Ein Heft als einzige Quelle
Kennwörter und Einstellungen stehen in einem Notizbuch oder einer Tabelle auf dem Rechner einer einzelnen Person. Ist sie nicht da, wird gesucht.
IT-Service & Betreuung
IT-Dokumentation für Unternehmen: Netzwerk und Systeme im Blick
Eine IT-Dokumentation hält fest, welche Geräte, Einstellungen und Zugänge Ihre IT ausmachen und wie sie zusammenhängen. Wir erfassen Ihre Umgebung, tragen Änderungen laufend nach und ergänzen die Unterlagen um ein IT-Notfallhandbuch, das die Reihenfolge für den Wiederanlauf festlegt.
Überblick
Was ist eine IT-Dokumentation?
Eine IT-Dokumentation ist die schriftliche Beschreibung Ihrer Informationstechnik. Sie nennt die Geräte im Netzwerk, die Einstellungen von Servern, Firewall und Arbeitsplätzen, die vorhandenen Zugänge und Softwarelizenzen sowie die Ansprechpersonen bei Herstellern und Anbietern. Wer eine Störung behebt, ein Gerät austauscht oder einen Arbeitsplatz für neue Mitarbeitende vorbereitet, schlägt dort nach, statt zu raten.
Zu einer brauchbaren Dokumentation gehören mehrere Teile. Die IT-Inventarisierung listet die Geräte mit Seriennummer, Standort und Kaufdatum auf, dazu die installierte Software, und bildet damit den Kern eines IT-Asset-Managements. Die Netzwerkdokumentation beschreibt den Netzplan, die Adressbereiche und die Aufteilung in VLANs. Hinzu kommen Konfigurationen, Benutzerrechte, Verträge und ein Protokoll der Änderungen.
Für unseren IT-Service für Unternehmen ist die Dokumentation das gemeinsame Arbeitsmaterial. Ihr fester Techniker pflegt sie, und die Stellvertretung findet darin, was sie für eine Vertretung braucht. So hängt die Betreuung nicht davon ab, wer gerade im Büro ist.
Der Nutzen reicht über unsere Arbeit hinaus. Kaufdatum und Supportende im Inventar sind die Basis für ein geplantes Lifecycle-Management, also den rechtzeitigen Ersatz von Geräten. Ein IT-Sicherheitscheck kommt schneller zu Ergebnissen, wenn Zugänge und Rechte bereits aufgeschrieben sind. Auch Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz lassen sich mit einer aktuellen Dokumentation besser belegen.
Welche dieser Teile bei Ihnen schon existieren, ist ein gutes Thema für eine kostenlose Erstberatung. Für Ersterfassung und Pflege folgt dann ein individuelles Angebot.
Unser Vorgehen
So erstellen und pflegen wir Ihre IT-Dokumentation
Zu Beginn gehen wir Serverraum, Netzwerkschränke und Arbeitsplätze durch und lesen die Einstellungen der Systeme aus. Vorhandene Listen, alte Netzpläne und Rechnungen mit Seriennummern gleichen wir mit dem tatsächlichen Stand ab. Geräte, die niemand zuordnen kann, halten wir als offene Punkte fest und klären sie mit Ihnen.
Die Inhalte ordnen wir so, dass man sie auch unter Zeitdruck findet: nach Standort, nach System und nach Zuständigkeit. Zugangsdaten gehören nicht in dieselbe Datei wie der Netzplan. Wir empfehlen einen geschützten Speicher, auf den nur berechtigte Personen zugreifen, und eine Notfallhinterlegung für die Geschäftsführung. Wie das bei Ihnen umgesetzt wird, legen wir gemeinsam fest.
Danach beginnt die Pflege. Ändern wir etwas an Ihrer IT, tragen wir ein, was geändert wurde, wann, von wem und aus welchem Anlass. Zusätzlich lässt sich vereinbaren, die Unterlagen in festen Abständen mit dem Ist-Zustand zu vergleichen, damit sich keine stillen Abweichungen ansammeln.
Kurz gesagt
Gegliedert nach Standort, System und Zuständigkeit – damit man auch unter Zeitdruck fündig wird.
Typische Probleme
Wenn die IT-Dokumentation fehlt oder veraltet ist
Ohne aktuelle Unterlagen dauert die Fehlersuche länger, und manche Entscheidung wird aus Unsicherheit vertagt. Die folgenden Lücken lassen sich mit einer geordneten Bestandsaufnahme schließen.
Unbekannte Geräte im Netz
Ein Kästchen im Netzwerkschrank blinkt seit Jahren, doch niemand weiß, wofür es da ist. Abschalten traut sich keiner.
Netzplan von gestern
Der Plan zeigt den Stand vor dem letzten Umbau. Wer danach Fehler sucht, wird in die falsche Richtung geschickt.
Kein Plan für den Neustart
Fällt der Server aus, ist offen, was zuerst zurückkommen muss – E-Mail, Branchensoftware oder Dateiablage. Ohne festgelegte Reihenfolge für die Disaster Recovery wird improvisiert.
Zugänge, die niemand mehr braucht
Konten früherer Mitarbeitender oder Dienstleister bleiben aktiv, weil es keine Übersicht gibt, wer welchen Zugang hat.
Verträge ohne Überblick
Laufzeiten, Kündigungsfristen und die Zahl der Lizenzen sind unbekannt. Das führt zu doppelten Kosten oder zu fehlenden Lizenzen.
Supportende übersehen
Weil Kaufdatum und Herstellerunterstützung nirgends stehen, laufen Geräte weiter, die keine Sicherheitsupdates mehr erhalten.
Einsatzszenarien
Wann sich eine gepflegte Dokumentation auszahlt
Den Wert einer IT-Dokumentation merkt man selten im Alltag, sondern in den Momenten, in denen etwas anders läuft als geplant. Drei Situationen zeigen, worauf es dann ankommt.
Betreuung
Die Vertretung übernimmt
Ihr fester Techniker ist im Urlaub, und ein Arbeitsplatz verliert die Verbindung zum Dateiserver. Die Stellvertretung findet Freigaben, Rechte und letzte Änderungen in der Dokumentation.
- Kurze Einarbeitung trotz neuer Ansprechperson
- Änderungen bleiben nachvollziehbar
- Kein Rätseln über Sonderlösungen
Notfall
Der Server fällt aus
Das IT-Notfallhandbuch legt fest, welche Systeme zuerst wieder laufen müssen, wo die Sicherungen liegen und wer informiert wird. Den Wiederaufbau aus den Backups übernehmen wir; nach einem Cyberangriff stimmen wir ihn mit denen ab, die den Angriff aufklären. Pläne für die Reaktion auf Angriffe entwickelt unser Partner für offensive IT-Sicherheit, die Rootsektor IT-Security GmbH, im Rahmen ihres Incident-Response-Managements bei Rootsektor (externe Website).
- Reihenfolge nach Bedeutung für Ihren Betrieb
- Wiederanlauf abgestimmt auf Ihre Ziele für RTO und RPO
- Ausgedruckte Fassung für den Fall, dass kein System läuft
Projekt
Ein Umzug steht an
Vor einem IT-Umzug zeigt die Dokumentation, welche Geräte wo stehen, welche Leitungen gebraucht werden und welche Verträge betroffen sind.
- Planung auf Basis des tatsächlichen Bestands
- Altgeräte gezielt aussortieren
- Neuer Standort von Anfang an dokumentiert
Ablauf
Von den ersten Unterlagen bis zum individuellen Angebot
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01
Vorhandenes sichten
Wir sehen uns an, was es bereits gibt – Tabellen, alte Netzpläne, Notizen oder Rechnungen. Manches davon lässt sich direkt übernehmen.
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02
Umfang festlegen
Gemeinsam bestimmen wir, welche Standorte und Systeme die Dokumentation abdeckt, wie detailliert sie wird und wer Zugriff erhält.
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03
Angebot erhalten
Auf dieser Grundlage erstellen wir ein individuelles Angebot für Ersterfassung, Notfallhandbuch und laufende Pflege.
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04
Ersterfassung
Wir nehmen Ihre Umgebung in Ihren Räumen und per Fernwartung auf und klären offene Punkte mit den Menschen, die die Systeme nutzen.
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05
Pflege im Betrieb
Die Dokumentation wächst mit Ihrer IT. Das Notfallhandbuch passen wir an, wenn sich an Servern, Datensicherung oder Zuständigkeiten etwas ändert.
Fände eine Vertretung morgen alle Zugänge zu Ihrer IT?
Wir prüfen mit Ihnen, was in Ihren Unterlagen steht und was fehlt, und schlagen einen Weg zu einer aktuellen IT-Dokumentation vor.
FAQ
Häufige Fragen zur IT-Dokumentation
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Können wir unsere IT-Dokumentation selbst einsehen?
Ja, die Dokumentation beschreibt Ihre IT und steht Ihnen zur Verfügung. In welcher Form Sie darauf zugreifen und wer in Ihrem Unternehmen welche Teile sehen darf, legen wir zu Beginn fest. Bei den Zugangsdaten empfiehlt es sich, den Kreis der Berechtigten bewusst klein zu halten.
Wo sollten die Zugangsdaten aus der IT-Dokumentation aufbewahrt werden?
Getrennt vom übrigen Inhalt und in einem geschützten Speicher, auf den nur berechtigte Personen zugreifen. Der BSI-Baustein ORP.4 (Anforderung A8) sieht schriftlich festgehaltene Kennwörter nur für eine Notfallhinterlegung vor, die geschützt verwahrt wird, und empfiehlt, den Einsatz eines Passwort-Managers zu prüfen. Wir besprechen mit Ihnen, welche Lösung passt und wie die Geschäftsführung im Ernstfall an die wichtigsten Zugänge kommt.
Was gehört in ein IT-Notfallhandbuch?
Ein IT-Notfallhandbuch enthält Zuständigkeiten und Kontaktdaten, die ersten Schritte bei einem Ausfall und die Reihenfolge, in der Systeme wieder in Betrieb gehen. Dazu kommen der Ablageort der Sicherungen und der Weg zu den Notfallzugängen. Das BSI empfiehlt im Baustein DER.4, das Handbuch regelmäßig auf Aktualität zu prüfen und so abzulegen, dass es auch im Notfall zugänglich ist. Eine ausgedruckte Fassung hilft, wenn kein System mehr läuft.
Wie oft wird die IT-Dokumentation aktualisiert?
Laufend und nicht nur zu festen Terminen. Lücken können dort entstehen, wo andere Hand anlegen, etwa ein Softwareanbieter bei einem Update oder ein Fachbetrieb bei neuen Netzwerkkabeln. Geben Sie uns in solchen Fällen Bescheid; auf Wunsch gleichen wir die Unterlagen zusätzlich in festen Abständen mit dem tatsächlichen Stand ab.
Dokumentieren Sie auch Systeme, die ein anderer Anbieter betreut?
Ja, soweit wir die nötigen Angaben bekommen. Für eine Branchensoftware halten wir zum Beispiel fest, auf welchem Server sie läuft, welche Version installiert ist und wie der Anbieter erreichbar ist. Die Einstellungen innerhalb der Software kennt der Anbieter am besten; an dieser Stelle verweisen wir auf seine Unterlagen.
Reicht eine automatisch erzeugte Geräteliste als IT-Dokumentation?
Nein, sie ist ein guter Anfang, deckt aber nur einen Teil ab. Werkzeuge erfassen Geräte, Software und Speicherplatz, erklären aber nicht, aus welchem Grund etwas so eingerichtet ist oder in welcher Reihenfolge Systeme nach einem Ausfall starten müssen. Solche Zusammenhänge schreiben Menschen auf.
Was kann unser Team selbst zur IT-Dokumentation beitragen?
Am meisten hilft es, wenn neue Geräte, Verträge und Zugänge nicht an der IT vorbei beschafft werden. Melden Sie uns Käufe, Kündigungen und Ein- oder Austritte von Mitarbeitenden, dann tragen wir sie ein. Rechnungen und Vertragsunterlagen, die bei Ihnen liegen, ergänzen die Angaben zu Kaufdatum und Laufzeit.
Weiterführende Seiten
Ihre IT auf dem Papier – aktuell und auffindbar
Grobe Angaben reichen: wie viele Arbeitsplätze und Standorte es gibt und was an Unterlagen schon existiert. Auf dieser Basis schätzen wir den Aufwand für Ersterfassung und Pflege ein und bereiten ein individuelles Angebot vor.