OneDrive einfach erklärt
Jedes Benutzerkonto in Microsoft 365 bringt einen eigenen Speicherbereich mit. Dort liegen Entwürfe, Notizen, Präsentationen für den nächsten Termin – alles, was zunächst nur eine Person betrifft. Auf dem PC erscheint OneDrive als Ordner im Datei-Explorer. Was dort gespeichert wird, landet automatisch auch in der Cloud und auf den anderen Geräten derselben Person.
Für den Arbeitsalltag sind zwei Funktionen besonders praktisch. Die erste: Dateien müssen nicht vollständig auf dem Gerät liegen. Sie erscheinen in der Ordnerliste und werden erst beim Öffnen heruntergeladen, was Platz auf kleinen Notebook-Festplatten spart. Die zweite: Auf Windows-Rechnern lassen sich die Ordner Desktop, Dokumente und Bilder so einrichten, dass sie automatisch in OneDrive gespiegelt werden. Mitarbeitende speichern wie gewohnt, ihre Dateien liegen trotzdem nicht mehr nur auf dem einen Gerät.
Wofür OneDrive gedacht ist – und wofür nicht
OneDrive ist für persönliche Arbeitsdateien gemacht. Sobald mehrere Personen regelmäßig mit denselben Unterlagen arbeiten, gehören diese in eine gemeinsame Ablage in SharePoint oder in ein Team in Microsoft Teams. Der Grund ist einfach: Eine Datei in OneDrive gehört immer einer Person. Verlässt diese Person das Unternehmen, hängen Freigaben und Zugriffe an ihrem Konto.
Wird das Konto anschließend gelöscht, bleibt der zugehörige Speicher nur noch für eine Frist erhalten, die die Verwaltung festlegt; standardmäßig sind es 30 Tage (Stand: Oktober 2026). Ist im Konto eine vorgesetzte Person hinterlegt, bekommt sie in der Standardeinstellung für diese Zeit Zugriff und kann die Dateien sichten oder weitergeben. Danach landet der Speicher noch für eine begrenzte Zeit in einem Papierkorb, aus dem ihn nur die Verwaltung zurückholen kann. Ist auch diese Frist vorbei, sind die Dateien ohne eigene Sicherung verloren.
Eine Besonderheit sorgt mitunter für Verwirrung: Dateien, die jemand in einem Einzel- oder Gruppenchat in Teams verschickt, werden im OneDrive des Absenders gespeichert. Dateien in Teams-Kanälen landen dagegen in SharePoint. Wer das weiß, versteht schneller, warum eine Datei nach einem Austritt plötzlich fehlt.
Freigaben aus OneDrive sind trotzdem nützlich, etwa wenn Sie einem Kunden eine einzelne Präsentation schicken möchten. Welche Arten von Freigaben nach außen erlaubt sind, sollte das Unternehmen zentral festlegen, statt es allen selbst zu überlassen.
Notebook weg, Dateien noch da
Angenommen, ein Vertriebsmitarbeiter eines Maschinenhändlers verliert auf einer Messe sein Notebook. Angebote, Präsentationen und Notizen der letzten Wochen lagen alle auf dem Gerät. Weil der Händler die Ordner Desktop und Dokumente zuvor zentral mit OneDrive verbunden hat, sind diese Dateien nicht verloren. Am nächsten Tag meldet sich der Mitarbeiter an einem Ersatzgerät an, und seine Dateien sind wieder da. Das verlorene Notebook wird über die zentrale Geräteverwaltung gesperrt.
Ein halbes Jahr später verlässt eine Kollegin aus dem Einkauf das Unternehmen. Bei der Übergabe stellt sich heraus, dass sie Lieferantenlisten und Konditionen in ihrem OneDrive gepflegt hat. Das Unternehmen sichert die Daten, bevor das Konto gelöscht wird, und verschiebt die gemeinsam genutzten Listen in eine SharePoint-Bibliothek des Einkaufs. Seitdem gehört eine OneDrive-Prüfung fest zum Austrittsprozess.
OneDrive ist keine Datensicherung
Ein verbreitetes Missverständnis: Wer OneDrive nutzt, habe automatisch ein Backup. Das stimmt nur teilweise. OneDrive schützt vor dem Verlust eines Geräts. Löscht jemand jedoch eine Datei oder verschlüsselt Schadsoftware den synchronisierten Ordner, wird diese Änderung ebenfalls in die Cloud übertragen. Papierkorb und Versionsverlauf helfen dann nur innerhalb ihrer Fristen.
Für eine belastbare Datensicherung für Unternehmen sollten die Daten deshalb zusätzlich an einem unabhängigen Ort liegen, wie es die 3-2-1-Regel vorsieht. Für Microsoft 365 bedeutet das: Postfächer, OneDrive und SharePoint werden regelmäßig in ein getrenntes System gesichert und lassen sich bei Bedarf einzeln wiederherstellen. Wie das funktioniert, beschreibt unsere Seite zum Microsoft 365 Backup.
Wie ProNet unterstützt
Wir richten OneDrive auf Ihren Arbeitsplätzen so ein, dass wichtige Ordner automatisch in der Cloud liegen, und legen mit Ihnen Regeln für Freigaben fest. Dabei sorgen wir für eine klare Trennung zwischen persönlichen Dateien und gemeinsamer Ablage in SharePoint und Teams. Wie wir diese Struktur aufbauen und Ihr Team einweisen, lesen Sie auf der Seite Teams und SharePoint mit OneDrive einführen.