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Cloud- vs. IP-Telefonanlage – im Alltag Ihres Teams unterscheiden sich beide kaum, denn Warteschlangen, Gruppen und Ansagen gibt es hier wie dort. Der Unterschied liegt darin, wer die Anlage betreibt: Arbeiten Sie an mehreren Orten und möchten keine eigene Technik pflegen, passt die Cloud-Lösung. Hängen viele Sonderanschlüsse am Gebäude oder wollen Sie Daten und Einstellungen im Haus behalten, spricht mehr für die eigene IP-Telefonanlage.
Überblick
Beide Bauformen telefonieren über das Datennetz, also per VoIP. Seit klassische ISDN- und Analoganschlüsse durch All-IP-Anschlüsse weitgehend ersetzt wurden, ist das der Normalfall. Die Frage ist deshalb nicht mehr, ob Sie IP-Telefonie nutzen, sondern wo die Vermittlung stattfindet.
Eine Cloud-Telefonanlage läuft im Rechenzentrum eines Anbieters. Ihr Team telefoniert über Tischtelefone, Apps oder den Computer, verwaltet wird die Anlage in einem Portal im Browser. Eine IP-Telefonanlage steht dagegen bei Ihnen, entweder als Gerät im Serverschrank oder als zusätzliche virtuelle Maschine neben Ihren übrigen Servern. Mit dem öffentlichen Netz verbindet sie sich über einen SIP-Trunk.
Damit verschieben sich Aufgaben und Abhängigkeiten. Bei der Cloud-Lösung kümmert sich der Anbieter um die Software der Anlage, Sie sind dafür an seinen Funktionsumfang und an die Internetleitung gebunden. Bei der eigenen Anlage bestimmen Sie Funktionen und Datenhaltung selbst, tragen aber die Verantwortung für Updates, Sicherung und Stromversorgung.
Beide Wege bieten wir im Bereich Telefonanlage für Unternehmen an. Wir richten Ihre Cloud-Telefonanlage für Unternehmen ein oder planen eine IP-Telefonanlage vor Ort oder virtualisiert und konfigurieren die Funktionen, die Ihre Abläufe brauchen, soweit die gewählte Lösung sie bietet. Welche Bauform passt, finden wir gemeinsam in der kostenlosen Beratung heraus.
Entscheidungshilfe
Die Tabelle zeigt, worin sich beide Betriebsmodelle unterscheiden. Der genaue Funktionsumfang richtet sich nach dem Dienst bzw. der Anlage, die Sie wählen.
| Kriterium | Cloud-Telefonanlage | IP-Telefonanlage |
|---|---|---|
| Standort der Anlage | Rechenzentrum des Anbieters, im Haus bleiben nur Netzwerk und Endgeräte. | Ihr Serverraum, auf eigener Hardware oder virtualisiert. |
| Anbindung an das Telefonnetz | Übernimmt der Anbieter als Teil des Dienstes. | Über einen SIP-Trunk eines Anbieters, der eingerichtet und gegen Missbrauch abgesichert werden muss. |
| Softwarepflege der Anlage | Übernimmt der Anbieter im laufenden Dienst. | Liegt bei Ihnen bzw. Ihrem Dienstleister und gehört in die Wartungsplanung. |
| Ausfall der Internetleitung | Die Telefone im Büro bleiben stumm; ob Anrufe automatisch auf Mobilnummern ausweichen, hängt vom Dienst ab. | Interne Gespräche laufen weiter, externe Gespräche fallen über den SIP-Trunk ebenfalls aus. |
| Stromausfall | Ohne Notstrom für Router, Switches und Telefone ist die Anlage im Büro nicht erreichbar; Apps auf Mobilgeräten bleiben über das Mobilfunknetz nutzbar. | Zusätzlich muss die Anlage selbst über eine USV abgesichert sein. |
| Arbeiten außerhalb des Büros | Telefone und Apps melden sich über das Internet an der Anlage an. | Der Zugang von außen wird über eine abgesicherte Verbindung zur Anlage eingerichtet. |
| Sonderanschlüsse | Türsprechstelle oder Fax über Adapter, sofern der Dienst sie unterstützt. | Türsprechstelle, Fax und schnurlose DECT-Basisstationen direkt an der Anlage im Haus. |
| Anpassungen | Im Rahmen der Funktionen, die der Dienst anbietet. | Tiefer konfigurierbar, je nach Anlage; die Konfiguration liegt bei Ihnen. |
| Gesprächsdaten | Anruflisten und Mailbox liegen beim Anbieter, dazu gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. | Anruflisten und Mailbox bleiben auf Ihrer eigenen Technik. |
| Kostenlogik | Laufend je Nebenstelle und gebuchter Funktion, Endgeräte einmalig. | Anschaffung von Anlage und Lizenzen, Wartung sowie laufende Kosten für den SIP-Trunk. |
| Passt eher, wenn … | … an mehreren Orten gearbeitet wird und Sie keine eigene Anlage pflegen möchten. | … viele Sonderanschlüsse am Gebäude hängen oder Daten und Einstellungen im Haus bleiben sollen. |
Stärken
Beide Bauformen sind ausgereift. Welche Stärken für Sie zählen, hängt davon ab, wie verteilt Ihr Team arbeitet und was am Gebäude angeschlossen ist.
Die Cloud-Lösung kommt ohne Anlagenhardware im Haus aus, und um die Software kümmert sich der Anbieter. Neue Nebenstellen sind schnell gebucht, und wer im Homeoffice oder unterwegs arbeitet, ist unter derselben Durchwahl erreichbar wie am Schreibtisch.
Bei der eigenen Anlage legen Sie Funktionen und Einstellungen selbst fest, und Anruflisten sowie Mailbox bleiben auf Ihrer Technik. Türsprechstellen, Faxgeräte und schnurlose Telefone in Lager oder Werkstatt binden Sie direkt an, und interne Gespräche funktionieren auch, wenn die Internetleitung gestört ist.
Orientierung
Für die Wahl zählen die Zahl der Nebenstellen, die Zahl der Arbeitsorte und das, was am Gebäude angeschlossen ist.
Cloud-Telefonanlage
Es gibt keinen Serverraum und niemanden, der sich um eine Anlage kümmern soll. Die Cloud-Lösung wird im Portal des Anbieters verwaltet, eine Technikecke für die Anlage entfällt.
Abwägen
Über die Jahre sind Fax, Türsprechstelle und Sonderregeln dazugekommen. Ob sie sich in der Cloud abbilden lassen, entscheidet über die Bauform.
IP-Telefonanlage
Viele Nebenstellen, DECT in Halle und Lager und eine eigene Serverlandschaft sprechen für eine Anlage im Haus.
Kostenlogik
Bei der Cloud-Telefonanlage zahlen Sie laufend für die gebuchten Nebenstellen und Funktionen; eine Anlage müssen Sie nicht kaufen. Einmalig fallen Endgeräte, die Einrichtung im Portal des Anbieters und die Portierung der Rufnummern an. Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist variieren von Anbieter zu Anbieter und gehören vor dem Abschluss auf den Tisch.
Die IP-Telefonanlage verursacht zu Beginn Kosten für Anlage oder virtuelle Maschine, Lizenzen und Einrichtung. Im Betrieb kommen der SIP-Trunk, Wartung und Updates hinzu, je nach Anlage auch die Verlängerung von Softwarelizenzen. Läuft die Anlage auf einem vorhandenen Server, entfällt eigene Hardware, dafür beansprucht sie dessen Leistung.
Endgeräte, Netzwerkanpassungen und die Einweisung Ihres Teams fallen bei beiden Bauformen an. Was sich für Ihre Zahl an Nebenstellen und Standorten rechnet, beziffern wir Ihnen, sobald wir uns in einem kostenlosen Gespräch ein Bild gemacht haben – als individuelles Angebot.
Typische Fehler
Ob Alarmübertragung, Türsprechstelle oder Fax mit einem Cloud-Dienst funktionieren, gehört vor die Wahl der Bauform, nicht an den Umschalttag.
Auch die eigene Anlage erreicht das öffentliche Netz in der Regel über einen SIP-Trunk und damit über die Internetleitung. Fällt die Leitung aus, sind externe Gespräche in beiden Fällen betroffen; eine Umleitung auf Mobilnummern hilft bei beiden.
Wartung, Updates und die Verlängerung von Lizenzen fehlen im Vergleich, und die eigene Anlage wirkt günstiger, als sie über die Jahre ist.
Bei einem Notruf übermittelt der Anbieter neben der Rufnummer die Daten, die zur Bestimmung des Standorts nötig sind (§ 164 TKG). Wer Telefone an wechselnden Orten nutzt, sollte vorab klären, welche Anschrift dabei hinterlegt ist – ein technischer Hinweis, keine Rechtsberatung.
Ohne eigenes VLAN oder Priorisierung konkurrieren Gespräche mit Downloads und Sicherungen. Das trifft Cloud- und IP-Anlage gleichermaßen.
Hat Ihr Anschluss einen Block mit Durchwahlen, muss die neue Lösung ihn übernehmen können. Ob ein Cloud-Dienst oder ein SIP-Trunk für Unternehmen Ihren Block mit allen Durchwahlen abbildet, gehört vor die Wahl der Bauform.
Wechsel
Wir erfassen Rufnummern, Endgeräte, Gruppen, Ansagen und alle Sonderanschlüsse der bisherigen Lösung.
Switches, Firewall und Internetleitung werden unter Last getestet, damit Engpässe vor der Umstellung auffallen.
Wir empfehlen Cloud-Dienst oder Anlage passend zu Ihren Anforderungen, Sie entscheiden.
Warteschlangen, Gruppenrufe, Rufumleitungen, Ansagen, Zeitsteuerung und Voicemail richten wir vor der Umschaltung ein, soweit die Lösung sie bietet.
Am vereinbarten Termin ziehen die Rufnummern per Portierung um; anschließend zeigen wir Ihrem Team die Bedienung. Worauf es dabei ankommt, beschreibt unser Beitrag Telefonanlage wechseln.
Unsere Empfehlung: Entscheiden Sie nach den Sonderanschlüssen und Arbeitsorten Ihres Teams; ohne Sonderfälle und mit verteilten Arbeitsplätzen ist die Cloud-Telefonanlage der einfachere Weg, sonst die eigene IP-Telefonanlage.
FAQ
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Nein, die Bauform lässt sich später wechseln, die Bindung entsteht aber an unterschiedlichen Stellen. Beim Cloud-Dienst bestimmen Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist, wann ein Wechsel ohne doppelte Kosten möglich ist. Bei der eigenen Anlage sind es Hardware und Lizenzen, die Sie für mehrere Jahre einplanen. Ist offen, wie sich Ihr Team entwickelt, achten Sie bei der Cloud auf kurze Laufzeiten und bei beiden Bauformen auf Endgeräte, die sich auch an anderen Systemen anmelden lassen.
Nein, bei beiden Bauformen kann eine gemeinsame Anlage alle Standorte versorgen. Beim Cloud-Dienst melden sich die Telefone jedes Standorts über dessen Internetleitung beim Anbieter an. Eine eigene IP-Telefonanlage steht dagegen an einem Ort, die übrigen erreichen sie über eine Standortvernetzung. Fällt diese Verbindung aus, sind die Außenstellen ohne Telefonie, solange dort keine Rückfallebene wie eine Umleitung auf Mobilnummern eingerichtet ist.
Ja, technisch kann die Anlage als virtuelle Maschine auf einem gemieteten Server laufen. Sie bleibt dann Ihre eigene Anlage mit eigener Verantwortung für Updates, liegt aber wie eine Cloud-Lösung außerhalb des Gebäudes. Sonderanschlüsse vor Ort lassen sich in diesem Modell nur noch über das Netzwerk anbinden, deshalb prüfen wir diese Variante im Einzelfall.
Ja, wenn Sie keine Anlage im Haus betreiben möchten und die Internetleitung genug Reserve hat. Der Vorteil liegt dann weniger in der Beweglichkeit als darin, dass Updates und Hardware der Anlage entfallen. Hängen allerdings viele Sonderanschlüsse am Gebäude, kann die eigene Anlage auch für einen einzelnen Standort die bessere Wahl sein.
Wie viele Nebenstellen hat Ihr Betrieb, an welchen Orten wird telefoniert, und was hängt außer Telefonen an der bisherigen Anlage? Mit diesen Angaben vergleichen wir beide Bauformen für Ihren Fall und erstellen Ihr individuelles Angebot.
