Telefonanlage wechseln: So gelingt der Umstieg Schritt für Schritt

Ob Anrufende vom Wechsel etwas merken, entscheidet die Vorbereitung, nicht die Technik der neuen Anlage. Ganz ausschließen lässt sich eine Unterbrechung allerdings nicht: Das Telekommunikationsgesetz verpflichtet die Anbieter, Ausfälle beim Anbieterwechsel zu vermeiden, erlaubt im Ernstfall aber eine Lücke von höchstens einem Arbeitstag. Planen Sie deshalb neben der neuen Anlage auch eine Ausweichlösung ein.

Anlässe, die Telefonanlage zu wechseln

Diese Anlässe sprechen für einen Wechsel:

• Die Anlage ist technisch am Ende: Der Hersteller liefert keine Updates mehr, Ersatzteile sind kaum zu bekommen, und Änderungen kann nur noch eine einzelne Person vornehmen.
• Ein Vertrag läuft aus: Der Anschlussvertrag, der Wartungsvertrag der Anlage oder ein Miet- bzw. Leasingvertrag endet. Hier lohnt der Blick auf Laufzeiten und Kündigungsfristen, bevor ein Termin feststeht.
• Die Arbeitsweise hat sich geändert: Ein Teil des Teams arbeitet zu Hause oder unterwegs und soll unter der gewohnten Durchwahl erreichbar sein.
• Der Betrieb zieht um oder wächst: Ein Umzug, ein zweiter Standort oder ein Anbau verändern Anschluss und Verkabelung.
• Chat und Besprechungen laufen schon über Teams: Arbeitet Ihr Team bereits mit Microsoft Teams, stellt sich die Frage, ob Teams auch das Telefonieren übernehmen soll.

Der Anlass bestimmt, welche Lösung und welches Datum realistisch sind.

Bestandsaufnahme: Rufnummern, Endgeräte, Sonderfunktionen

An der Bestandsaufnahme misst sich später alles. Erfassen Sie drei Listen.

Rufnummern: Stammnummer und Durchwahlbereich, einzelne Zusatznummern, Faxnummern und Nummern, die nur auf Fahrzeugen, Briefbögen oder in Online-Verzeichnissen stehen. Legen Sie die letzte Rechnung des bisherigen Anbieters daneben: Anschlussinhaber, Kundennummer und Anschrift müssen später im Auftrag für die Mitnahme stimmen.

Endgeräte: Wie viele Tischtelefone, schnurlose DECT-Telefone, Headsets und Konferenztelefone gibt es, und welche davon sollen bleiben? Ob vorhandene Geräte an der neuen Anlage funktionieren, hängt vom Modell und von der gewählten Lösung ab.

Sonderfunktionen und Sonderanschlüsse: Gruppen, Warteschlangen, Ansagen, Zeitsteuerung für Feiertage, Kurzwahlen und die Anbindung an Programme per Telefonie-Integration. Dazu kommen Geräte, die nicht nach Telefon aussehen: Türsprechstelle, Alarmübertragung, Aufzugsnotruf oder ein Faxgerät. Für solche Geräte sollten Sie mit dem jeweiligen Betreiber oder Errichter klären, wie sie künftig angebunden werden.

Sichern Sie die Konfiguration der alten Anlage, solange sie noch läuft. Der Grundschutz-Baustein des BSI für Telefonanlagen empfiehlt ohnehin, die Konfiguration zu dokumentieren und regelmäßig zu sichern (NET.4.1.A10 und A12). Beim Wechsel ist diese Dokumentation die Vorlage für die neue Anlage.

Anlagentyp wählen

Erst mit der Bestandsaufnahme lässt sich die Bauform sinnvoll wählen. Zur Auswahl stehen eine Anlage im Rechenzentrum eines Anbieters, eine eigene IP-Telefonanlage im Haus, die über einen SIP-Trunk mit dem Telefonnetz verbunden ist, und Telefonie direkt in Microsoft Teams. Technisch telefonieren alle drei per VoIP über das Datennetz.

Diese Fragen helfen bei der Entscheidung:

• Wo arbeiten Ihre Mitarbeitenden, und wie viele davon nicht im Büro?
• Welche Sonderanschlüsse aus Ihrer Liste brauchen eine Anlage im Gebäude?
• Wer soll Updates und Änderungen der Anlage übernehmen?
• Gibt es Lizenzen für Microsoft 365, auf denen eine Telefonie in Teams aufbauen kann?
• Wie lange wollen Sie sich vertraglich binden?

Das BSI verlangt für Telefonanlagen ohnehin eine Anforderungsanalyse vor der Beschaffung, die unter anderem Funktionen, Zahl der Anschlüsse, Erweiterbarkeit und Wartungsverträge festhält (NET.4.1.A1). Die Kriterien für die ersten beiden Bauformen stellt unser Vergleich Cloud- vs. IP-Telefonanlage gegenüber. Wie eine Anlage aus dem Rechenzentrum eingerichtet wird, zeigt die Seite zur Cloud-Telefonanlage für Unternehmen, die Variante mit Teams beschreibt Microsoft Teams Telefonie.

Rufnummernportierung: Ablauf

Wechseln Sie mit der Anlage auch den Anbieter, ziehen Ihre Nummern per Rufnummernportierung mit; bleibt der Anschluss beim bisherigen Anbieter, entfällt dieser Schritt. Den Rahmen setzt § 59 des Telekommunikationsgesetzes (externe Website) (Stand: Oktober 2026). Daraus ergibt sich folgender Ablauf:

1. Neuen Anbieter beauftragen: Kündigen Sie nicht vorschnell selbst. Die Bundesnetzagentur rät auf ihrem Verbraucherportal zum Anbieterwechsel (externe Website), den neuen Anbieter mit Kündigung und Mitnahme zu beauftragen.
2. Der neue Anbieter steuert: Er leitet Wechsel und Portierung. Alle Beteiligten müssen zusammenarbeiten und dürfen den Wechsel nicht hinauszögern.
3. Der alte Anschluss bleibt aktiv: Der bisherige Anbieter darf erst abschalten, wenn der Wechsel vertraglich und technisch bereitsteht, außer Sie wünschen das ausdrücklich.
4. Umschaltung am vereinbarten Tag: Die Nummern werden an dem Tag aktiviert, den Sie mit dem neuen Anbieter vereinbart haben, spätestens am folgenden Arbeitstag. Eine Unterbrechung darf höchstens einen Arbeitstag dauern; bei längeren Ausfällen sieht das Gesetz eine Entschädigung vor, sofern Sie die Verzögerung nicht zu vertreten haben.

Zwei Grenzen sollten Sie kennen: Ortsnetznummern bleiben an einen Standort gebunden, und eine Festnetznummer lässt sich nicht in einen Mobilfunkvertrag mitnehmen. Bei einem Umzug gelten die Regeln zur Weiterversorgung laut Bundesnetzagentur nicht, längere Unterbrechungen sind dann möglich. Wer zugleich umzieht, klärt deshalb früh mit dem Anbieter, ob die Nummern am neuen Ort nutzbar bleiben.

Für Geschäftskunden mit individuell ausgehandeltem Vertrag darf die Bundesnetzagentur von den Regeln zu Ablauf und Unterbrechung abweichen; ein Blick in Ihren Vertrag lohnt sich. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung.

Umschalttag und Einweisung

Am Umschalttag sollte die neue Anlage schon fertig sein. Richten Sie Nebenstellen, Gruppen, Ansagen und Zeitpläne vorher ein und prüfen Sie sie intern. Wählen Sie einen ruhigen Tag, nicht direkt vor Feiertagen oder Fristen.

Als Ausweichlösung halten Sie die Mobilnummern wichtiger Ansprechpersonen für Website und E-Mail-Signatur bereit. Sobald die Nummern beim neuen Anbieter liegen, hilft eine vorbereitete Umleitung der Stammnummer auf Mobiltelefone. Nach der Umschaltung arbeiten Sie einen Testplan ab:

1. Anrufe von außen auf die Stammnummer und auf einzelne Durchwahlen
2. Ausgehende Anrufe: Erscheint die Firmennummer bei der angerufenen Person?
3. Gruppen, Warteschlange und Zeitsteuerung, auch mit Ansage außerhalb der Geschäftszeit
4. Mailbox und Weiterleitung
5. Faxgerät, Türsprechstelle und andere Sonderanschlüsse
6. Hinterlegte Standortangaben für Notrufe beim Anbieter

Die Einweisung gehört an den Arbeitsplatz. Zeigen Sie Ihrem Team die Handgriffe, die es täglich braucht: Weiterverbinden, Rückfrage, Abwesenheit, Mailbox. Eine Kurzanleitung je Gerät erleichtert die ersten Wochen; auch das BSI empfiehlt, Nutzenden die Bedienunterlagen bereitzustellen (NET.4.1.A9).

Erreichbarkeit unterwegs und im Homeoffice

Mit der neuen Anlage lässt sich auch die Erreichbarkeit neu regeln. Je nach Lösung telefonieren Mitarbeitende per App am Computer oder Smartphone unter ihrer Durchwahl, auch außerhalb des Büros. Wer zusätzlich Chat, Video und Anwesenheitsanzeige in einer Oberfläche bündeln möchte, sollte Unified Communications gleich mit einplanen.

Drei Punkte sollten Sie dabei festlegen:

• Wer nimmt wann ab? Gruppen und Vertretungen gelten auch für Kolleginnen und Kollegen außerhalb des Büros. Sonst klingelt das Telefon im leeren Raum.
• Welche Funktionen braucht es wirklich? Das BSI empfiehlt, nur benötigte Leistungsmerkmale freizuschalten und missbrauchsanfällige abzuschalten (NET.4.1.A8). Für Zugänge von außen gehören starke Passwörter dazu, außerdem gesperrte teure Zielrufnummern, wo niemand sie braucht.
• Welche Anschrift gilt beim Notruf? Wer zu Hause mit der Firmennummer telefoniert, sollte wissen, welche Adresse beim Anbieter hinterlegt ist.

Wie der Zugang zu Firmendaten im Homeoffice insgesamt abgesichert wird, beschreibt unser Beitrag Homeoffice sicher anbinden.

Fazit: Ihr Fahrplan für den Wechsel

Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor: drei Listen aus der Bestandsaufnahme, Vertragsfristen, Bauform, Auftrag an den neuen Anbieter, dann Testplan und Ausweichlösung für den Umschalttag. Wir richten die gewählte Lösung mit allen benötigten Funktionen ein, soweit sie diese bietet, legen den Umschalttermin gemeinsam mit Ihnen fest und weisen Ihr Team ein. Einen Überblick über die Bauformen gibt unsere Seite zur Telefonanlage für Unternehmen.