Spät bemerktes Löschen
Eine Projektablage wird beim Aufräumen entfernt, und das fällt erst auf, als der Papierkorb sie schon geleert hat.
Backup & Datensicherung
Microsoft-365-Backup: Daten in der Cloud zusätzlich absichern
Ein Microsoft 365 Backup legt eine eigene Kopie Ihrer Postfächer, OneDrive-Ordner und SharePoint-Bibliotheken an, die nicht von Papierkörben und deren Fristen abhängt. Wir vergleichen mit Ihnen die möglichen Wege, richten die Sicherung ein und holen im Bedarfsfall eine einzelne Mail ebenso zurück wie eine ganze Projektablage.
Überblick
Was ist ein Microsoft 365 Backup?
Ein Microsoft 365 Backup sichert die Daten, die Ihr Team in Microsoft 365 ablegt, ein zweites Mal. Dazu gehören E-Mails, Kalender und Kontakte in Exchange Online, persönliche Dateien in OneDrive und gemeinsame Ablagen in SharePoint. Auch die Dateien, die in Microsoft Teams geteilt werden, liegen technisch in SharePoint und OneDrive. Ein vollständiges Microsoft 365 Backup hat deshalb in der Regel drei Teile. Das Exchange Online Backup erfasst die Postfächer, das OneDrive Backup persönliche Dateien und das SharePoint Backup gemeinsame Ablagen.
Warum das nötig ist, erklärt das Modell der geteilten Verantwortung, das Microsoft selbst beschreibt. Microsoft betreibt Rechenzentren, Server und Dienste und schützt sie gegen Ausfälle. Für die Daten, die Konten und die Zugriffsrechte bleibt laut dieser Dokumentation bei jedem Cloud-Modell der Kunde zuständig (Stand: Oktober 2026). Löscht jemand eine Ablage, überschreibt ein Synchronisierungsfehler Dateien oder verschlüsselt Ransomware einen synchronisierten Ordner, behandelt die Plattform das als gewollte Änderung.
Für solche Fälle bringt Microsoft 365 Papierkörbe mit, allerdings mit Fristen. Ein endgültig gelöschtes Element eines Exchange-Online-Postfachs lässt sich standardmäßig 14 Tage lang zurückholen, höchstens 30 Tage; der SharePoint-Papierkorb hält Gelöschtes 93 Tage ab dem Löschen (Stand: Oktober 2026). Wer einen Fehler erst nach Monaten bemerkt, steht ohne eigene Kopie vor einer Lücke.
Für die eigene Kopie gibt es zwei Wege. Microsoft bietet inzwischen selbst eine nach Verbrauch abgerechnete Sicherung für Exchange Online, OneDrive und SharePoint an, deren Kopien innerhalb der Microsoft-365-Umgebung bleiben (Stand: Oktober 2026). Viele andere Lösungen legen die Kopie an einem Speicherort außerhalb dieser Umgebung ab, was dem Gedanken der 3-2-1-Regel näherkommt; manche Partnerlösungen bauen allerdings ebenfalls auf Microsofts Sicherungsspeicher auf. Welche Inhalte erfasst werden, wie weit die Wiederherstellung zurückreicht und wie fein sie sich steuern lässt, hängt von der Lösung ab. Wir vergleichen die Wege anhand Ihrer Anforderungen, die Entscheidung treffen Sie.
Das Microsoft 365 Backup gehört zu unserer Datensicherung für Unternehmen und ergänzt die Betreuung Ihrer Plattform unter Microsoft 365 für Unternehmen. Welcher Weg zu Ihrem Mandanten, also Ihrer Microsoft-365-Umgebung, passt, ist Gegenstand einer kostenlosen Erstberatung.
Unser Vorgehen
So richten wir Ihr Microsoft 365 Backup ein
Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme Ihres Mandanten: Wie viele Postfächer, OneDrive-Konten und SharePoint-Websites gibt es, wie groß sind sie, und welche Teams-Kanäle legen ihre Dateien wo ab? Dabei können Altlasten auffallen, etwa Postfächer ehemaliger Mitarbeitender, die noch Lizenzen belegen, oder Websites ohne verantwortliche Person.
Danach legen wir fest, wie lange Sicherungsstände aufbewahrt werden, wer Wiederherstellungen anstoßen darf und wie neue Postfächer und Websites automatisch in die Sicherung gelangen. Für den Zugriff der Sicherungslösung auf Ihren Mandanten richten wir eine eigene, eng begrenzte Berechtigung ein. Die Verwaltung der Sicherung selbst schützen wir per Multi-Faktor-Authentifizierung und trennen sie, soweit die Lösung das erlaubt, von den normalen Administratorkonten in Microsoft Entra ID.
Nach dem ersten vollständigen Lauf holen wir Testelemente zurück: eine Mail, eine Datei mit älterem Stand, einen Ordner aus einer SharePoint-Bibliothek. Im Betrieb erscheint das Microsoft 365 Backup im täglichen Statusbericht, und neue Konten prüfen wir darauf, ob sie erfasst sind.
Kurz gesagt
Die Sicherung legt eine eigene Kopie mit eigener Aufbewahrungsdauer an.
Typische Probleme
Welche Lücken ohne Microsoft 365 Backup entstehen
Microsoft 365 ist darauf ausgelegt, den Ausfall einzelner Rechenzentren abzufangen. Gegen Fehler, die im eigenen Mandanten passieren, braucht es eigene Vorkehrungen.
Verschlüsselte Synchronisierung
Schadsoftware auf einem Notebook verschlüsselt den OneDrive-Ordner, und die Änderungen landen kurz darauf in der Cloud.
Gelöschte Konten
Mit dem Benutzerkonto einer ausgeschiedenen Person verschwinden nach Ablauf der Fristen auch Postfach und OneDrive.
Übernommenes Konto
Ein Angreifer mit erbeuteten Zugangsdaten löscht Mails oder legt Weiterleitungsregeln an, die Spuren verwischen.
Admin-Konto als einziger Schlüssel
Sicherung und Mandant hängen an denselben Administratorrechten; wer eines erbeutet, erreicht beides.
Neue Websites fehlen
Für ein neues Team legt Microsoft 365 in der Regel automatisch eine SharePoint-Website an. In einer von Hand gepflegten Sicherung taucht sie erst auf, wenn jemand daran denkt.
Einsatzszenarien
Situationen, in denen die eigene Kopie hilft
Bedienfehler
Aufgeräumt, aber zu viel
Beim Umbau der Ablage löscht jemand aus dem Vertrieb einen Ordner mit Angeboten. Aufgefallen ist es vier Monate später, als ein Kunde nachfragt.
- Wiederherstellung des Ordners mit damaligem Stand
- Rückkehr an den ursprünglichen Ort oder in eine neue Ablage
- Laufende Arbeit bleibt unberührt
Kontoübernahme
Fremde Hand im Postfach
Über ein abgegriffenes Kennwort hat jemand Mails gelöscht und Regeln angelegt. Was fehlt, muss rekonstruiert werden.
- Rücksicherung gelöschter Elemente
- Abgleich mit dem Zustand vor dem Vorfall
- Abstimmung mit der Absicherung des Kontos
Verschlüsselung
Notebook mit Schadsoftware
Ein infiziertes Gerät verschlüsselt die synchronisierten Dateien, die Cloud übernimmt die Änderungen.
- Wiederherstellung auf den Stand vor der Verschlüsselung
- Bereinigung des Geräts vor der neuen Synchronisierung
- Prüfung weiterer betroffener Konten
Ablauf
Vom Mandanten zum individuellen Angebot
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01
Erstgespräch
Wir klären, welche Microsoft-365-Dienste Sie nutzen und welche Ausfälle Sie besonders treffen würden.
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02
Bestandsaufnahme
Mit Ihrer Zustimmung werten wir Größe und Struktur des Mandanten aus.
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03
Vergleich und Angebot
Wir stellen die passenden Sicherungswege gegenüber; Ihre Wahl bildet die Grundlage für das individuelle Angebot.
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04
Einrichtung und Probe
Wir richten Berechtigungen und Aufbewahrung ein, starten den ersten Lauf und holen Testelemente zurück.
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05
Betrieb
Fehler in den Sicherungsläufen beheben wir, und die Rücksicherungsproben wiederholen sich nach Plan.
Was wäre, wenn die Projektablage von letztem Quartal fehlt?
Für Ihren Mandanten vergleichen wir die passenden Sicherungswege und legen Ihnen dann ein individuelles Angebot vor.
FAQ
Häufige Fragen zum Microsoft 365 Backup
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Worin unterscheidet sich Microsofts eigene Sicherung von einem unabhängigen Microsoft 365 Backup?
Der grundlegende Unterschied liegt im Speicherort der Kopie. Microsofts eigene Sicherung legt sie innerhalb der Microsoft-365-Umgebung ab und wird nach Verbrauch abgerechnet, viele unabhängige Lösungen speichern sie außerhalb davon. Umfang, Aufbewahrung und Wiederherstellungsoptionen unterscheiden sich je nach Lösung, deshalb vergleichen wir beide Wege für Ihren Fall.
Werden Teams-Chats im Microsoft 365 Backup mitgesichert?
Nicht unbedingt, das hängt von der Lösung ab. Die in Teams geteilten Dateien liegen in SharePoint und OneDrive und werden mit diesen gesichert. Ob und wie auch die Chatverläufe erfasst werden, unterscheidet sich dagegen zwischen den Lösungen; ist Ihnen das wichtig, gehört diese Frage vor die Auswahl.
Sichert ein Microsoft 365 Backup auch die Einstellungen des Mandanten?
Nicht automatisch, denn die Sicherung ist auf Inhalte wie Mails, Dateien und Websites ausgelegt. Ob Gruppen, Freigaben oder Richtlinien dazugehören, hängt von der Lösung ab. Wir empfehlen, die Konfiguration Ihres Mandanten zusätzlich in der IT-Dokumentation festzuhalten, damit sich ein versehentlich geänderter Zustand nachvollziehen und wiederherstellen lässt.
Können Mitarbeitende gelöschte Dateien aus dem Microsoft 365 Backup selbst zurückholen?
Nein, nicht ohne Weiteres: Wiederherstellungen aus der Sicherung stößt eine berechtigte Person an, also wir oder eine Person, die Sie dafür benennen. Innerhalb der Papierkorbfristen können Mitarbeitende Gelöschtes aber über Microsoft 365 selbst zurückholen. Manche Lösungen bieten zusätzlich ein Portal für Mitarbeitende; ob das sinnvoll ist, entscheiden Sie.
Wie weit reicht die Wiederherstellung im Microsoft 365 Backup zurück?
So weit, wie die Aufbewahrungsdauer reicht, die Sie festlegen, und wie es die gewählte Lösung zulässt. Wichtig ist, dass auch Fehler abgedeckt sind, die erst nach Monaten auffallen. Für gesetzliche Aufbewahrungspflichten bei E-Mails ist ein Backup nicht gedacht; hierfür gibt es die E-Mail-Archivierung als Managed Service.
Wer darf im Microsoft 365 Backup auf Postfächer zugreifen?
Zugriff erhalten ausschließlich von Ihnen bestimmte Personen und wir im Rahmen der vereinbarten Betreuung. Weil eine Sicherung Einsicht in alle Postfächer ermöglicht, gehört der Zugriff auf wenige Konten mit zweitem Anmeldefaktor beschränkt und protokolliert. Ist bei Ihnen eine Person für den Datenschutz zuständig, sollte sie das Zugriffskonzept kennen.
Weiterführende Seiten
Sichern wir Ihren Mandanten zusätzlich ab
Teilen Sie uns die Zahl der Postfächer und die genutzten Dienste mit. Im Erstgespräch zeigen wir, welche Sicherungswege infrage kommen.