IT-Asset-Management einfach erklärt
Als Asset gilt in der IT jeder Bestandteil, der für den Betrieb einen Wert hat und deshalb verwaltet werden sollte. Dazu zählen Rechner, Server, ein Switch im Netzwerkschrank und Smartphones ebenso wie Programme, Lizenzen, Wartungsverträge und Abonnements für Online-Dienste. IT-Asset-Management hält fest, welche dieser Bestandteile es gibt, wo sie sich befinden, wer sie nutzt und in welcher Phase ihres Lebens sie stehen.
Anders als eine Inventur zum Stichtag begleitet das Verzeichnis den Bestand über die Zeit. Ein Gerät wird bestellt, ausgegeben, einer anderen Person zugeordnet, repariert und irgendwann ausgemustert. Diese Stationen werden nachgetragen, sodass die Liste den aktuellen Stand zeigt und nicht den des letzten Aufräumtags.
Die Anlagenbuchhaltung betrachtet dieselben Geräte unter anderen Gesichtspunkten, etwa Anschaffungswert und Abschreibung. Für die IT zählen andere Fragen: Erhält das Gerät noch Updates? Wer ist dafür verantwortlich? Welche Software läuft darauf? Das Asset-Verzeichnis ist ein Teil der IT-Dokumentation, die zusätzlich Netzwerk, Einstellungen und Zugänge beschreibt.
Der IT-Grundschutz des BSI setzt ebenfalls bei einer solchen Übersicht an: Für die Strukturanalyse sieht er eine tabellarische Liste der vorhandenen und geplanten IT-Systeme vor (BSI-Standard 200-2, Abschnitt 8.1.5).
Welche Angaben in das Verzeichnis gehören
Nicht alle Felder müssen am ersten Tag gefüllt sein. Mit diesen Angaben lässt sich gut beginnen:
- Bezeichnung und Kennung: Gerätetyp, Modell, Seriennummer und eine eigene Inventarnummer
- Zuordnung: Person oder Abteilung, Standort, bei mobilen Geräten auch das Homeoffice
- Beschaffung: Kauf- oder Leasingdatum, Lieferant und Vertrag
- Garantie und Support: Ende der Garantie oder Wartung sowie das Supportende von Betriebssystem und Firmware
- Software und Lizenzen: installierte Programme und die zugeordnete Softwarelizenz mit Laufzeit
- Lebensphase: bestellt, in Betrieb, in Reserve, in Reparatur, ausgemustert oder gelöscht
Budgetplanung im Herbst
Angenommen, die Geschäftsführerin eines Marktforschungsinstituts mit 35 Mitarbeitenden möchte wissen, welche IT-Ausgaben im kommenden Jahr anstehen. Es gibt eine Geräteliste, zuletzt gepflegt vor drei Jahren. Der Abgleich mit den Geräten, die sich tatsächlich im Netzwerk melden, deckt Lücken auf.
Vier Notebooks sind noch auf Personen eingetragen, die das Institut verlassen haben; zwei liegen im Schrank, zwei sind nicht auffindbar. Ein Speichersystem mit älteren Projektdaten erhält keine Firmware-Updates mehr. Für eine Statistiksoftware laufen acht Abonnements, genutzt werden fünf.
Mit der bereinigten Liste trifft das Institut drei Entscheidungen. Die beiden fehlenden Notebooks werden gesperrt, soweit sie per Mobile Device Management verwaltet werden, und ihre Zugänge geändert. Drei Abonnements werden zum nächsten möglichen Termin gekündigt. Der Ersatz des Speichersystems kommt ins Budget des ersten Halbjahres.
Erfassen und aktuell halten
Die erste Erfassung kombiniert mehrere Quellen. Werkzeuge zur Fernüberwachung wie Remote Monitoring and Management (RMM) und die Geräteverwaltung melden Rechner, die sich verbinden. Rechnungen und Verträge ergänzen Kaufdaten und Laufzeiten, und ein Rundgang findet Geräte, die nicht im Netzwerk hängen.
Danach entscheidet die Pflege. Neue Geräte werden bei der Ausgabe erfasst, Wechsel und Austritte nachgetragen, ausgemusterte Geräte mit Löschnachweis abgeschlossen. Den Update-Stand liefert das Patch-Management, und aus Garantie- und Supportdaten entsteht der Erneuerungsplan im Lifecycle-Management.
Gebraucht wird das Verzeichnis bei ganz unterschiedlichen Anlässen. Fragt ein Versicherer im Antrag zur Cyberversicherung nach Geräten ohne Herstellerunterstützung, steht die Antwort schon in der Liste. Kündigt ein Hersteller eine Lizenzprüfung an, lassen sich Installationen und Nachweise gegenüberstellen. Und wer im Urlaub vertritt, findet schneller heraus, welches Gerät wem gehört.
Wie Geräte beschafft, eingerichtet und ausgemustert werden, beschreibt unser Bereich Hardware und Software für KMU. Auf Grundlage des Bestands lassen sich Investitionen im Rahmen einer IT-Beratung planen. Fehlt ein verlässlicher Ausgangsstand, erfasst und bewertet eine IT-Infrastrukturanalyse die gesamte IT einmal strukturiert.
Wie ProNet unterstützt
Im Rahmen der IT-Dokumentation erfassen wir Ihre Geräte, Einstellungen und Zugänge und halten Inventar und Asset-Übersicht im laufenden Betrieb aktuell. So steht die Grundlage für Vertretung, Erneuerung und Sicherheitschecks bereit, wenn sie gebraucht wird. Was außerdem in eine gepflegte Dokumentation gehört, zeigt unsere Seite IT-Dokumentation für Unternehmen.