GoBD einfach erklärt
Hinter der Abkürzung steht ein langer amtlicher Titel. Sinngemäß geht es um Grundsätze dafür, Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen elektronisch ordnungsmäßig zu führen und aufzubewahren, und um den Datenzugriff der Finanzverwaltung. Formal handelt es sich um ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 28. November 2019. Maßgeblich ist die Fassung vom 14. Juli 2025, nach einer ersten Änderung im März 2024 (Stand: Oktober 2026).
Die GoBD sind kein Gesetz, sondern eine Verwaltungsvorschrift. Sie binden die Finanzämter und zeigen, wie diese die Abgabenordnung auslegen, etwa die §§ 145 bis 147 AO. Für Unternehmen sind sie damit der Maßstab, an dem sich eine Außenprüfung orientiert.
Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit liegt nach den GoBD allein beim Steuerpflichtigen, auch wenn Steuerberatung oder Rechenzentrum Aufgaben übernehmen (Rz. 21). Die Anforderungen gelten unabhängig davon, ob die Systeme im eigenen Haus stehen oder per Cloud Computing bezogen werden (Rz. 20).
Inhaltlich beschreiben die GoBD Grundsätze, die aus der Buchführung auf Papier bekannt sind und auf elektronische Daten übertragen werden. Unterlagen müssen nachvollziehbar und nachprüfbar sein, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet. Hinzu kommt die Unveränderbarkeit: Nach § 146 Abs. 4 AO muss erkennbar bleiben, was ursprünglich aufgezeichnet war. Eine spätere Korrektur darf den ersten Inhalt nicht überdecken.
Was die GoBD für E-Mails bedeuten
Maßgeblich ist der Inhalt einer Nachricht, nicht ihre Form. Eine E-Mail, die als Handels- oder Geschäftsbrief oder als Buchungsbeleg dient, ist in elektronischer Form aufzubewahren (Rz. 121). Das kann eine Auftragsbestätigung sein, eine Reklamation oder eine Rechnung im Text der Mail.
Anders ist es, wenn die Nachricht nur eine angehängte Rechnung überbringt und sonst nichts Aufbewahrungspflichtiges enthält. Dann vergleichen die GoBD sie mit einem Briefumschlag: Der Anhang muss bleiben, die Mail selbst nicht.
Eingehende elektronische Geschäftsbriefe und Belege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie ankommen, eine XML-Rechnung also als XML-Datei (Rz. 131 in der Fassung vom Juli 2025). Nur ausgedruckt dürfen sie nicht aufbewahrt werden (Rz. 119).
Die Fristen selbst stehen nicht in den GoBD, sondern in § 147 AO und § 257 HGB. Einen Überblick über die Fristen für geschäftliche Post gibt unser Beitrag zur Aufbewahrungspflicht für E-Mails.
Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt nach § 147 Abs. 6 AO in die gespeicherten Daten sehen und dafür das System des Unternehmens nutzen. Es kann auch Auswertungen nach seinen Vorgaben verlangen oder sich die Daten in einem maschinell auswertbaren Format übertragen lassen. Ein E-Mail-Archiv sollte deshalb nicht nur speichern, sondern auch gezielte Suchen und einen Export erlauben.
Was die GoBD von Datensicherung und Dokumentation erwarten
Die GoBD verlangen, die Systeme gegen Verlust und gegen unberechtigte Veränderungen zu schützen (Rz. 103). Lassen sich Daten wegen unzureichender Sicherung nicht mehr vorlegen, gilt die Buchführung als formell nicht ordnungsmäßig (Rz. 104).
Ein funktionierendes Backup mit getesteter Wiederherstellung ist damit auch steuerlich von Bedeutung. Wie sich das organisieren lässt, beschreibt unsere Seite zur Datensicherung für Unternehmen.
Wie gesichert wird, gehört in die Verfahrensdokumentation (Rz. 106). Sie beschreibt den gewollten Ablauf einer Information: Entstehung, Speicherung, Wiederfinden und Schutz vor Verlust.
In der Regel besteht sie aus einer allgemeinen Beschreibung sowie Anwender-, System- und Betriebsdokumentation (Rz. 151 bis 153). Entscheidend ist, dass die Beschreibung dem tatsächlichen Verfahren entspricht und Änderungen nachvollziehbar bleiben (Rz. 154).
Ein Prüfsiegel mit Hinweis auf die GoBD ersetzt diese Arbeit nicht. Nach den GoBD können Bescheinigungen Dritter bei der Auswahl einer Software helfen, binden die Finanzbehörde aber nicht (Rz. 181). Denn ob ein System ordnungsgemäß arbeitet, hängt auch vom eigenen Betrieb ab, etwa von Einstellungen, Zugriffsrechten und Updates.
Das neue Mailarchiv in der Verfahrensdokumentation
Angenommen, ein Getränkegroßhandel mit 30 Mitarbeitenden führt ein E-Mail-Archiv ein. Bisher haben einzelne Mitarbeitende wichtige Mails als PDF in Kundenordnern gespeichert. Die Steuerberaterin weist auf zwei Schwächen hin.
Beim Umwandeln in PDF gehen die technischen Kopfdaten einer Nachricht verloren, etwa zum Absender und zum Weg der Zustellung. Solche Einschränkungen können nach den GoBD zulasten des Unternehmens gehen (Rz. 129). Außerdem hat niemand aufgeschrieben, wie Mails künftig aufbewahrt werden.
Für die Verfahrensdokumentation hält der Großhandel deshalb auf wenigen Seiten fest:
- welche Postfächer und Sammeladressen das Archiv erfasst und seit wann,
- in welchem Format die Nachrichten abgelegt werden und wie das Archiv sie vor Veränderung schützt,
- wer im Archiv suchen darf und wer Fristen ändert,
- wie das Archiv selbst gesichert wird und wann die Rücksicherung zuletzt getestet wurde.
Als die Postfächer ein Jahr später zu Exchange Online wechseln, bekommt das Dokument eine neue Version. So lässt sich auch für frühere Jahre nachvollziehen, wie das Verfahren damals aussah.
Dieser Text ist eine allgemeine Erklärung und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Welche Pflichten in Ihrem Unternehmen gelten, stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.
Wie ProNet unterstützt
Wir betreiben die E-Mail-Archivierung als Managed Service. Angeschlossen wird das Archiv an den Mailserver in Ihrem Haus oder an Exchange Online. Die Aufbewahrungsfristen bestimmen Sie gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung; wir hinterlegen sie im Archiv und richten die Zugriffsrechte nach Ihren Vorgaben ein. Bei der Suche nach einzelnen Nachrichten und bei der Wiederherstellung helfen wir. Ob Ihre Abläufe insgesamt den GoBD entsprechen, beurteilt Ihre Steuerberatung; unser Teil ist die technische Grundlage.