Abtippen zwischen Programmen
Angaben aus einer E-Mail landen per Hand in einer Liste und von dort noch einmal in einem zweiten Programm. Jede Übertragung kostet Zeit und birgt das Risiko von Tippfehlern.
KI & Automatisierung
Prozessautomatisierung: wiederkehrende Abläufe automatisieren
Prozessautomatisierung übernimmt die Arbeitsschritte, die in Ihrem Büro jedes Mal nach demselben Muster ablaufen: Anträge weiterreichen, Daten übertragen, Beteiligte erinnern. Wir zeichnen den Ablauf mit Ihnen auf, setzen ihn als Workflow mit oder ohne KI um und richten Fehlermeldungen ein, damit ein hängender Vorgang auffällt.
Überblick
Was ist Prozessautomatisierung?
Bei der Prozessautomatisierung führt Software festgelegte Arbeitsschritte selbsttätig aus. Ein Auslöser setzt den Ablauf in Gang, etwa eine eingehende E-Mail, ein abgeschicktes Formular oder ein bestimmter Wochentag. Danach folgen Schritte nach Regeln: eine Aufgabe anlegen, eine Freigabe einholen, eine Liste aktualisieren, eine Nachricht verschicken. Weitgehend gleichbedeutend ist der Begriff Workflow-Automatisierung.
Viele Abläufe kommen ohne KI aus, weil sich ihre Regeln klar beschreiben lassen. KI wird dann interessant, wenn ein Schritt Verständnis von Freitext verlangt, zum Beispiel das Einordnen einer frei formulierten Anfrage. Ein KI-Agent geht weiter und entscheidet selbst, welche Schritte er in welcher Reihenfolge ausführt. Solche Agenten setzen wir zurückhaltend ein: mit eng begrenzten Rechten und einer Freigabe durch Menschen, bevor etwas Wichtiges passiert.
Zur Prozessautomatisierung gehören auch digitale Formulare und Checklisten. Sie ersetzen ausgedruckte Vorlagen und lose Tabellen, prüfen Pflichtangaben gleich bei der Eingabe und stoßen danach den passenden Ablauf an. Wo Programme direkt Daten austauschen sollen, kommt die API-Integration ins Spiel.
Prozessautomatisierung ist Teil unseres Leistungsbereichs KI und Automatisierung. Welche Abläufe sich bei Ihnen eignen, zeigt ein kostenloses Erstgespräch.
Unser Vorgehen
So automatisieren wir Ihre Abläufe
Bevor wir etwas bauen, zeichnen wir den Ablauf gemeinsam mit den Beteiligten auf: Was löst ihn aus, welche Schritte folgen, wer muss zustimmen, und was passiert im Ausnahmefall? Gerade die Ausnahmen entscheiden darüber, ob eine Automatisierung im Alltag trägt. Ein Urlaubsantrag ohne Vertretung oder eine Anfrage in einer Fremdsprache braucht einen eigenen Weg.
Für die Umsetzung wählen wir das Werkzeug nach der Aufgabe. Infrage kommen Automatisierungsfunktionen, die in vorhandenen Lizenzen bereits enthalten sind, eigenständige Workflow-Software oder ein kleines Programm, wenn kein Standardwerkzeug passt. Wir testen den Ablauf mit echten Beispielen aus Ihrem Betrieb, bevor er produktiv geht.
Zu einer sauberen Automatisierung gehören eine verantwortliche Person bei Ihnen, eine Beschreibung in der IT-Dokumentation und eine Fehlermeldung an ein Postfach, das tatsächlich gelesen wird. Ziel ist, dass ein abgebrochener Schritt bemerkt wird, bevor Anfragen liegen bleiben. Für den Notfall legen wir fest, wie der Vorgang ohne Automatisierung weiterläuft.
Kurz gesagt
Jeder Ablauf hat einen Auslöser, klare Schritte und einen Weg für Fehler.
Typische Probleme
Wo wiederkehrende Abläufe heute Zeit verlieren
Freigaben im E-Mail-Verlauf
Wer einen Antrag genehmigt hat, steht irgendwo in einer Antwort auf eine Antwort. Ist die zuständige Person im Urlaub, bleibt der Vorgang liegen.
Sammelpostfach ohne Zuständigkeit
Anfragen an eine allgemeine Adresse lesen alle, beantworten will sie niemand so recht.
Listen in mehreren Fassungen
Eine Tabelle wird per E-Mail verschickt, ergänzt und zurückgeschickt. Am Ende gibt es drei Stände und keinen gültigen.
Vergessene Schritte beim Eintritt
Für neue Mitarbeitende fehlt am ersten Tag das Konto, der Zugang zur Fachanwendung oder das Notebook, weil die Schritte nur im Kopf einer Person existieren.
Automatisierungen ohne Besitzer
Jemand hat vor Jahren einen Ablauf gebaut und arbeitet inzwischen nicht mehr im Unternehmen. Niemand weiß, was der Ablauf genau tut.
Fehler, die niemand bemerkt
Ein Ablauf bricht nach einer Passwortänderung ab und meldet sich nicht. Erst Wochen später fällt auf, dass Anfragen nicht angekommen sind.
Einsatzszenarien
Beispiele aus Verwaltung, Vertrieb und IT
Büro
Verwaltung
Ein Urlaubsantrag wird im Formular gestellt, geht an die Teamleitung und nach der Zustimmung automatisch in den gemeinsamen Kalender.
- Anträge mit Vertretungsregel
- Eintritt und Austritt nach Checkliste
- Erinnerungen an wiederkehrende Fristen
Kunden
Vertrieb
Angenommen, über das Kontaktformular Ihrer Website kommt eine Anfrage. Der Ablauf legt eine Aufgabe für die zuständige Ansprechperson an und verschickt eine Eingangsbestätigung an die interessierte Person.
- Anfragen nach Region oder Thema verteilen
- Nachfassen nach vereinbarter Zeit
- Übersicht offener Anfragen
Service
IT und Support
E-Mails an die Supportadresse werden zu Tickets im Ticketsystem. Eine KI schlägt anhand des Textes eine Kategorie vor, eine Regel ordnet das Ticket der passenden Gruppe zu.
- Ticketzuordnung nach Kategorie
- Benutzerkonten nach Vorlage anlegen
- Hinweise an Betroffene bei geplanten Wartungen
Ablauf
Vom Ablaufplan zum laufenden Workflow
-
01
Erstgespräch
Sie zeigen uns zwei oder drei Abläufe, die Ihr Team regelmäßig beschäftigen. Wir klären, welche Programme beteiligt sind und wer davon betroffen ist.
-
02
Aufnahme des Ablaufs
Mit den Beteiligten zeichnen wir den Ablauf einschließlich der Ausnahmen auf und markieren, wo heute Zeit verloren geht.
-
03
Individuelles Angebot
Sie erfahren, welches Werkzeug wir vorschlagen, welche Lizenzen nötig sind und wie aufwendig Umsetzung und Tests sind.
-
04
Umsetzung und Test
Wir bauen den Workflow, testen ihn mit echten Beispielen und passen ihn nach Ihren Rückmeldungen an.
-
05
Start und Betreuung
Nach dem Start beobachten wir die ersten Durchläufe und weisen die Beteiligten ein. Ändert sich später Ihre Organisation, passen wir den Ablauf nach Vereinbarung an.
Welcher Ablauf in Ihrem Büro folgt jedes Mal demselben Muster?
Zeigen Sie uns einen Vorgang, der Ihr Team regelmäßig aufhält. Wir skizzieren, wie er als Workflow aussehen könnte und was dafür nötig ist.
FAQ
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Woran erkennen wir einen Ablauf, der sich zum Automatisieren lohnt?
An drei Merkmalen: Er kommt regelmäßig vor, folgt weitgehend denselben Schritten und arbeitet mit Daten, die bereits digital vorliegen. Je öfter ein Vorgang anfällt und je mehr Personen beteiligt sind, desto eher rechnet sich die Umsetzung. Seltene Sonderfälle bleiben dagegen besser in Menschenhand.
Was passiert, wenn eine Automatisierung ausfällt oder falsch arbeitet?
Das hängt von der Art des Fehlers ab: Bricht ein Ablauf ab, meldet er das an das vereinbarte Postfach, und der Vorgang läuft von Hand weiter. Schwieriger sind Abläufe, die durchlaufen, aber falsche Ergebnisse liefern, etwa eine Anfrage in der falschen Gruppe. Dagegen helfen Stichproben in den ersten Wochen und das Protokoll des Workflows, in dem sich die einzelnen Durchläufe nachvollziehen lassen. Die Ursache, etwa ein abgelaufenes Kennwort oder ein geändertes Formularfeld, beheben wir anschließend.
Brauchen wir für Prozessautomatisierung zusätzliche Software?
Nicht unbedingt, das hängt von Ihren vorhandenen Programmen und Lizenzen ab. Wir prüfen zuerst, ob Ihre bestehende Umgebung passende Automatisierungsfunktionen mitbringt. Erst wenn diese nicht ausreichen, schlagen wir eine zusätzliche Workflow-Software oder eine eigene Entwicklung vor.
Können wir automatisierte Abläufe später selbst anpassen?
Das ist je nach Werkzeug möglich, und wir legen es vor der Umsetzung mit Ihnen fest. Einfache Änderungen wie neue Empfänger oder zusätzliche Formularfelder können geschulte Mitarbeitende dann selbst vornehmen. Größere Umbauten übernehmen wir, damit Dokumentation und Fehlerwege stimmen.
Lassen sich Papierformulare und Tabellenlisten durch digitale Formulare ersetzen?
Ja, für Anträge, Meldungen, Bestellungen oder Prüflisten ist das gut möglich. Das digitale Formular prüft Pflichtfelder, lässt sich je nach Werkzeug auch auf dem Smartphone ausfüllen und gibt die Angaben direkt an den nächsten Schritt weiter. Wir gestalten die Felder gemeinsam mit den Personen, die das Formular später nutzen.
Wer ist zuständig, wenn sich ein automatisierter Ablauf ändern muss?
Für jeden Ablauf benennen Sie eine verantwortliche Person, die über fachliche Änderungen entscheidet. Die technische Anpassung übernehmen wir oder ein geschultes Teammitglied, je nach Vereinbarung. In der Dokumentation steht, wer welche Rolle hat, damit Änderungen nicht an einer einzelnen Person hängen.
Weiterführende Seiten
Einen Ablauf automatisieren lassen
Beschreiben Sie den Vorgang in wenigen Sätzen: Was löst ihn aus, wer ist beteiligt, und welche Programme kommen vor? Daraus ergibt sich ein erster Plan für unser Gespräch.