Microsoft 365 Copilot einfach erklärt
Copilot verbindet ein Large Language Model, also ein großes Sprachmodell, mit den Daten Ihres Unternehmens in Microsoft 365. Stellt jemand eine Frage, sucht der Assistent zuerst nach passendem Material: E-Mails, Termine, Chats und Dokumente aus SharePoint oder OneDrive. Mit diesen Inhalten formuliert das Sprachmodell eine Antwort und verweist auf die Quellen, die es verwendet hat. Anders als ein frei zugänglicher Chat-Assistent aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz arbeitet Copilot also innerhalb der eigenen Microsoft-365-Umgebung.
Microsoft führt den Assistenten mittlerweile unter dem Namen Microsoft Copilot. Die Zusatzlizenz und einzelne Oberflächen tragen weiterhin die Bezeichnung Microsoft 365 Copilot (Stand: Oktober 2026).
Ohne und mit Copilot-Lizenz
Mit einer passenden Microsoft-365-Lizenz steht bereits der Copilot Chat zur Verfügung. Er antwortet mit Informationen aus dem Internet und nutzt Unternehmensinhalte nur, wenn jemand eine Datei hochlädt oder in Outlook bzw. Teams mit einem geöffneten Inhalt arbeitet. Je nach Grundlizenz kommen einfache Copilot-Funktionen in den Büroanwendungen hinzu, die Microsoft nach verfügbarer Kapazität bereitstellt. Erst mit der eigenen Copilot-Lizenz greift der Assistent von sich aus auf Postfach, Kalender, Chats in Microsoft Teams und die Ablage zu (Stand: Oktober 2026).
Microsoft passt Zuschnitt und Namen dieser Stufen regelmäßig an. Eine Lizenzentscheidung sollte deshalb auf den jeweils gültigen Lizenzbedingungen beruhen.
Was der Assistent im Büroalltag übernimmt
Copilot erstellt einen ersten Entwurf für ein Anschreiben aus vorhandenen Unterlagen, beschreibt die Auffälligkeiten einer langen Tabelle oder baut aus einem Konzeptpapier eine Präsentation. Nach einer Besprechung listet er auf, wer welche Aufgabe übernommen hat, sofern die Besprechung transkribiert wurde. Im Postfach schlägt er Antworten auf lange Verläufe vor.
Das Ergebnis bleibt ein Vorschlag. Microsoft selbst rät, KI-Antworten vor dem Versand an andere mit eigenem Urteil zu prüfen, weil sie Fehler enthalten können. Wer Copilot nutzt, übernimmt also die Rolle einer Redaktion, die Fakten, Zahlen und Tonfall kontrolliert.
Berechtigungen bestimmen, was Copilot findet
Copilot blendet nur Inhalte ein, die die fragende Person mindestens lesen darf. Neue Zugriffsrechte entstehen dadurch nicht. Der Assistent findet aber in Sekunden, was bisher nur theoretisch erreichbar war: Ein Ordner, den vor Jahren jemand für das ganze Unternehmen geöffnet hat, wird plötzlich zur Quelle von Antworten. Aufgeräumte Freigaben und eine gepflegte Ablage gehören deshalb vor den Start.
Nach Microsofts Angaben dienen Fragen, Antworten und die dafür gelesenen Firmendaten nicht dazu, die Basismodelle weiterzutrainieren. Für Nutzende in der EU bleibt die Verarbeitung innerhalb der EU-Datengrenze von Microsoft (Stand: Oktober 2026). Ausgenommen sind laut Microsoft einzelne zuschaltbare Modelle anderer Anbieter, die für Organisationen in der EU zunächst abgeschaltet sind. Ob solche Modelle in Ihrem Mandanten erlaubt werden, entscheidet die Verwaltung.
Ein übernommenes Projekt, eine veraltete Maßangabe
Angenommen, die Vertriebsleiterin eines Fensterbauers mit 24 Mitarbeitenden übernimmt kurzfristig das Bauvorhaben eines erkrankten Kollegen. Am nächsten Morgen steht die Abstimmung mit dem Architekturbüro an. Sie bittet Copilot um eine Übersicht: Der Assistent wertet den Mailverkehr, den Projektkanal und das Protokoll der letzten Baustellenbegehung aus. Heraus kommt eine Liste offener Punkte: geänderte Verglasung im Erdgeschoss, fehlende Farbfreigabe, verschobener Montagetermin.
Beim Gegenlesen stutzt sie: Die genannten Fenstermaße stammen aus einem älteren Aufmaß, das in einem Sammelordner neben der gültigen Fassung lag. Copilot hatte beide gefunden und die falsche verwendet. Der Betrieb legt daraufhin fest, dass überholte Aufmaße in einen gesonderten Ordner wandern, den nur die Projektleitung öffnen darf. So stützen sich künftige Antworten auf den gültigen Stand.
Was vor dem Start geklärt sein sollte
Vier Fragen entscheiden darüber, ob der Assistent im Alltag hilft: Welche Personen bekommen zuerst eine Copilot-Lizenz? Sind Freigaben und Ablage so aufgeräumt, dass Antworten auf gültigen Unterlagen beruhen? Welche Regeln gelten für Einsatzzwecke und die Kennzeichnung von Entwürfen? Und sind Betriebsrat und die für den Datenschutz zuständige Person beteiligt, weil Copilot Besprechungen und Chats auswerten kann? Was der Rechtsrahmen für den Einsatz von KI im Betrieb vorsieht, erklärt der Glossarbegriff KI-Verordnung.
Wie ProNet unterstützt
Wir bereiten Ihren Mandanten auf den Assistenten vor: Wir prüfen Freigaben und Ablage, planen die Lizenzen und starten mit einer Pilotgruppe, die wir an eigenen Beispielen schulen. Den gesamten Ablauf beschreibt die Seite Microsoft 365 Copilot einführen. Weil Copilot auf sauber gepflegte Konten, Gruppen und Rechte angewiesen ist, greift die Einführung eng in die laufende Microsoft-365-Verwaltung ein.