Installiert, aber nie gekauft
Eine Testversion wird nach Ablauf weiter genutzt, oder ein Programm wurde mit demselben Schlüssel auf einem zweiten Rechner eingerichtet.
Hardware & Software
Softwarelizenzen für Firmen: beschaffen, verwalten, optimieren
Softwarelizenzen für Firmen legen fest, wer ein Programm wie lange und auf wie vielen Geräten nutzen darf. Wir helfen Ihnen, den Bestand passend zum Team zu halten – nicht zu knapp, damit keine Nutzungsrechte fehlen, und nicht zu großzügig, damit Sie nicht für Lizenzen bezahlen, die niemand verwendet.
Überblick
Wie Softwarelizenzen für Firmen funktionieren
Wer ein Programm kauft, erwirbt nicht die Software selbst, sondern ein Nutzungsrecht zu bestimmten Bedingungen: die Softwarelizenz. Das Urheberrechtsgesetz behält dem Rechteinhaber unter anderem die Vervielfältigung eines Computerprogramms vor (§ 69c UrhG). Eine Installation braucht deshalb in aller Regel eine Grundlage in den Lizenzbedingungen. Wer ohne ausreichende Rechte arbeitet, riskiert Ansprüche auf Unterlassung und Schadensersatz (§ 97 UrhG). Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.
Lizenzmodelle unterscheiden sich vor allem in zwei Punkten. Der erste ist die Dauer: Eine dauerhaft gekaufte Lizenz erlaubt die Nutzung einer bestimmten Version ohne zeitliche Grenze. Ein Abonnement gilt nur für die gebuchte Laufzeit, bringt dafür aber laufende Aktualisierungen mit – bei Cloud-Diensten nach dem Modell Software as a Service ist das die Regel.
Der zweite Punkt ist die Zählweise. Lizenzen können an eine Person gebunden sein, die damit mehrere Geräte nutzt, oder an ein Gerät, an dem mehrere Personen arbeiten. Manche Fachprogramme zählen gleichzeitige Anmeldungen, und Windows Server wird in den Editionen Standard und Datacenter nach Prozessorkernen lizenziert, ergänzt um Zugriffslizenzen (Stand: Oktober 2026). Die Einzelheiten dazu stehen bei unserer Windows Server Betreuung.
Zu den Microsoft-Lizenzen gehören neben den Abonnements für Microsoft 365 auch Lizenzen für Windows und Windows Server. Welche Microsoft-365-Lizenz zu welcher Tätigkeit passt und wie Lizenzen im Mandanten zugewiesen werden, beschreibt die Seite Microsoft-365-Verwaltung. Hier geht es um den Bezug, um Verträge und Laufzeiten sowie um alle übrigen Programme, von der Branchensoftware bis zum Werkzeug für die Konstruktion.
Lizenzmanagement heißt, Bestand, Bedarf und Verträge laufend abzugleichen. Grundlage ist ein Verzeichnis aller Programme und Nutzungsrechte, wie es das IT-Asset-Management vorsieht. Lizenzen sind eng mit den Geräten verknüpft, auf denen sie laufen; den Zusammenhang zeigt der Bereich Hardware und Software für KMU. Eine erste Einschätzung Ihres Bestands erhalten Sie in der kostenlosen Erstberatung.
Unser Vorgehen
So bringen wir Ordnung in Ihren Lizenzbestand
Wir beginnen mit zwei Listen. Die erste zeigt, was tatsächlich installiert ist und genutzt wird: auf Arbeitsplätzen, Servern und in Cloud-Diensten. Die zweite zeigt, wofür es Nachweise gibt: Rechnungen, Lizenzzertifikate, Verträge und Einträge in den Kundenportalen der Hersteller. Wo beides nicht zusammenpasst, entsteht eine Lizenzbilanz mit Unterdeckung, Überdeckung und offenen Fragen.
Auf dieser Grundlage beraten wir Sie: Welche Lizenzen fehlen und sollten nachgekauft werden? Welche lassen sich kündigen oder einer anderen Person zuordnen? Lohnt sich bei einem Programm der Wechsel vom Kauf zum Abonnement oder umgekehrt? Wo es die Verträge zulassen, schlagen wir vor, Laufzeiten mit unterschiedlichen Verlängerungsterminen zusammenzulegen, damit Sie nicht jeden Monat eine andere Frist im Blick haben müssen.
Danach halten wir den Bestand aktuell. Neue Lizenzen beschaffen wir über einen passenden Bezugsweg, ordnen sie im Verzeichnis zu und legen die Nachweise geordnet ab. Bei Ein- und Austritten, neuen Programmen oder einer angekündigten Lizenzprüfung ist die Übersicht damit bereits vorhanden.
Kurz gesagt
Installiert gegen nachgewiesen: Die Lizenzbilanz zeigt, wo Rechte fehlen und wo Geld ungenutzt liegt.
Typische Probleme
Wo Lizenzen in kleinen Unternehmen aus dem Ruder laufen
Nachweise verschwunden
Der Lizenzschlüssel steckt im Postfach einer Person, die längst ausgeschieden ist, die Rechnung liegt in keinem Ordner. Bei einer Prüfung lässt sich der Kauf nicht belegen.
Abos auf eigene Faust
Mitarbeitende buchen Online-Dienste mit privater Kreditkarte oder persönlichem Konto. Endet das Arbeitsverhältnis, gehen Zugang und Daten mit.
Verlängerung übersehen
Ein Jahresabonnement verlängert sich automatisch, obwohl das Programm längst durch ein anderes ersetzt wurde.
Falsche Fassung
Manche Programme gibt es in Ausgaben, deren Bedingungen eine gewerbliche Nutzung ausschließen. Sie stehen trotzdem auf Firmenrechnern.
Mehrbenutzerbetrieb nicht bedacht
Auf einem Terminalserver oder in einer virtualisierten Umgebung können eigene Lizenzbedingungen gelten, die beim Umzug einer Anwendung niemand geprüft hat.
Prüfung ohne Vorbereitung
Ein Hersteller kündigt eine Lizenzprüfung an, und erst dann beginnt die Suche nach Belegen.
Einsatzszenarien
Typische Anlässe für eine Lizenzberatung
Audit
Lizenzprüfung angekündigt
Ein Hersteller oder eine von ihm beauftragte Stelle bittet um eine Aufstellung aller Installationen. Jetzt zählt, dass Bestand und Nachweise schnell vorliegen.
- Prüfung, welche Rechte der Vertrag dem Hersteller einräumt
- Aufstellung von Installationen und Nachweisen
- Hinweis auf Rechtsberatung, wenn es strittig wird
Gemeinnützig
Verein oder Verband
Ein gemeinnütziger Träger möchte Sonderprogramme der Hersteller nutzen, ohne die Übersicht über vergünstigte und regulär gekaufte Lizenzen zu verlieren.
- Voraussetzungen der Programme verständlich erklärt
- Nachweis der Gemeinnützigkeit als Grundlage
- Getrennte Führung im Verzeichnis
Neueinstellungen
Das Team wächst
Ein denkbarer Fall: Ein Ingenieurbüro stellt in einem Jahr mehrere Fachkräfte ein, und jede braucht neben den Büroprogrammen eine Lizenz für die Konstruktionssoftware.
- Bedarf je Rolle statt Pauschalausstattung
- Prüfung, ob eine Netzwerk- oder Mehrplatzlizenz günstiger ist
- Lizenzen bereit vor dem ersten Arbeitstag
Ablauf
Schritt für Schritt zum geordneten Lizenzbestand
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01
Erstes Gespräch
Wir klären, welche Programme Ihnen wichtig sind, wo Unsicherheit besteht und ob ein konkreter Anlass vorliegt.
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02
Erfassung
Mit Ihrer Zustimmung erfassen wir Installationen und sammeln die vorhandenen Nachweise.
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03
Lizenzbilanz und Angebot
Sie erhalten eine Gegenüberstellung mit Empfehlungen sowie ein individuelles Angebot für Nachkauf, Umstellung und laufende Pflege.
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04
Bereinigung
Fehlende Lizenzen beschaffen wir, überzählige kündigen oder ordnen wir nach Ihrer Entscheidung neu zu.
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05
Laufende Pflege
Neue Lizenzen, Verlängerungen und Änderungen tragen wir fortlaufend in das Verzeichnis ein.
Wissen Sie, welche Lizenzen Ihr Unternehmen besitzt?
Wir erstellen mit Ihnen eine Lizenzbilanz und zeigen, welche Nutzungsrechte fehlen und welche Sie einsparen können. Auf dieser Basis folgt ein individuelles Angebot.
FAQ
Häufige Fragen zu Softwarelizenzen für Firmen
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Was ist der Unterschied zwischen einer gekauften Lizenz und einem Software-Abonnement?
Eine gekaufte Lizenz erlaubt die Nutzung einer bestimmten Version dauerhaft, ein Abonnement nur, solange es bezahlt wird. Dafür enthält das Abonnement in der Regel neue Versionen und bei Cloud-Diensten auch den Betrieb. Für die Planung heißt das: Kauf bedeutet einmalige Kosten und spätere Neuanschaffung, ein Abonnement laufende Kosten ohne Versionssprung.
Dürfen wir gebrauchte Softwarelizenzen einsetzen?
Ja, unter bestimmten Voraussetzungen. Wurde eine dauerhaft gekaufte Programmkopie mit Zustimmung des Rechteinhabers in der EU oder im Europäischen Wirtschaftsraum verkauft, kann er ihre Weiterverbreitung nicht mehr untersagen. Grundlage ist der Erschöpfungsgrundsatz in § 69c Nr. 3 UrhG. Abonnements sind dagegen Nutzungsrechte auf Zeit und lassen sich nicht auf diese Weise weitergeben. Lassen Sie sich die Herkunft, die Kette der Vorbesitzer und die Aufgabe der Nutzung durch den Vorbesitzer belegen; im Zweifel klärt eine Rechtsberatung den Einzelfall.
Was passiert, wenn bei einer Lizenzprüfung Lizenzen fehlen?
Der Hersteller kann verlangen, dass Sie die fehlenden Lizenzen nachkaufen; je nach Vertrag und Einzelfall sind weitere Forderungen möglich, die sich auf § 97 UrhG stützen können. Wie eine Prüfung abläuft und wer ihre Kosten trägt, steht im Lizenzvertrag oder in den Lizenzbedingungen. Deshalb lohnt es sich, den Bestand vorher zu ordnen und bei strittigen Forderungen rechtlichen Rat einzuholen.
Gibt es vergünstigte Softwarelizenzen für Vereine und gemeinnützige Organisationen?
Ja, manche Hersteller bieten anerkannt gemeinnützigen Organisationen eigene Programme an. Voraussetzung ist ein Nachweis der Gemeinnützigkeit, den der Hersteller oder eine beauftragte Stelle prüft; die Bedingungen unterscheiden sich je Programm und können sich ändern. Wir erklären Ihnen die Voraussetzungen und berücksichtigen solche Lizenzen in Ihrem Verzeichnis getrennt von regulär gekauften.
Brauchen wir für jedes Gerät eine eigene Lizenz, wenn Mitarbeitende an mehreren Rechnern arbeiten?
Das hängt vom Lizenzmodell ab. Eine Nutzerlizenz deckt in der Regel mehrere Geräte derselben Person ab, eine Gerätelizenz dagegen nur das eine Gerät, an dem dann auch mehrere Personen arbeiten dürfen. Wir prüfen anhand Ihrer Arbeitsweise, welches Modell bei einem Programm günstiger ist, sofern der Hersteller beide anbietet.
Wie lange sollten wir Nachweise über Softwarelizenzen aufbewahren?
Mindestens so lange, wie die Software im Einsatz ist, denn bei einer Prüfung müssen Sie die Nutzungsrechte belegen können. Rechnungen sind als Buchungsbelege außerdem steuerlich aufzubewahren, derzeit acht Jahre nach § 147 AO (Stand: Oktober 2026); Einzelheiten klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Wir empfehlen, Lizenzzertifikate, Verträge und Rechnungen gemeinsam mit der Zuordnung im Verzeichnis abzulegen.
Weiterführende Seiten
Lassen Sie uns über Ihre Lizenzen sprechen
Welche Programme setzen Sie ein, und gibt es einen Anlass wie eine angekündigte Prüfung oder eine anstehende Verlängerung? Je genauer wir den Anlass kennen, desto konkreter wird unser erster Vorschlag.