigegebenen Postfach gesperrt zu lassen, und nennt 25 Personen als Obergrenze für den gemeinsamen Zugriff (Stand: Oktober 2026).

Ja, je nach Lösung. Hängt der Mailserver die Signatur beim Versand an, tragen auch Nachrichten vom Smartphone oder aus dem Browser dieselben Angaben; fügt das E-Mail-Programm sie ein, hängt es vom Gerät ab. Achten Sie in jedem Fall auf die Pflichtangaben: Für die GmbH schreibt § 35a GmbHG für Geschäftsbriefe in jeder Form unter anderem Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und alle Geschäftsführer vor. Für andere Rechtsformen gelten vergleichbare Regeln; dies ist keine Rechtsberatung.

Das Konto wird gesperrt, das Postfach bleibt aber zunächst erhalten. In Exchange Online lässt es sich in ein freigegebenes Postfach umwandeln, auf das die Nachfolge zugreift, und eine automatische Antwort verweist auf die neue Ansprechperson. Wie lange Sie das Postfach behalten und wer Einblick erhält, sollten Sie vorher regeln, besonders wenn die private Nutzung erlaubt war. Beziehen Sie dabei Ihre Datenschutzbeauftragte bzw. Ihren Datenschutzbeauftragten oder die intern verantwortliche Person ein; dies ist keine Rechtsberatung.

Für Adressen, unter denen Anfragen von Kunden eintreffen, empfehlen wir ein freigegebenes Postfach. Alle Berechtigten arbeiten dann in einem gemeinsamen Posteingang und antworten mit der Funktionsadresse als Absender. Ein Verteiler stellt dagegen jedem Mitglied eine eigene Kopie zu; geantwortet wird aus den persönlichen Postfächern, und zwei Personen bearbeiten leicht dieselbe Anfrage. Ein neuer Verteiler in Exchange Online nimmt außerdem zunächst nur Nachrichten aus dem eigenen Unternehmen an, für Post von außen muss das umgestellt werden (Stand: Oktober 2026).

Ja, für eine Übergangszeit. Weil diese Versionen keine regulären Sicherheitsupdates mehr erhalten, schränken wir den Zugriff aus dem Internet so weit wie möglich ein und prüfen die Sicherung. Mit Ihnen legen wir einen Termin für den Wechsel fest, zur Subscription Edition oder zu Exchange Online. Die möglichen Upgrade-Pfade erläutert unser Ratgeber zum Exchange Server Supportende.

Ja, dafür gibt es mehrere Wege, etwa die Anmeldung über ein Postfach oder einen Connector, der Ihr System an einem Zertifikat oder einer festen IP-Adresse erkennt. Welcher Weg passt, hängt davon ab, ob die Nachrichten nur intern oder auch an Kunden gehen und welche Verfahren das Gerät beherrscht. Für die einfache Anmeldung mit Benutzername und Kennwort hat Microsoft das Auslaufen angekündigt, und Geräte ohne TLS 1.2 brauchen einen Umweg, etwa über einen eigenen Mailserver (Stand: Oktober 2026).

Nein, für die Verwaltung von Konten, Rechten und Einstellungen müssen Ihre Nachrichten nicht gelesen werden. Ein Blick in Inhalte ist nur bei einem konkreten Anlass nötig, etwa wenn eine gelöschte E-Mail wiederhergestellt werden soll; wie Sie solche Zugriffe freigeben, legen wir gemeinsam fest. Wie jede unserer Tätigkeiten dokumentieren wir auch diese im Ticketsystem.