Kontakt
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Leistungsbereich
KI und Automatisierung entlasten Ihr Team dort, wo Tag für Tag dieselben Handgriffe anfallen: beim Sortieren von Anfragen, beim Übertragen von Daten zwischen Programmen oder beim Formulieren von Standardantworten. Wir suchen mit Ihnen die Abläufe, bei denen sich der Aufwand lohnt, erproben die Lösung zuerst im kleinen Rahmen und klären Datenschutz und Spielregeln, bevor sie in den Alltag geht.
Überblick
Hinter dem Schlagwort stecken zwei verschiedene Werkzeuge. Das erste sind Abläufe nach vorher festgelegten Regeln: Geht ein Formular ein, entsteht eine Aufgabe, und die zuständige Person bekommt eine Nachricht. Solche Abläufe heißen Workflow-Automatisierung. Sie sind berechenbar, gut zu prüfen und brauchen keine KI.
Künstliche Intelligenz kommt ins Spiel, wo sich keine feste Regel formulieren lässt. Ein Large Language Model kann Freitext lesen, ein Anliegen einordnen, lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen oder einen ersten Antwortentwurf schreiben. Weil solche Modelle auch überzeugend klingende Fehler produzieren, sollte bei wichtigen Ergebnissen ein Mensch prüfen, bevor etwas das Haus verlässt.
Beide Ansätze lassen sich kombinieren. Eine KI liest zum Beispiel eingehende Nachrichten und schlägt eine Kategorie vor, eine Regel leitet sie danach an die richtige Stelle weiter. Für den Einstieg gibt es bei uns vier Wege. Die KI-Beratung für KMU führt zu einem ersten Pilotprojekt, und Microsoft 365 Copilot führen wir in Ihrem bestehenden Mandanten ein. Die Prozessautomatisierung übernimmt wiederkehrende Abläufe, die API-Integration lässt Programme direkt Daten austauschen.
Zu jedem Vorhaben gehören klare Regeln. Viele KI-Dienste verarbeiten Daten auf Servern des Anbieters. Deshalb achten wir bei der Auswahl auf einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, auf Geschäftskonten statt privater Zugänge und auf Vorgaben, welche Informationen eingegeben werden dürfen. Die KI-Verordnung der EU verlangt außerdem, dass Unternehmen die KI-Kompetenz der Beschäftigten fördern, die mit solchen Systemen arbeiten.
Einen breiteren Blick auf Chancen und Grenzen gibt unser Beitrag KI im Mittelstand. Wo Sie selbst anfangen könnten, klären wir am besten im direkten Austausch, zum Beispiel in einer kostenlosen Erstberatung.
KI & Automatisierung
Potenziale finden, Datenschutz klären und einen ersten KI-Piloten umsetzen.
Copilot vorbereiten, einführen und sicher im eigenen Mandanten nutzen.
Wiederkehrende Abläufe automatisieren – vom E-Mail-Eingang bis zur Ticketzuordnung.
Systeme per API verbinden und KI-Assistenten an Ihre Fachsoftware anbinden.
Warum ProNet Systems
Wir beginnen bei der Arbeit, die Zeit kostet, und nicht bei einem bestimmten Produkt. Manchmal genügt eine einfache Regel, und KI ist gar nicht nötig.
Weil wir auch Netzwerk, Server und Microsoft 365 betreuen, berücksichtigen wir Berechtigungen, Zugänge und Datensicherung gleich mit.
Wir programmieren Schnittstellen für unseren eigenen Betrieb und veröffentlichen sie, etwa die Anbindung von KI-Assistenten an unser Ticketsystem.
Gemeinsam legen wir fest, welche Dienste erlaubt sind, welche Daten tabu bleiben und wer Ergebnisse prüft.
Ablauf
Sie nennen zwei oder drei Aufgaben, die Ihr Team regelmäßig aufhalten. Wir fragen nach Häufigkeit, beteiligten Programmen und der Art der Daten.
Mit den Mitarbeitenden, die den Vorgang täglich bearbeiten, verfolgen wir, wie er heute läuft, wo Daten abgetippt werden und wo jemand entscheiden muss.
Wir ordnen die Ideen nach erwarteter Entlastung, Umsetzungsaufwand und Datenschutzrisiko. Das Angebot beschreibt, womit wir beginnen würden.
Eine überschaubare Gruppe arbeitet mit der Lösung im echten Alltag. Vorher legen wir fest, woran Sie den Erfolg ablesen.
Hat sich die Lösung bewährt, übertragen wir sie auf weitere Arbeitsplätze, weisen Ihr Team ein und halten alles in der Dokumentation fest.
Einsatzszenarien
Die Ansatzpunkte unterscheiden sich je nach Abteilung. Drei Bereiche mit vielen wiederkehrenden Schritten:
Anfragen
Fragen zu Öffnungszeiten, Lieferstatus oder Unterlagen wiederholen sich. Hier kann ein Chatbot auf der Website einfache Auskünfte geben und an Ihr Team übergeben, sobald es individuell wird.
Büro
Protokolle, Anträge und Listen kosten Zeit, ohne dass jemand dabei etwas Neues entscheidet.
Support
Störungsmeldungen kommen per E-Mail, Telefon und Formular und müssen erst sortiert werden.
Praxisbeispiel
In unserem eigenen Betrieb arbeiten wir mit einem Ticketsystem, das eine umfangreiche Programmierschnittstelle (API) bietet. Damit ein KI-Assistent sie nutzen kann, haben wir einen Server nach dem Model Context Protocol entwickelt. Er stellt die Funktionen der Schnittstelle als Werkzeuge bereit, die ein Assistent gezielt aufrufen kann, etwa um Tickets zu suchen, erfasste Zeiten nachzuschlagen oder Angaben zu Geräten abzurufen.
Der Zugriff läuft über Zugangsschlüssel des Ticketsystems. Für einzelne Funktionsbereiche lassen sich eigene Schlüssel hinterlegen, und deren Rechte legt das Ticketsystem fest. So lässt sich eingrenzen, was der Assistent lesen oder verändern darf. Der Server läuft wahlweise lokal auf dem Rechner mit dem Assistenten oder als Dienst im Netzwerk. Damit ist auch der Schritt zum KI-Agenten möglich, der mehrere Werkzeuge nacheinander nutzt – vorausgesetzt, die Rechte sind eng gefasst.
Den Quellcode haben wir als öffentliches Projekt auf GitHub gestellt; eine Lizenz ist dafür noch nicht festgelegt. Zweck und Stand beschreibt die Projektkarte Server für KI-Assistenten auf unserer Open-Source-Seite. Dasselbe Prinzip lässt sich auf andere Fachsoftware übertragen, sofern sie eine Schnittstelle anbietet.
Kurz gesagt
Der Server übersetzt die Schnittstelle des Ticketsystems in Werkzeuge mit begrenzten Rechten.
Bringen Sie zwei oder drei Beispiele aus Ihrem Arbeitsalltag mit. Wir schätzen gemeinsam ein, wo KI hilft, wo eine einfache Regel genügt und was ein erster Pilot umfassen würde.
FAQ
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Entscheidend für den Aufwand sind drei Dinge: wie viele Abläufe wir betrachten, welche Lizenzen schon vorhanden sind und wie viel Programmierarbeit eine Lösung braucht. Dazu kommen gegebenenfalls laufende Kosten für KI-Dienste oder zusätzliche Lizenzen. Beratung, Pilot und mögliche Folgekosten weisen wir im individuellen Angebot getrennt aus; es entsteht nach einem kostenlosen ersten Gespräch.
Eine feste Regel reicht, wenn sich die Entscheidung als „wenn das, dann jenes“ beschreiben lässt, etwa bei einer Weiterleitung nach Absender. KI lohnt sich eher dort, wo Menschen heute Freitext lesen und deuten, zum Beispiel bei frei formulierten Anfragen. Regeln sind leichter zu prüfen und zu warten, deshalb schlagen wir sie vor, wann immer sie ausreichen.
Nein, technisches Fachwissen bringen wir mit. Wichtig ist eine Ansprechperson, die den betroffenen Ablauf gut kennt und Entscheidungen im Team abstimmen kann. Für die Prozessaufnahme und den Pilot planen wir mit ihr und den Beteiligten einige Termine ein.
Nein, davon raten wir ab. Bei einem privaten Konto besteht kein Vertrag zwischen Ihrem Unternehmen und dem Anbieter. Sie haben dann keinen Einfluss darauf, wie eingegebene Daten gespeichert oder für das Training verwendet werden. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt in ihrer Orientierungshilfe zu KI, dass Arbeitgeber Geräte und Konten für die berufliche Nutzung stellen und interne Regeln festlegen. Wir helfen bei der Auswahl eines geeigneten Dienstes und beim Entwurf solcher Regeln; eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Ja, Menschen, die Ihrem Chatbot schreiben, müssen einen Hinweis erhalten, dass sie mit einer KI kommunizieren – es sei denn, das ist offensichtlich. Das verlangt Art. 50 der KI-Verordnung, anwendbar ab dem 2. August 2026. Bei Chatbots richtet sich die Pflicht vor allem an den Anbieter des Systems (Stand: Oktober 2026). Achten Sie deshalb bei der Auswahl auf einen eingebauten Hinweis zu Beginn des Gesprächs und einen gut sichtbaren Weg zu einer Ansprechperson. Diese Einordnung ist keine Rechtsberatung.
Ja, über Schnittstellen lassen sich auch Programme und Datenbanken im eigenen Haus anbinden. Entscheidend ist, welche Daten dabei an einen KI-Dienst übermittelt werden und wo dieser sie verarbeitet. Das klären wir vor der Umsetzung und begrenzen den Zugriff auf das, was die jeweilige Aufgabe erfordert.
Nennen Sie uns den Ablauf, der Sie derzeit am meisten beschäftigt, und die Programme, die daran beteiligt sind. Daraus entsteht ein erster Eindruck, wo sich KI oder eine einfache Automatisierung lohnen könnte.
