Softwarelizenz einfach erklärt
Computerprogramme sind urheberrechtlich geschützt. Nach § 69c UrhG darf nur der Rechtsinhaber ein Programm vervielfältigen, bearbeiten oder verbreiten oder anderen diese Handlungen gestatten. Schon das Installieren und Ausführen zählt dazu, soweit dabei eine Kopie im Speicher entsteht. Die Lizenz ist die Erlaubnis dafür; ihren Umfang beschreiben die Lizenzbedingungen des Herstellers oder der Vertrag mit dem Anbieter.
Ein Lizenzschlüssel oder eine Online-Aktivierung ist deshalb nicht die Lizenz selbst, sondern nur das technische Mittel, um sie freizuschalten. Belegen lässt sich das Nutzungsrecht etwa über Rechnungen, Verträge oder Lizenzbestätigungen des Anbieters. Wer diese Unterlagen nicht mehr findet, kann bei einer Lizenzprüfung in Erklärungsnot geraten, obwohl die Software bezahlt wurde.
Lizenzmodelle im Überblick
Welche Bedingungen gelten, unterscheidet sich von Programm zu Programm. Diese Grundmodelle sollten Sie kennen; sie kommen auch kombiniert vor:
- Dauerlizenz: Sie kaufen das Nutzungsrecht einmal und dürfen die erworbene Version zeitlich unbegrenzt einsetzen. Neue Hauptversionen und Wartung können gesondert zu bezahlen sein.
- Abonnement: Sie nutzen die Software, solange Sie zahlen. Neue Versionen kommen während der Laufzeit hinzu; endet das Abonnement, endet auch das Nutzungsrecht.
- Benutzerlizenz: Die Lizenz gehört zu einer benannten Person. Auf wie vielen Geräten diese Person arbeiten darf, legen die Bedingungen fest.
- Gerätelizenz: Die Lizenz gehört zu einem bestimmten Rechner, gleich wer daran sitzt.
- Gleichzeitige Nutzung: Eine festgelegte Zahl von Personen darf das Programm zur selben Zeit verwenden; ein Lizenzdienst im Netzwerk zählt mit.
- Server- und Zugriffslizenzen: Serversoftware wird teils nach Prozessorkernen lizenziert. Zusätzlich können für Personen oder Geräte, die auf den Server zugreifen, eigene Zugriffslizenzen nötig sein.
Viele Online-Anwendungen nach dem Modell Software as a Service (SaaS) werden als Abonnement je Benutzer vergeben. Läuft ein Programm dagegen auf einem Terminalserver, können für den gemeinsamen Zugriff mehrerer Personen zusätzliche Lizenzregeln gelten.
Unterlizenzierung und Überlizenzierung
Eine Unterlizenzierung kann ganz ohne Absicht entstehen. Ein Programm wird für eine Aushilfe auf ein weiteres Notebook kopiert, zwei Mitarbeitende teilen sich einen persönlichen Zugang, oder ein Server bekommt mehr Prozessorkerne, ohne dass jemand die Lizenzen anpasst. Rechtlich ist das eine Nutzung ohne Erlaubnis. Der Rechtsinhaber kann nach § 97 UrhG Unterlassung verlangen und bei Vorsatz oder Fahrlässigkeit auch Schadensersatz; berechnen lässt sich dieser unter anderem nach der Vergütung, die eine ordnungsgemäße Lizenz gekostet hätte. Diese Einordnung ist allgemein und keine Rechtsberatung.
Die Überlizenzierung ist das Gegenstück und kostet nur Geld. Abonnements ausgeschiedener Mitarbeitender laufen weiter, Wartungsverträge für Programme, die niemand mehr öffnet, verlängern sich Jahr für Jahr. Beides fällt erst auf, wenn jemand Bestand und tatsächliche Nutzung nebeneinanderlegt.
Wenn die Lizenz am alten Messrechner hängt
Angenommen, ein Labor für Werkstoffprüfung mit 22 Mitarbeitenden ersetzt die Rechner an seinen Prüfständen. Auf zwei davon läuft eine Auswertungssoftware mit Gerätelizenz, die bei der Aktivierung an die Hardware gekoppelt wurde. Nach dem Tausch startet das Programm auf den neuen Rechnern nicht. Die alten Geräte sind bereits neu aufgesetzt, eine Deaktivierung hat niemand vorgenommen.
Der Softwareanbieter erlaubt zwar die Übertragung auf neue Hardware, verlangt aber den Nachweis des ursprünglichen Kaufs. Bis die Rechnung in einem Ordner der früheren Laborleitung auftaucht, vergehen zwei Tage, an denen zwei Prüfstände nicht ausgewertet werden können. Seitdem führt das Labor seine Lizenzen in einem Verzeichnis mit Lizenzart, Bindung an Person oder Gerät, Laufzeit und Ablageort des Nachweises. Vor jedem Gerätetausch steht die Frage, welche Lizenzen zuerst freigegeben werden müssen.
Bestand, Nutzung und Verträge abgleichen
Wer Lizenzen verwaltet, bringt drei Fragen zusammen: Was wurde gekauft oder abonniert? Was wird tatsächlich genutzt? Und unter welchen Bedingungen, mit welchen Laufzeiten und Kündigungsfristen? Die Antworten gehören in ein Verzeichnis, das sich gut mit dem übrigen IT-Asset-Management verbinden lässt.
Wichtige Anlässe für einen Abgleich sind Eintritte und Austritte, neue Projekte und der Austausch von Geräten. Werden Geräte über IT-Leasing bezogen, gehört die Lizenzfrage zur Planung des Laufzeitendes. Auch im Lifecycle-Management zählt das Supportende einer Softwareversion zu den Terminen, die frühzeitig auf dem Plan stehen sollten.
In Microsoft 365 werden Lizenzen einzelnen Benutzerkonten zugewiesen. Wie sich Zuweisung, Austritte und Sicherheitseinstellungen im laufenden Betrieb organisieren lassen, beschreibt unsere Seite zur Microsoft-365-Verwaltung.
Wie ProNet unterstützt
Wir erklären Ihnen, welche Lizenzmodelle für Ihre Programme infrage kommen, beschaffen die passenden Lizenzen und verwalten sie mit Nachweisen, Laufzeiten und Zuordnung. Steht eine Lizenzprüfung durch einen Hersteller bevor, stellen wir die Unterlagen gemeinsam mit Ihnen zusammen. Einzelheiten zur Leistung finden Sie unter Softwarelizenzen für Firmen.