Zugang zur Domain fehlt
Die Zugangsdaten zum Domainanbieter liegen bei einem früheren Dienstleister oder einer ausgeschiedenen Person. Ohne sie lassen sich weder die Domain bestätigen noch der MX-Eintrag ändern.
Cloud & Microsoft 365
Microsoft-365-Migration für kleine und mittlere Unternehmen
Eine Microsoft-365-Migration gelingt, wenn vor dem ersten übertragenen Postfach feststeht, was umzieht, in welcher Reihenfolge und wer am ersten Arbeitstag danach bei Fragen hilft. Wir planen den Umzug Ihrer Postfächer samt Terminen und Adressbüchern sowie Ihrer Dateiablage, testen ihn vorab und stellen in einer ruhigen Phase um.
Überblick
Was zu einer Microsoft-365-Migration gehört
Bei einer Migration zu Microsoft 365 ziehen weit mehr als E-Mails um. Dazu gehören Kalender mit Serienterminen und Freigaben, Kontakte, Benutzerkonten, gemeinsame Ordner und je nach Vorhaben die Dateien vom bisherigen Fileserver. Am Ende arbeitet Ihr Team mit Postfächern in Exchange Online und einer Ablage in SharePoint und OneDrive.
Wie der Umzug abläuft, hängt von der Quelle ab. Bei einer Exchange-Migration vom eigenen Server lassen sich Postfächer samt Kalendern und Kontakten übertragen. Liegen die Postfächer bei einem Webhoster und werden per IMAP abgerufen, ist das anders. Mit dem Verfahren von Microsoft wandern dann nur die E-Mails mit; Kalender und Kontakte brauchen einen eigenen Weg (Stand: Oktober 2026). Ein Sonderfall ist die Tenant-Migration, bei der Daten von einem Microsoft-365-Mandanten in einen anderen wechseln.
Steht die Grundsatzentscheidung noch aus, helfen zwei Entscheidungshilfen. Ob Sie den eigenen Mailserver ganz aufgeben sollten, zeigt der Vergleich Exchange Online vs. Exchange Server. Kommen Sie von einer anderen Büroplattform, lohnt der Blick in den Vergleich Microsoft 365 vs. Google Workspace.
Was Sie intern vorbereiten können, fasst die Checkliste zur Microsoft-365-Umstellung zusammen. Die Migration gehört zu unserem Leistungsbereich Microsoft 365 für Unternehmen. Für Ihre Ausgangslage erstellen wir nach einer kostenlosen Beratung einen Plan und ein individuelles Angebot.
Unser Vorgehen
So planen und begleiten wir Ihren Umzug
Am Anfang steht eine genaue Bestandsaufnahme: Wie groß sind die Postfächer, wer vertritt wen, welche Verteiler und freigegebenen Ordner gibt es, wo liegen alte Archivdateien? Dazu klären wir den Zugang zur Domainverwaltung und erfassen Geräte und Anwendungen, die E-Mails verschicken. Daraus folgt das Verfahren: alle Postfächer zu einem Stichtag oder schrittweise in mehreren Gruppen.
Wo das Verfahren es erlaubt, kopieren wir den Großteil der Daten schon in den Tagen vor der Umstellung. Am Stichtag folgt nur noch der Rest, und wir ändern den MX-Eintrag Ihrer Domain, damit neue Nachrichten im neuen Postfach ankommen. Die Gültigkeitsdauer der DNS-Einträge setzen wir vorher herab, damit die Änderung zügig überall wirkt.
Nach der Umstellung kontrollieren wir Stichproben aus den Postfächern, verbinden E-Mail-Programme und Smartphones neu und beantworten Fragen Ihres Teams. Das alte System sichern wir und schalten es erst ab, wenn die Kontrolle abgeschlossen ist und Sie zugestimmt haben.
Kurz gesagt
Der größte Teil der Daten zieht schon vor dem Stichtag um.
Typische Probleme
Stolpersteine bei der Microsoft-365-Migration
Verzögerungen entstehen nicht nur in Microsoft 365 selbst, sondern auch dort, wo Zugänge fehlen oder Abhängigkeiten erst nach dem Umzug auffallen.
Kalender bleiben zurück
Beim Umzug per IMAP wandern nur E-Mails mit, und einzelne Nachrichten über 35 MB übernimmt das Verfahren von Microsoft nicht (Stand: Oktober 2026). Kalender, Kontakte und Aufgaben müssen gesondert umziehen, sonst fehlen am ersten Tag die Termine.
Vertretungen nicht nachgezogen
Nimmt das Verfahren Postfachrechte und Ordnerfreigaben nicht mit, gelten sie im neuen System nicht. Wer sie nicht vorher dokumentiert, erfährt es erst durch Rückfragen.
Verknüpfungen auf Laufwerksbuchstaben
Tabellen, die auf Dateien unter einem Netzlaufwerk verweisen, und Vorlagen mit festen Pfaden laufen nach dem Umzug der Ablage ins Leere.
Archivdateien auf einzelnen PCs
Jahre an E-Mails liegen in lokalen Archivdateien und tauchen in keiner Postfachliste auf, bis jemand danach sucht.
Lange Gültigkeit der DNS-Einträge
Bleibt sie hoch, landen neue Nachrichten nach der Umstellung noch eine Weile im alten System und werden übersehen.
Veraltete E-Mail-Programme
Programme oder Smartphones, die nur ältere Anmeldeverfahren beherrschen, verbinden sich nicht mit Exchange Online.
Einsatzszenarien
Woher Ihre Daten kommen, bestimmt den Weg
Die folgenden Fälle sind ausgedacht, stehen aber für Situationen, die uns bei Umzugsanfragen begegnen können.
Exchange Server
Vom eigenen Exchange-Server
Angenommen, ein Ingenieurbüro mit 18 Arbeitsplätzen betreibt einen Exchange-Server, der keine regulären Sicherheitsupdates mehr erhält. Die Postfächer ziehen mit Kalendern und Freigaben um, die Konten werden mit dem vorhandenen Active Directory abgeglichen.
- Postfächer samt Kalendern übertragen
- Konten mit dem Active Directory abgleichen
- Server nach der Kontrolle außer Betrieb nehmen
IMAP
Vom Postfach beim Webhoster
Angenommen, ein Handwerksbetrieb mit acht Mitarbeitenden ruft seine E-Mails per IMAP ab, die Termine stehen nur lokal im E-Mail-Programm. Hier werden E-Mails und Kalender getrennt übertragen.
- E-Mails per IMAP übernehmen
- Kalender und Kontakte gesondert umziehen
- E-Mail-Programme neu einrichten
Übernahme
Zwischen zwei Mandanten
Angenommen, ein Unternehmen übernimmt einen kleineren Betrieb, der ein eigenes Microsoft 365 nutzt. Postfächer und OneDrive-Daten wechseln in den Mandanten des Käufers, die Domain des übernommenen Betriebs zieht mit.
- Termin für den Domainwechsel festlegen
- Migrationslizenzen von Microsoft einplanen
- Adressbücher beider Firmen zusammenführen
Ablauf
Vom Erstgespräch bis zum abgeschalteten Altsystem
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01
Erstgespräch
Wir sprechen über den Anlass, den Zeitrahmen und die Systeme, von denen Sie umziehen.
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02
Bestandsaufnahme
Wir messen Postfachgrößen, sichten Freigaben und Abhängigkeiten und klären den Zugang zur Domain.
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03
Migrationsplan und individuelles Angebot
Verfahren, Stichtag und Aufgabenverteilung halten wir im Plan fest. Er ist die Grundlage für unser individuelles Angebot.
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04
Testumzug
Einige Test- oder Pilotpostfächer ziehen vorab um. So zeigt sich, wie lange die Übertragung dauert und ob Programme und Geräte mitspielen.
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05
Umstellung und Nacharbeit
Zum Stichtag stellen wir die Zustellung um, richten die Arbeitsplätze ein und klären offene Punkte, bevor das Altsystem abgeschaltet wird.
Steht bei Ihnen ein Umzug nach Microsoft 365 an?
Nennen Sie uns Ihre heutige Ausgangslage, und wir schätzen ein, welches Verfahren passt. Ein individuelles Angebot schließt sich an.
FAQ
Häufige Fragen zur Microsoft-365-Migration
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Können wir während der Microsoft-365-Migration weiterarbeiten?
Ja, bis zur Umstellung arbeitet Ihr Team mit dem bisherigen System, während im Hintergrund die Daten kopiert werden. Spürbar wird der Wechsel erst am Stichtag, wenn die Zustellung umgestellt wird und sich die Programme neu verbinden. Diesen Schritt legen wir deshalb in eine ruhige Zeit, etwa auf ein Wochenende.
Ändern sich durch die Migration unsere E-Mail-Adressen?
Nein, Ihre Adressen bleiben gleich, weil Ihre Domain in den neuen Mandanten übernommen wird. Dazu bestätigen Sie gegenüber Microsoft per DNS-Eintrag, dass die Domain Ihnen gehört. Zusätzlich erhält jeder Mandant eine Domain mit der Endung onmicrosoft.com, die Microsoft im Hintergrund für das Abonnement nutzt. Nach außen schreibt Ihr Team weiter mit der gewohnten Adresse.
Was ist bei einer Tenant-Migration zu beachten?
Vor allem die Lizenzen und der Wechsel der Domain. Für den Umzug von Postfächern und OneDrive mit den Werkzeugen von Microsoft ist je Benutzer eine zusätzliche Migrationslizenz nötig, die einmalig anfällt. Eine Domain kann außerdem nicht in zwei Mandanten gleichzeitig eingetragen sein (Stand: Oktober 2026). Sie muss also im alten Mandanten entfernt und im neuen bestätigt werden, und in dieser Zeit muss die Zustellung geregelt sein. Diesen Schritt legen wir deshalb auf einen festen Termin.
Können wir bei der Migration alte E-Mails weglassen?
Ja, je nach Verfahren lässt sich festlegen, welche Ordner umziehen. Bevor etwas zurückbleibt, sollte geklärt sein, ob die Nachrichten Aufbewahrungspflichten unterliegen; Hinweise dazu gibt unser Ratgeber zur Aufbewahrungspflicht bei E-Mails, eine Rechtsberatung ersetzt er nicht. Was nicht mehr ins Postfach soll, kann in eine E-Mail-Archivierung wandern.
Wovon hängt die Dauer einer Microsoft-365-Migration ab?
Vor allem von der Datenmenge, dem Ausgangssystem, Ihrer Internetleitung und den offenen Vorarbeiten, etwa dem Zugang zur Domain. Eine feste Dauer lässt sich deshalb vorab nicht seriös nennen. Die Übertragung großer Postfächer kann sich über mehrere Tage erstrecken, läuft aber vor dem Stichtag im Hintergrund. Belastbare Werte liefert der Testumzug: Aus der gemessenen Übertragungszeit der Pilotpostfächer leiten wir Zeitplan und Stichtag ab.
Wie bereiten wir unser Team auf den Umstieg vor?
Mit einer kurzen Ankündigung vor dem Stichtag: was sich ändert, wann die neue Anmeldung fällig ist und an wen sich alle mit Fragen wenden. Auf Wunsch stellen wir dafür eine Kurzanleitung bereit und begleiten die Einrichtung des zweiten Anmeldefaktors. Vertiefte Einweisungen in die Zusammenarbeit und die neue Dateiablage gehören zur Leistung Teams und SharePoint einführen.
Weiterführende Seiten
Ihren Umzug nach Microsoft 365 vorbereiten
Wie viele Postfächer, welches System heute, gibt es einen Wunschtermin? Mit diesen Angaben können wir das erste Gespräch gezielt vorbereiten.