Microsoft Teams einfach erklärt
Teams bündelt Kommunikation, die in vielen Büros über mehrere Wege läuft: die kurze Rückfrage per E-Mail, das Telefonat mit drei Beteiligten, den Ordner auf dem Netzlaufwerk. In einer Oberfläche schreiben Mitarbeitende Nachrichten, starten Video- oder Audiobesprechungen und öffnen die Dateien, um die es gerade geht. Nutzen lässt sich die Anwendung am PC, im Browser sowie als App auf Smartphone und Tablet.
Teams ist Teil von Microsoft 365; angemeldet wird mit den Konten aus Microsoft Entra ID. Ob Teams in einer Lizenz steckt, hängt vom gewählten Plan ab: Microsoft bietet Pläne mit und ohne Teams sowie eine eigenständige Teams-Lizenz an (Stand: Oktober 2026).
Teams, Kanäle und Chats
Die Anwendung ordnet Unterhaltungen auf drei Ebenen:
- Team: eine feste Gruppe von Personen, etwa eine Abteilung, ein Standort oder ein größeres Projekt. Unterhaltungen und Dateien eines Teams sehen nur dessen Mitglieder.
- Kanal: ein Themenbereich innerhalb eines Teams, zum Beispiel „Einkauf“ oder „Messe 2027“. Standardkanäle stehen allen Teammitgliedern offen, private Kanäle nur einem Teil davon. Geteilte Kanäle lassen sich zusätzlich für Personen außerhalb des Teams öffnen.
- Chat: Einzel- oder Gruppenunterhaltungen außerhalb der Teams, gedacht für Absprachen zwischen wenigen Personen.
Wo Dateien landen, folgt einer festen Logik. Was in einem Kanal geteilt wird, liegt in der SharePoint-Website des Teams, die beim Anlegen automatisch entsteht. Dateien aus einem Chat speichert Teams dagegen im OneDrive der Person, die sie verschickt, und gibt sie nur für die Beteiligten der Unterhaltung frei. Zu einem Team gehören außerdem ein Gruppenpostfach und ein Kalender in Exchange Online.
Externe lassen sich auf zwei Wegen beteiligen: als Gäste in einem Team oder als Teilnehmende eines geteilten Kanals. Welche dieser Wege offenstehen, legt die Verwaltung des Mandanten fest.
Telefonieren über Teams
Anrufe von Teams zu Teams innerhalb des Unternehmens funktionieren ohne Zusatz. Für Gespräche mit externen Rufnummern braucht Teams zwei Dinge: eine Telefonie-Lizenz für die jeweiligen Personen und eine Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz. Diese Verbindung kann unter anderem Microsoft selbst liefern, ein Telefonanbieter mit fertiger Anbindung oder ein eigener SIP-Trunk, der über einen Session Border Controller angeschlossen wird. Microsoft nennt die letzte Variante Direct Routing (Stand: Oktober 2026).
Mit Telefonie übernimmt Teams Aufgaben einer Telefonanlage, etwa Warteschlangen und Ansagen für die Zentrale. Die Gespräche laufen per VoIP über das Internet. Wer Telefonie, Chat und Besprechungen auf diese Weise zusammenführt, nutzt Unified Communications. Welche Anbindung zu Ihren bestehenden Rufnummern passt, erklärt unsere Seite zur Microsoft Teams Telefonie.
Kundenprojekte in Kanälen statt im Postfach
Angenommen, eine Werbeagentur mit sechzehn Mitarbeitenden stimmt ihre Kampagnen bisher per E-Mail ab. Entwürfe gehen als Anhang hin und her, Freigaben stecken in einzelnen Postfächern, und wer krank ist, hinterlässt eine Lücke. Freie Texterinnen und Fotografen bekommen Dateien über wechselnde Download-Links.
Die Agentur legt für ihre Großkunden je ein eigenes Team an, darin Kanäle für Kampagne, Social Media sowie Budget und Angebote. Den Budgetkanal richtet sie als privaten Kanal ein, den nur Geschäftsführung und Projektleitung sehen. Freie Kräfte kommen als Gäste in den Kampagnenkanal und arbeiten dort direkt an den aktuellen Entwürfen mit. Die wöchentliche Abstimmung mit dem Kunden findet als Besprechung im Kanal statt, Notizen und Präsentation bleiben danach am selben Ort. Fällt jemand aus, liest die Vertretung den Verlauf nach, statt ein fremdes Postfach zu durchsuchen.
Spielregeln, bevor die Zahl der Teams wächst
Teams ist schnell eingeschaltet. Ab Werk dürfen sämtliche Firmenkonten neue Teams anlegen, und ohne Absprachen entstehen leicht mehrere Teams für dasselbe Thema. Klären Sie deshalb früh, wer Teams erstellt und wie sie heißen. Ebenso wichtig: wer sie als Besitzer verwaltet, wer Gäste einlädt und was mit einem Team nach Abschluss der Arbeit passiert. Weil Teams von überall erreichbar ist, sollte außerdem jede Anmeldung mit Multi-Faktor-Authentifizierung abgesichert sein.
Wie ProNet unterstützt
Wir planen mit Ihnen die Struktur aus Teams und Kanälen, legen Regeln für Gäste und Freigaben fest und übernehmen vorhandene Dateien in die passenden Bereiche. Ihre Mitarbeitenden schulen wir an Beispielen aus ihrem Arbeitsalltag. Wie wir dabei vorgehen, zeigt die Seite Teams und SharePoint einführen. Soll Teams auch Ihre Telefonanlage ablösen, prüfen wir Rufnummern und Anbindung gemeinsam mit Ihnen.