Adaptersuche vor dem Termin
Das Notebook hat andere Anschlüsse als der Bildschirm, der passende Adapter fehlt, und die Besprechung beginnt mit Verspätung.
Telefonie & Kommunikation
Konferenzraumtechnik für Unternehmen: planen und installieren
Gut geplante Konferenzraumtechnik bringt die Runde am Tisch und zugeschaltete Teilnehmende so zusammen, dass beide Seiten einander sehen, hören und dieselben Unterlagen vor Augen haben. Wir planen Bildschirm, Kamera, Mikrofon und Lautsprecher passend zu Größe und Nutzung Ihrer Räume, installieren die Technik und zeigen Ihrem Team, wie es eine Besprechung mit wenigen Handgriffen startet.
Überblick
Was ist Konferenzraumtechnik?
Konferenzraumtechnik umfasst alle Geräte, mit denen ein Besprechungsraum Bild, Ton und Inhalte austauscht: Bildschirm oder Projektor, Kamera, Mikrofone, Lautsprecher, den Anschluss für mitgebrachte Notebooks und die Netzwerkverbindung. Hinzu kommt die Software, über die Videokonferenzen laufen, etwa Microsoft Teams.
Seit viele Besprechungen hybrid stattfinden, also mit Teilnehmenden im Raum und an entfernten Arbeitsplätzen, stößt ein Notebook am Kopfende schnell an Grenzen. Sein Mikrofon nimmt die Stimmen am anderen Tischende kaum auf, und seine Kamera zeigt den Zugeschalteten vor allem Schultern. Raumtechnik verteilt Mikrofone so, dass auch entfernte Plätze erfasst werden, und richtet die Kamera auf die Runde statt auf eine einzelne Person.
Für die Ausstattung gibt es zwei Grundmodelle. Ein fest installiertes Raumsystem hat einen eigenen kleinen Rechner und startet Besprechungen über ein Bedienfeld auf dem Tisch; für Teams gibt es dafür von Microsoft geprüfte Raumsysteme. Im zweiten Modell schließen Teilnehmende ihr eigenes Notebook per Kabel an und nutzen Kamera, Mikrofone und Bildschirm des Raums – angelehnt an das Prinzip Bring Your Own Device. Welches Modell passt, hängt davon ab, wer den Raum nutzt und mit welchen Videodiensten Sie und Ihre Gäste arbeiten.
Die Raumtechnik ergänzt Ihre übrige Kommunikation. Das Zusammenspiel der Kanäle am Arbeitsplatz behandelt die Seite Unified Communications; sollen Besprechungen auch per Telefonnummer erreichbar sein, hilft die Microsoft Teams Telefonie weiter. Die Grundlagen in Microsoft 365 schafft die Einführung von Teams und SharePoint. Alle Telefonie-Leistungen finden Sie unter Telefonanlage für Unternehmen. Der erste Schritt zu Ihren Räumen ist eine kostenlose Beratung zur Raumausstattung.
Unser Vorgehen
So planen und installieren wir Ihre Konferenzraumtechnik
Am Anfang steht ein Termin im Raum. Wir messen Länge und Breite, zählen die Sitzplätze und achten auf Fenster, denn Gegenlicht verdirbt das Kamerabild. Viel Glas und harte Wände lassen Stimmen nachhallen; das berücksichtigen wir bei der Auswahl von Mikrofonen und Lautsprechern. Außerdem notieren wir, wo Strom und Netzwerkdosen liegen und wie Kabel ohne Stolperfallen verlegt werden können.
Danach schlagen wir die Ausstattung vor. Die Bildschirmgröße richtet sich nach dem Abstand der hintersten Plätze und danach, ob vor allem Gesichter oder detailreiche Inhalte gezeigt werden. Kamera und Mikrofone empfehlen wir so, dass sie den ganzen Tisch erfassen. Für das Raumsystem sehen wir einen festen Netzwerkanschluss vor. Gäste trennen wir per Netzwerksegmentierung vom internen Netz; diese Trennung empfiehlt das BSI im Grundschutz-Baustein INF.10 für Besprechungs- und Schulungsräume (Edition 2023).
Angenommen, ein Maschinenbaubetrieb stimmt Konstruktionsstände mit einem Kundenunternehmen ab, dessen Fachleute teils im Raum sitzen und teils zugeschaltet sind. Dann zählen ein großer Bildschirm für Zeichnungen, eine Kamera, die auch ein Musterteil auf dem Tisch zeigen kann, und Mikrofone, die Rückfragen aus der hinteren Tischhälfte erfassen. Nach der Montage halten wir eine Testbesprechung mit externen Teilnehmenden ab und hinterlegen eine Kurzanleitung im Raum.
Kurz gesagt
Bild, Ton und Inhalte für die Runde vor Ort und am Bildschirm.
Typische Probleme
Woran Besprechungen mit Technik scheitern
In manchem Besprechungsraum ist die Technik über die Jahre zusammengewachsen. Die Folgen spüren vor allem die Zugeschalteten.
Zugeschaltete hören nur die halbe Runde
Ein einzelnes Mikrofon am Kopfende erfasst entfernte Plätze schlecht. Wer weiter weg sitzt, wird ständig gebeten, lauter zu sprechen.
Echo auf der Gegenseite
Laufen Lautsprecher und Mikrofon über getrennte Geräte ohne Echounterdrückung, hören sich die Zugeschalteten selbst.
Kamera im Gegenlicht
Vor dem Fenster werden Gesichter zu dunklen Umrissen, oder der Bildausschnitt zeigt vor allem die Tischplatte.
Gäste im Firmennetz
Wer zu Besuch ist, steckt das eigene Notebook in die Netzwerkdose des Raums und landet im internen Netz, weil die Dose nicht abgesichert ist.
Raumsystem ohne Pflege
Betriebssystem, Firmware und Konferenz-Software bleiben auf altem Stand, bis nach einer Änderung beim Videodienst einzelne Funktionen ausfallen.
Bedienung nur für Eingeweihte
Drei Fernbedienungen und keine Anleitung im Raum – wer die Technik nicht kennt, braucht bei der nächsten Besprechung wieder Hilfe.
Einsatzszenarien
Ausstattung nach Raumtyp
Wie viel Technik ein Raum braucht, hängt weniger von seiner Größe als von der Art der Besprechungen ab. Drei Beispiele zeigen die Spannweite.
Kleiner Raum
Kleiner Abstimmungsraum
Für kurze Abstimmungen weniger Personen genügt in vielen Fällen ein kompaktes Gerät, das Kamera, Mikrofon und Lautsprecher vereint.
- Videoleiste unter dem Wandbildschirm
- Ein Kabel für das Notebook
- Wenig Aufwand bei der Montage
Besprechung
Besprechungsraum
Am längeren Tisch sitzen Gäste vor Ort, weitere sind zugeschaltet, und Unterlagen werden gemeinsam angesehen.
- Raumsystem mit Bedienfeld auf dem Tisch
- Mikrofone über die Tischlänge verteilt
- Zweiter Bildschirm für Inhalte, je nach Raum
Schulung
Schulungs- oder großer Raum
Vortragende stehen und bewegen sich, das Publikum stellt Fragen aus den hinteren Reihen.
- Projektion oder sehr großer Bildschirm
- Deckenmikrofone oder Funkmikrofon für Vortragende
- Präsentationsrechner mit schlanker Konfiguration
Ablauf
Vom Raumtermin bis zur Übergabe
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01
Bedarfsgespräch
Wir klären, welche Räume ausgestattet werden, wer dort bespricht und welche Videodienste Sie und Ihre Gäste nutzen.
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02
Termin im Raum
Vor Ort prüfen wir Maße, Licht, Anschlüsse und Kabelwege.
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03
Raumkonzept mit Angebot
Geräte, Montage, Netzwerk und Einweisung fassen wir je Raum in einem individuellen Angebot zusammen.
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04
Installation und Testbesprechung
Wir montieren, richten ein und prüfen Bild und Ton in einer Besprechung mit externen Teilnehmenden.
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05
Einweisung und Übergabe
Wir zeigen Ihrem Team die Bedienung und übergeben eine Aufstellung von Geräten, Raumkonten und Netzwerkanschlüssen.
Welche Ihrer Räume sollen hybride Besprechungen tragen?
Für Ihre Besprechungsräume schlagen wir eine Ausstattung vor, die zu Raum, Nutzung und Videodienst passt – mit einem individuellen Angebot je Raum.
FAQ
Häufige Fragen zur Konferenzraumtechnik
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an: +49 2933 922822-0 oder schreiben Sie an info@pronet-systems.de.
Funktioniert Konferenzraumtechnik auch mit anderen Videodiensten als Microsoft Teams?
Ja, je nach Ausstattung. In einem Raum, in dem das eigene Notebook Kamera und Mikrofone per USB nutzt, arbeitet die Technik mit dem Dienst, den das Notebook gerade verwendet. Fest installierte Raumsysteme sind auf einen Dienst ausgelegt; Raumsysteme für Teams können laut Microsoft aber als Gast an Besprechungen einzelner anderer Videodienste teilnehmen (Stand: Oktober 2026). Lädt Ihre Kundschaft regelmäßig über andere Dienste ein, berücksichtigen wir das bei der Auswahl.
Braucht ein Raumsystem für Microsoft Teams eine eigene Lizenz?
Ja, fest installierte Raumsysteme für Teams melden sich mit einem eigenen Raumkonto an und benötigen eine Raumlizenz von Microsoft; persönliche Benutzerlizenzen sind für gemeinsam genutzte Besprechungsgeräte laut Microsoft nicht zugelassen. Die Raumlizenz gibt es in einer Grundfassung und in einer erweiterten Fassung mit mehr Besprechungs-, Telefonie- und Verwaltungsfunktionen (Stand: Oktober 2026). Schließen Teilnehmende ihr eigenes Notebook an, läuft die Besprechung über deren persönliches Konto; für Kamera und Mikrofon des Raums ist dann in der Regel keine Raumlizenz nötig. Für Zusatzfunktionen wie Raumauswertungen bietet Microsoft eigene Lizenzen an.
Können Gäste im Besprechungsraum präsentieren, ohne ins Firmennetz zu gelangen?
Ja, denn für die Präsentation per Kabel am Bildschirm braucht das Notebook gar keine Netzwerkverbindung, und drahtlose Übertragungssysteme lassen sich, je nach Modell, getrennt vom internen Netz betreiben. Den Internetzugang für Gäste richten wir über ein eigenes Netz ein; wie wir Funknetze planen, beschreibt die Seite WLAN für Unternehmen.
Wie groß sollte der Bildschirm in einem Besprechungsraum sein?
Eine Einheitsgröße gibt es nicht; maßgeblich sind der Abstand der hintersten Plätze und die Inhalte. Wer Tabellen oder Pläne zeigt, braucht mehr Fläche als für Gesichter in einer Videokonferenz. Wir messen den Raum aus und empfehlen Größe und Höhe der Montage. In langen Räumen kann ein zweiter Bildschirm oder eine Projektion sinnvoll sein.
Können wir vorhandene Bildschirme und Kameras in die neue Konferenzraumtechnik übernehmen?
In vielen Fällen ja. Bildschirme mit passenden Eingängen und ausreichender Größe bleiben in der Regel nutzbar. Kameras und Mikrofone prüfen wir darauf, ob sie mit dem gewählten System zusammenarbeiten; bei Raumsystemen für Teams sind von Microsoft geprüfte Geräte vorgesehen.
Was ist nach der Installation für die Pflege der Raumsysteme zu tun?
Vor allem regelmäßige Updates für Betriebssystem, Firmware und Konferenz-Software, denn Raumsysteme sind kleine Computer. Sinnvoll ist ein festes Zeitfenster außerhalb der Besprechungszeiten, damit kein Neustart in eine laufende Runde fällt, und danach ein kurzer Testanruf. Dazu gehört ein Blick auf Kamera, Mikrofone und Kabel, etwa wenn der Raum umgestellt wurde. Wer diese Aufgaben übernimmt, Ihr Team oder auf Wunsch wir, halten wir bei der Übergabe fest.
Lässt sich der Besprechungsraum auch für Telefonkonferenzen nutzen?
Ja, entweder über ein Konferenztelefon am Tisch oder direkt über das Raumsystem, das mit passender Lizenz und Anbindung ans Telefonnetz auch Rufnummern wählen kann. Welche Variante sich eignet, richtet sich danach, wie oft Beteiligte ohne Videodienst teilnehmen. Wie Teams Rufnummern und den Weg ins Festnetz bekommt, zeigt die Seite zur Microsoft Teams Telefonie.
Weiterführende Seiten
Ihre Besprechungsräume gemeinsam planen
Wichtig sind uns drei Punkte: welche Räume ausgestattet werden sollen, wie viele Personen dort sitzen und mit welchem Videodienst Sie arbeiten. Fotos der Räume können Sie uns im Beratungsgespräch zeigen.