Offene Freigaben
Eine Gehaltsübersicht liegt in einem Ordner, den das ganze Unternehmen lesen darf. Bisher fiel das niemandem auf, mit Copilot genügt eine passende Frage.
KI & Automatisierung
Microsoft 365 Copilot einführen: vorbereitet, sicher, sinnvoll genutzt
Microsoft 365 Copilot arbeitet mit genau den Inhalten, die Ihre Mitarbeitenden in Microsoft 365 öffnen dürfen. Deshalb entscheidet die Vorbereitung darüber, wie nützlich und wie unbedenklich der Assistent im Alltag ist. Wir prüfen Berechtigungen und Ablage, starten mit einer Pilotgruppe und bereiten Ihr Team darauf vor, die Ergebnisse kritisch und gezielt zu nutzen.
Überblick
Microsoft 365 Copilot im Überblick
Microsoft 365 Copilot bringt ein großes Sprachmodell in die Anwendungen von Microsoft 365: Es entwirft Texte, fasst lange E-Mail-Verläufe und Besprechungen zusammen und beantwortet Fragen zu Inhalten aus Ihrem Unternehmen. Microsoft führt das Produkt inzwischen unter dem Namen Microsoft Copilot; in Lizenzen und Oberflächen taucht die bisherige Bezeichnung während der Umstellung weiter auf (Stand: Oktober 2026).
Es gibt zwei Ausbaustufen. Der Copilot Chat steht Nutzerinnen und Nutzern mit passender Microsoft-365-Lizenz ohne Zusatzlizenz zur Verfügung. Er stützt sich vor allem auf das Internet und auf Inhalte, die jemand hochlädt oder einfügt. In der E-Mail-Anwendung kann er laut Microsoft außerdem E-Mails, Termine und Chats der angemeldeten Person einbeziehen. Erst die Copilot-Lizenz erschließt das gesamte Unternehmenswissen, also auch Dokumente in SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams über alle Anwendungen hinweg (Stand: Oktober 2026).
Für beide Stufen gilt derselbe Grundsatz: Copilot zeigt nur Inhalte, für die die fragende Person mindestens Leserechte hat. Er umgeht also keine Berechtigungen, macht aber sichtbar, wie großzügig sie vergeben sind. Eine Datei, die versehentlich für alle im Unternehmen freigegeben ist, kann in einer Antwort auftauchen, sobald jemand nach dem passenden Stichwort fragt. Laut Microsoft werden Eingaben, Antworten und die abgerufenen Unternehmensdaten nicht verwendet, um die zugrunde liegenden Sprachmodelle zu trainieren (Stand: Oktober 2026).
Die Copilot-Einführung gehört zu unserem Leistungsbereich KI und Automatisierung und baut auf einer gepflegten Umgebung auf. Wie wir den Mandanten insgesamt einrichten und betreuen, zeigt die Seite zu Microsoft 365 für Unternehmen; die Struktur der gemeinsamen Ablage behandelt Teams und SharePoint einführen. Ob Ihr Mandant schon bereit ist, schätzen wir in einer kostenlosen Erstberatung ein.
Unser Vorgehen
So bereiten wir Ihren Mandanten auf Copilot vor
Der erste Blick gilt den Freigaben. Wir suchen nach Ordnern und Websites, die für das ganze Unternehmen oder per Link für jeden geöffnet sind. Dazu kommen Teams ohne verantwortliche Besitzer und Gastzugänge, die nach einem Projekt stehen geblieben sind. Gruppen und Konten in Microsoft Entra ID prüfen wir mit, ebenso den Anmeldeschutz per Multi-Faktor-Authentifizierung. Für besonders vertrauliche Unterlagen besprechen wir Vertraulichkeitsbezeichnungen mit Verschlüsselung; Copilot richtet sich nach den Nutzungsrechten, die solche Bezeichnungen festlegen.
Danach geht es um die Inhalte selbst. Ein Assistent ist nur so aktuell wie die Ablage, aus der er schöpft. Überholte Entwürfe, doppelte Vorlagen und verwaiste Projektordner sortieren Sie mit unserer Unterstützung aus, bevor sie in Antworten auftauchen. Parallel klären wir Einstellungen im Mandanten, etwa ob Copilot Informationen aus dem Internet einbeziehen darf, welche Agenten Ihre Mitarbeitenden nutzen dürfen und ob zusätzliche KI-Modelle anderer Anbieter zugelassen werden.
Erst dann vergeben wir Lizenzen an eine Pilotgruppe. Sie arbeitet einige Wochen mit Copilot, sammelt gelungene Anwendungen und Stolpersteine und hilft so, die Schulung für alle weiteren Mitarbeitenden auf echte Beispiele zu stützen.
Kurz gesagt
Erst Rechte und Ablage, dann Lizenzen für die Pilotgruppe.
Typische Probleme
Typische Probleme bei der Copilot-Einführung
Verwaiste Teams und Gäste
Projektteams ohne Besitzer und vergessene Gastzugänge bleiben bestehen und vergrößern den Kreis der Inhalte, auf die Antworten zugreifen.
Veraltete Fassungen
Liegen fünf Versionen eines Vertragsmusters nebeneinander, greift der Assistent womöglich auf eine überholte zurück.
Lizenzen ohne Plan
Lizenzen werden ohne Auswertung verteilt. An manchen Arbeitsplätzen bleibt Copilot ungenutzt, an anderen fehlt er, obwohl er dort viel Zeit sparen könnte.
Ungeprüfte Ergebnisse
Zusammenfassungen und Entwürfe wirken fertig. Microsoft weist selbst darauf hin, dass Antworten nicht immer zutreffen und vor der Weitergabe geprüft werden sollten.
Betriebsrat nicht eingebunden
Wertet Copilot Besprechungen oder Chats aus, kann das Mitbestimmungsrechte berühren. Wird das erst nach dem Start geklärt, verzögert sich die Einführung.
Keine Einweisung
Ohne Beispiele aus dem eigenen Arbeitsalltag probieren Mitarbeitende ein paar Fragen aus und legen das Werkzeug wieder zur Seite.
Einsatzszenarien
Wofür Microsoft 365 Copilot im Arbeitsalltag taugt
E-Mail
Postfach und Termine
Übernimmt jemand einen Vorgang von einer Kollegin, liegt die Vorgeschichte in vielen Nachrichten verstreut. Copilot fasst den Verlauf zusammen und schlägt eine Antwort vor, die Sie anpassen.
- Lange Verläufe zusammenfassen
- Antwortentwürfe im eigenen Ton
- Vorbereitung auf anstehende Termine
Meetings
Besprechungen in Teams
Angenommen, ein Projekttreffen dauert eine Stunde und zwei Beteiligte konnten nicht teilnehmen. Eine Zusammenfassung mit offenen Aufgaben hilft ihnen beim Einstieg – sofern Ihre Regeln für Aufzeichnung und Transkription das zulassen.
- Zusammenfassung mit Beschlüssen
- Liste offener Aufgaben
- Klare Regeln zur Transkription
Dateien
Dokumente und Wissen
Aus vorhandenen Unterlagen entsteht ein erster Entwurf, etwa eine Projektbeschreibung oder eine Präsentation. Bei Fragen an Handbücher und Richtlinien nennt Copilot die Dokumente, auf die sich die Antwort stützt.
- Entwürfe auf Basis eigener Vorlagen
- Antworten mit Quellenangabe zum Gegenprüfen
- Auffälligkeiten in Tabellen benennen lassen
Ablauf
Von der Bereitschaftsprüfung bis zur Ausweitung
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01
Erstgespräch
Wir sprechen über Ihre Erwartungen an Copilot, Ihre Lizenzen und die Bereiche, in denen der Assistent helfen soll.
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02
Bereitschaftsprüfung
Wir sehen uns Freigaben, Gruppen, Ablage und Einstellungen in Ihrem Mandanten an und halten fest, was vor dem Start zu tun ist.
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03
Individuelles Angebot
Das Angebot umfasst die nötigen Vorarbeiten, den Pilot und die Schulung – getrennt nach einmaligen Arbeiten und Lizenzbedarf.
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04
Pilot mit Schulung
Die Pilotgruppe erhält Lizenzen und eine Einweisung an eigenen Beispielen. Ihre Rückmeldungen fließen in Regeln und Schulungsinhalte ein.
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05
Ausweitung
Weitere Mitarbeitende kommen schrittweise hinzu. Wir begleiten sie und behalten Lizenzen und Einstellungen im Blick.
Ist Ihr Microsoft-365-Mandant bereit für Copilot?
Wir werfen mit Ihnen einen ersten Blick auf Freigaben, Lizenzen und Ablage und zeigen, welche Vorarbeiten vor einem Pilot sinnvoll sind.
FAQ
Häufige Fragen zu Microsoft 365 Copilot
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Welche Lizenz braucht Microsoft 365 Copilot?
In der Regel eine Zusatzlizenz, die eine passende Microsoft-365-Lizenz voraussetzt; in einzelnen Plänen ist Copilot bereits enthalten. Für kleinere Unternehmen mit Business-Lizenzen bietet Microsoft eine eigene Variante für bis zu 300 Nutzer an. Welche Grundlizenzen infrage kommen, legt Microsoft in seinen Lizenzbedingungen fest und ändert das gelegentlich (Stand: Oktober 2026). Wir prüfen Ihre vorhandenen Lizenzen und zeigen, für wen sich eine Zusatzlizenz lohnt.
Worin unterscheiden sich der Copilot Chat und die Copilot-Lizenz?
Der Unterschied liegt in der Reichweite: Der Chat arbeitet vor allem mit dem Internet, mit eingefügten oder hochgeladenen Inhalten und in der E-Mail-Anwendung mit dem eigenen Postfach. Mit der Lizenz durchsucht Copilot zusätzlich Dokumente, Websites, Besprechungen und Chats Ihres Mandanten über alle Anwendungen hinweg, jeweils im Rahmen der Rechte der fragenden Person. Für einen ersten Eindruck kann der Chat genügen; Fragen, die mehrere Quellen im Unternehmen verbinden, beantwortet die lizenzierte Fassung (Stand: Oktober 2026).
Kann Copilot Dateien sehen, auf die eine Mitarbeiterin keinen Zugriff hat?
Nein, Copilot blendet nur ein, was die anfragende Person selbst mindestens lesen darf. Laut Microsoft zählen dazu auch Rechte, die Sie Personen aus anderen Organisationen eingeräumt haben, etwa über gemeinsam genutzte Kanäle in Teams. Deshalb gehören neben internen Freigaben auch Gastzugänge und externe Kanäle in die Prüfung vor dem Start.
Werden unsere Daten zum Training der Sprachmodelle von Copilot verwendet?
Nein, laut Microsoft werden Eingaben, Antworten und die über Microsoft 365 abgerufenen Daten nicht zum Training der zugrunde liegenden Basismodelle genutzt (Stand: Oktober 2026). Für Agenten von Drittanbietern gelten deren eigene Datenschutz- und Nutzungsbedingungen. Einzelne zuschaltbare KI-Modelle anderer Anbieter sind laut Microsoft derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen; ob Sie solche Modelle und Agenten zulassen, sollten Sie vor der Freigabe entscheiden.
Muss der Betriebsrat vor der Einführung von Copilot beteiligt werden?
Gibt es bei Ihnen einen Betriebsrat, sollte er früh eingebunden werden, denn Copilot kann Besprechungen, Chats und E-Mails auswerten. Mitbestimmen darf er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn technische Einrichtungen dazu bestimmt sind, Leistung oder Verhalten von Beschäftigten zu überwachen. Nach § 90 BetrVG ist er außerdem schon bei der Planung von Arbeitsabläufen mit KI zu unterrichten. Wir liefern die technischen Informationen für diese Gespräche, eine Rechtsberatung ist das nicht.
Funktioniert Copilot auch mit Dateien auf unserem eigenen Fileserver?
Nur eingeschränkt, denn Copilot arbeitet in erster Linie mit Inhalten, die in Microsoft 365 liegen. Dateien auf einem Fileserver im eigenen Haus sieht der Assistent nicht, solange sie nicht nach SharePoint oder OneDrive umziehen oder über eine zusätzliche Anbindung eingebunden werden. Ob ein Umzug sinnvoll ist, klären wir zusammen mit der Struktur Ihrer Ablage.
Müssen alle Mitarbeitenden gleichzeitig eine Copilot-Lizenz bekommen?
Nein, Lizenzen lassen sich einzelnen Personen zuweisen. Wir empfehlen, mit einer Pilotgruppe zu beginnen und erst nach deren Erfahrungen zu entscheiden, wer als Nächstes eine Lizenz erhält. Beachten Sie dabei die Laufzeit, die Sie beim Kauf eingehen; manche Varianten setzen laut Microsoft eine jährliche Bindung voraus (Stand: Oktober 2026).
Weiterführende Seiten
Ihre Copilot-Einführung planen
Nennen Sie uns die Zahl Ihrer Arbeitsplätze, Ihre heutigen Microsoft-365-Lizenzen und die Aufgaben, bei denen Copilot helfen soll. Damit bereiten wir die Bereitschaftsprüfung vor.