Postfach als Ablage
Wichtige Korrespondenz liegt in persönlichen Ordnern; mit dem Postfach einer ausgeschiedenen Person verschwindet sie.
Backup & Datensicherung
E-Mail-Archivierung für Unternehmen als Managed Service
Mit der E-Mail-Archivierung landet von jeder ein- und ausgehenden Nachricht automatisch eine Kopie in einem getrennten Archiv, unabhängig davon, was später im Postfach passiert. Wir betreiben das Archiv für Sie als Managed Service: von der Anbindung an Ihr Mailsystem über Rechte und Aufbewahrungsfristen bis zur Hilfe bei der Suche.
Überblick
E-Mail-Archivierung im Überblick
Die E-Mail-Archivierung bewahrt geschäftliche E-Mails samt Anhängen über Jahre auf und hält sie durchsuchbar. Die Kopie entsteht in der Regel schon beim Empfang bzw. Versand der Nachricht, also bevor jemand sie im Postfach verschieben oder löschen kann.
Wozu das dient, zeigt ein angenommener Fall: Eine Kundin fragt nach dem genauen Wortlaut eines Angebots aus dem vergangenen Frühjahr. Oder ein Lieferant bestreitet, dass eine Reklamation je bei ihm angekommen ist. Mit dem Archiv suchen Sie nach Absender, Zeitraum oder Stichwort und finden die Nachricht wieder, auch wenn sie im Postfach niemand mehr hat.
Das Archiv entlastet außerdem die Postfächer. Weil ältere Nachrichten im Archiv bereitliegen, müssen Postfächer nicht über Jahre wachsen. Je nach Lösung speichert das Archiv Nachrichten, die an viele Empfänger gingen, nur einmal und komprimiert die Inhalte, sodass der Speicherbedarf überschaubar bleibt.
Viele geschäftliche E-Mails gelten als Handels- oder Geschäftsbriefe, für die § 257 HGB und § 147 AO eine Aufbewahrung von sechs Jahren ab dem Ende des Kalenderjahres vorsehen. Für Rechnungen als Buchungsbelege gilt eine längere Frist (Stand: Oktober 2026). Wie elektronische Unterlagen aufzubewahren sind, beschreiben die GoBD, während die DSGVO mit dem Grundsatz der Speicherbegrenzung eine Grenze nach oben setzt. Welche Fristen für welche Nachrichten gelten, erklärt unser Ratgeber zur Aufbewahrungspflicht von E-Mails; dieser Absatz ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
Eine E-Mail-Archivierung ist kein Backup. Die Datensicherung soll nach einem Ausfall den Betrieb wiederherstellen, das Archiv soll einzelne Nachrichten über lange Zeit auffindbar aufbewahren. Für Postfächer in Exchange Online empfehlen wir deshalb zusätzlich ein Microsoft 365 Backup. Wie beides in unsere Datensicherung für Unternehmen passt, ist ein Thema für die kostenlose Erstberatung.
Unser Vorgehen
So betreiben wir Ihre E-Mail-Archivierung
Zuerst klären wir mit Ihnen, welches Mailsystem im Einsatz ist, wie viele Postfächer archiviert werden sollen und wie lange die Nachrichten aufzubewahren sind. Die Fristen geben Sie vor, idealerweise abgestimmt mit Ihrer Steuerberatung. Dann binden wir das Archiv an Ihren Mailserver oder an Exchange Online an, sodass neue Nachrichten ab diesem Zeitpunkt automatisch erfasst werden. Ältere E-Mails aus den Postfächern übernehmen wir je nach Lösung nachträglich.
Anschließend richten wir die Zugriffe ein: Mitarbeitende sehen je nach Einrichtung ihre eigenen Nachrichten, weitergehende Rechte vergeben wir ausschließlich an Personen, die Sie bestimmen. Auf Wunsch zeigen wir Ihrem Team, wie die Suche funktioniert.
Im laufenden Betrieb kümmern wir uns um das Archiv als Managed Service. Wir behalten im Blick, ob die Erfassung läuft, pflegen Benutzer bei Ein- und Austritten und helfen, wenn eine bestimmte Nachricht gesucht oder wiederhergestellt werden muss.
Kurz gesagt
Jede Nachricht wird beim Empfang oder Versand ins Archiv kopiert.
Typische Probleme
Woran die Ablage geschäftlicher E-Mails scheitert
Wer E-Mails nur in Postfächern aufbewahrt, verlässt sich darauf, dass niemand aufräumt und kein Konto gelöscht wird. Über viele Jahre ist darauf wenig Verlass.
Lokale Ablagedateien
Ältere Nachrichten wurden in Dateien auf einzelnen Rechnern ausgelagert und fehlen in jeder zentralen Suche.
Aufräumen löscht Nachweise
Wer sein Postfach leert, entfernt auch Mails, die das Unternehmen noch aufbewahren müsste.
Backup als Archiv
Ältere Nachrichten sollen aus Sicherungsständen geholt werden, die dafür nie gedacht waren und längst überschrieben sind.
Zu weite Rechte
Alle Administratorkonten können sämtliche Postfächer durchsuchen, ohne dass das festgehalten wird.
Keine Fristen
Es ist nirgends geregelt, wie lange welche Nachrichten bleiben und wann sie gelöscht werden.
Einsatzszenarien
Wann ein Mailarchiv im Alltag hilft
Nachweis
Streit um eine Zusage
Ein Auftraggeber bestreitet eine Absprache, die vor über einem Jahr per Mail getroffen wurde. Das Postfach der zuständigen Kollegin ist längst aufgeräumt.
- Suche nach Absender und Zeitraum
- Nachricht samt Anhang und Kopfzeilen
- Export für die weitere Klärung
Austritt
Ein Kollege geht
Nach dem Ausscheiden soll das Postfach gelöscht werden, die Korrespondenz mit seinen Kunden aber auffindbar bleiben.
- Mails bleiben im Archiv erhalten
- Zugriff für die Nachfolge nach Ihren Regeln
- Postfach lässt sich nach Ihren Regeln auflösen
Speicher
Volle Postfächer
Postfächer stoßen an ihre Grenzen, Mitarbeitende löschen deshalb wahllos ältere Nachrichten.
- Archiv übernimmt die Langzeitaufbewahrung
- Postfächer bleiben schlank
- Ältere Mails bleiben per Suche erreichbar
Ablauf
Vom Mailsystem zum individuellen Angebot
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01
Erstgespräch
Im Gespräch geht es um Ihr Mailsystem, den Umfang der Postfächer und den Umgang mit älteren Nachrichten.
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02
Klärung der Regeln
Sie legen mit Ihrer Steuerberatung Fristen fest und bestimmen, wer im Archiv suchen darf.
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03
Angebot
Anbindung, Übernahme der Altbestände und laufender Betrieb stehen einzeln im individuellen Angebot.
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04
Einrichtung
Wir binden das Archiv an, übernehmen je nach Lösung ältere Mails und zeigen Ihrem Team auf Wunsch die Suche.
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05
Betrieb
Danach kümmern wir uns dauerhaft um die Kontrolle der Erfassung, die Pflege der Benutzer und um Hilfe bei Recherchen.
Wie viel Korrespondenz hängt heute an einzelnen Postfächern?
Zuerst geht es um Ihr Mailsystem und die Anforderungen an das Archiv; danach schicken wir Ihnen ein individuelles Angebot.
FAQ
Häufige Fragen zur E-Mail-Archivierung
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Können Mitarbeitende im E-Mail-Archiv selbst suchen?
Ja, Mitarbeitende greifen in der Regel per Webbrowser auf ihre eigenen archivierten Nachrichten zu und können sie durchsuchen. Rechte für eine übergreifende Suche, etwa für die Geschäftsführung, vergeben wir nur nach Ihrer Vorgabe. So bleibt nachvollziehbar, wer welche Mails sehen kann.
Was geschieht mit E-Mails, die vor dem Start der E-Mail-Archivierung eingegangen sind?
Je nach Lösung lassen sich vorhandene Nachrichten aus Postfächern und Ablagedateien nachträglich übernehmen. Erfasst wird dann allerdings nur, was zu diesem Zeitpunkt noch vorhanden ist. Ab dem Start der Archivierung landet jede neue Nachricht automatisch im Archiv.
Wie gehen wir bei der E-Mail-Archivierung mit privaten Nachrichten um?
Am einfachsten ist eine klare Regel zur privaten Nutzung der dienstlichen Adressen, bevor das Archiv startet. Ist private Nutzung erlaubt, stellen sich zusätzliche datenschutzrechtliche Fragen, die Sie mit der Person klären sollten, die in Ihrem Unternehmen den Datenschutz verantwortet. Das ist keine Rechtsberatung; technisch setzen wir die Regel um, die Sie festlegen.
Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei der E-Mail-Archivierung?
Ein vorhandener Betriebsrat gehört von Anfang an dazu, weil ein durchsuchbares Archiv sein Mitbestimmungsrecht berühren kann. Laut § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt er mit, wenn Technik zur Überwachung von Verhalten oder Leistung im Betrieb eingeführt wird. Ob das Archiv darunterfällt, hängt von seiner Ausgestaltung ab. Eine Betriebsvereinbarung kann Zugriff, Suchanlässe und Protokollierung regeln; die rechtliche Bewertung übernimmt Ihre Rechtsberatung.
Werden archivierte E-Mails nach Ablauf der Frist gelöscht?
Ja, wenn Sie das wünschen und die Lösung es unterstützt, werden Nachrichten nach Ablauf der hinterlegten Frist automatisch gelöscht. Ob das gewünscht ist und welche Fristen gelten, entscheiden Sie. Wir empfehlen, das Löschen bewusst zu regeln, statt Nachrichten unbegrenzt aufzubewahren.
Funktioniert die E-Mail-Archivierung mit Exchange Online und mit einem eigenen Mailserver?
Ja, angebunden werden kann sowohl Exchange Online als auch ein eigener Mailserver; den passenden Weg prüfen wir vorab, denn er unterscheidet sich je nach Lösung. Wechseln Sie später von einem eigenen Server zu Exchange Online, bleibt der vorhandene Archivbestand in der Regel nutzbar, und neue Nachrichten werden über den neuen Weg erfasst. Die Umstellung planen wir zusammen mit der Exchange-Betreuung.
Weiterführende Seiten
Bringen wir Ordnung in Ihre Korrespondenz
Für den Anfang brauchen wir nur Ihr Mailsystem und die Zahl der Postfächer. Im Erstgespräch klären wir, wie das Archiv angebunden wird und was mit älteren Nachrichten geschieht.