SaaS einfach erklärt
Wer früher eine neue Software brauchte, kaufte eine Lizenz, installierte das Programm auf jedem PC oder auf einem Server und kümmerte sich selbst um Updates. Bei Software as a Service entfällt dieser Teil. Die Anwendung läuft beim Anbieter, Ihre Mitarbeitenden öffnen sie im Browser oder über eine schlanke App. Sie zahlen in der Regel eine Gebühr pro Nutzer und Monat oder Jahr.
SaaS ist eines der drei Servicemodelle im Cloud Computing. Die Modelle unterscheiden sich darin, wie viel Verantwortung beim Anbieter liegt. Bei SaaS liegen Server, Speicher, Betriebssystem und Anwendung vollständig bei ihm. Ihnen bleiben die Daten, die Benutzerkonten und die Einstellungen innerhalb der Anwendung.
Typische Beispiele im Büroalltag sind E-Mail- und Kalenderdienste, Videokonferenzen, Online-Speicher oder webbasierte Programme für Terminbuchung, Personalverwaltung und Kundenkontakte. Ein verbreitetes Angebot für Unternehmen ist Microsoft 365: Es bündelt E-Mail, Dateiablage, Zusammenarbeit und Büroanwendungen als Abonnement.
Abzugrenzen ist SaaS von reinem Hosting. Wird eine gekaufte Software lediglich auf einem gemieteten Server im Rechenzentrum installiert, bleibt die Pflege beim Kunden oder seinem Dienstleister. Das entspricht eher Infrastructure as a Service (IaaS). Typisch für SaaS ist dagegen, dass der Anbieter die Anwendung zentral für alle Kunden betreibt und selbst aktualisiert.
Was sich mit SaaS ändert
Ein spürbarer Unterschied zeigt sich im Alltag der IT. Neue Versionen erscheinen automatisch, oft in kurzen Abständen und ohne eigenes Zutun. Ein Update-Wochenende entfällt. Dafür ändern sich Menüs und Funktionen manchmal, ohne dass Sie den Zeitpunkt bestimmen.
Auch die Lizenzierung folgt einer anderen Logik. Statt einer einmal gekauften Version, die man jahrelang nutzt, läuft ein Abonnement, das endet, sobald Sie nicht mehr zahlen. Mehr Nutzer bedeuten mehr Lizenzen, ausscheidende Mitarbeitende sollten zeitnah abgemeldet werden. Welche Lizenzmodelle es gibt und wie Sie den Überblick behalten, erklärt der Begriff Softwarelizenz; bei Beschaffung und Verwaltung helfen wir über unsere Leistung Softwarelizenzen für Firmen.
Wenn Online-Dienste unbemerkt wuchern
Angenommen, ein Sanitär- und Heizungsbetrieb mit zwölf Leuten im Außendienst plant die Einsätze bisher in einer Tabelle auf dem Büroserver. Wer auf Montage ist, ruft morgens an oder bekommt einen Zettel. Der Betrieb wechselt auf eine webbasierte Einsatzplanung, die als SaaS angeboten wird. Das Team sieht seine Aufträge jetzt auf dem Smartphone, Fotos von der Baustelle landen direkt im Auftrag.
Nach einigen Monaten fällt auf: Zwei Mitarbeitende, die längst ausgeschieden sind, haben noch aktive Zugänge. Niemand hatte daran gedacht, sie beim Austritt zu sperren. Außerdem hat der Vertrieb ohne Absprache einen eigenen Online-Dienst für Angebote gebucht. Der Betrieb legt daraufhin fest, wer neue Dienste bestellen darf, und verknüpft die Anmeldung der wichtigsten Anwendungen mit den Firmenkonten. Wer das Unternehmen verlässt, verliert damit an einer Stelle alle Zugänge.
Prüfpunkte vor der Einführung eines Dienstes
SaaS nimmt Ihnen Technik ab, aber nicht jede Entscheidung. Bevor Sie einen Dienst einführen, lohnt ein Blick auf diese Punkte:
- Datenschutz: Verarbeitet der Dienst Kunden- oder Beschäftigtendaten für Sie, lassen Sie sich den Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorlegen. Fragen Sie außerdem, in welchen Ländern gespeichert wird.
- Anmeldung: Bietet der Dienst eine Multi-Faktor-Authentifizierung oder die Anmeldung mit Ihren Firmenkonten, etwa über Microsoft Entra ID?
- Datenexport: Kommen Sie bei einer Kündigung vollständig und in einem lesbaren Format an Ihre Daten?
- Sicherung: Schützt der Anbieter nur vor Ausfällen seiner Technik oder auch vor versehentlichem Löschen? Eine eigene Datensicherung kann sinnvoll sein.
- Anbindung: Lässt sich der Dienst mit Ihren übrigen Programmen verbinden, oder entstehen neue Dateninseln?
Ein Nachteil sollte ebenfalls bekannt sein: Ohne Internetverbindung ist eine reine Webanwendung nicht nutzbar. Für Arbeitsplätze mit schwacher Leitung kann eine lokal installierte Software deshalb weiterhin die bessere Wahl sein.
Wie ProNet unterstützt
Wir helfen Ihnen, SaaS-Dienste bewusst auszuwählen statt nebenbei anzusammeln. Den Schwerpunkt bildet Microsoft 365: Wir klären, welche Lizenzen zu Ihren Arbeitsplätzen passen, richten Konten und Anmeldung ein und kümmern uns um die laufende Administration. Auf Wunsch sehen wir uns auch andere Online-Dienste vor der Einführung an, etwa mit Blick auf Datenschutz, Anmeldung und Datenexport. Wie die Betreuung aussieht, erfahren Sie im Bereich Microsoft 365 für Unternehmen.