Was ist ein Rollout?

Rollout einfach erklärt

Von einem Rollout spricht man, wenn nicht ein einzelner Rechner ersetzt wird, sondern viele Arbeitsplätze nach demselben Plan umgestellt werden. Das kann eine neue Gerätegeneration für das ganze Büro sein, ein neues Betriebssystem, eine neue Version der Fachanwendung oder ein Satz neuer Telefone. Der Begriff stammt aus dem Englischen, wo „to roll out“ so viel wie „einführen“ oder „ausrollen“ bedeutet.

Zu unterscheiden sind zwei Arten. Beim Hardware-Rollout werden physische Geräte ausgetauscht: Alte Rechner gehen, neue kommen eingerichtet an ihren Platz. Beim Software-Rollout bleibt die Hardware, verteilt werden Programme, Updates oder Einstellungen. Das geschieht in vielen Unternehmen zentral über eine Geräteverwaltung wie Mobile Device Management, damit niemand von Rechner zu Rechner gehen muss.

Ein Rollout ist kein Umzug. Beim IT-Umzug wandert die vorhandene Technik an einen neuen Standort, beim Rollout wird die Technik am selben Ort erneuert. Beides lässt sich verbinden, etwa wenn in neuen Räumen gleich neue Arbeitsplätze bereitstehen sollen.

Die Phasen eines Rollouts

Ein Rollout lässt sich in Phasen gliedern. Je nach Umfang fallen einzelne Schritte kürzer oder länger aus:

1. Bestandsaufnahme: Welche Geräte, Programme und welches Zubehör sind im Einsatz, von der Dockingstation über Headsets bis zum Kartenlesegerät? Wer arbeitet mit welcher Sonderausstattung?
2. Standard festlegen: Ein Referenzgerät mit Betriebssystem, Programmen und Einstellungen wird aufgebaut und mit den Fachanwendungen getestet.
3. Pilotgruppe: Einige Mitarbeitende arbeiten zuerst mit dem neuen Stand. Was hakt, fällt hier auf, solange erst wenige Plätze betroffen sind.
4. Vorkonfiguration: Die Geräte werden vorab eingerichtet, beschriftet und Personen zugeordnet. Vor Ort bleiben dann vor allem Anschließen, Anmelden und Prüfen.
5. Umstellung in Wellen: Abteilungen werden nacheinander umgestellt, möglichst zu ruhigen Zeiten. Lokale Dateien und persönliche Einstellungen ziehen mit um, ein kurzer Funktionstest mit der Person schließt den Platz ab.
6. Rücknahme: Die Altgeräte werden eingesammelt, erfasst und vor der Weitergabe oder Entsorgung per zertifizierter Datenlöschung bereinigt.

Für den letzten Schritt empfiehlt das BSI eine Checkliste zur Außerbetriebnahme (SYS.2.1.A27 aus dem IT-Grundschutz-Kompendium in der Edition 2023). Zwei Punkte gehören laut Grundschutz mindestens hinein: die Sicherung der Daten, die noch gebraucht werden, und das anschließende sichere Löschen aller Daten. Welche Geräte überhaupt infrage kommen, sollte frühzeitig bei der Hardware-Beschaffung geklärt sein, denn Lieferzeiten bestimmen den Zeitplan mit.

Neue Rechner für die Verwaltung eines Möbelherstellers

Angenommen, ein Hersteller von Küchenmöbeln stellt die 45 Arbeitsplätze seiner Verwaltung auf neue Rechner mit aktuellem Betriebssystem um. Die Fertigung soll davon nichts merken, und Auftragsannahme und Einkauf sollen arbeitsfähig bleiben.

Zuerst arbeitet die Arbeitsvorbereitung zwei Wochen lang mit den neuen Geräten. Dabei zeigt sich, dass das Programm, das Fertigungsdaten an die Maschinen übergibt, eine ältere Laufzeitumgebung braucht, die im Standard fehlte. Der Fehler wird am Referenzgerät behoben, bevor die übrigen Rechner eingerichtet werden.

Danach folgen Einkauf und Vertrieb an einem Freitagnachmittag, die Buchhaltung bewusst erst nach dem Monatsabschluss. Am Montag nach jeder Welle ist eine Ansprechperson im Haus, die bei Anmeldung und Ablage hilft. Die alten Rechner werden mit Seriennummer erfasst, gesammelt in einem abgeschlossenen Raum gelagert und anschließend gelöscht.

Was in den Plan gehört, aber leicht übersehen wird

Neben der Technik der neuen Geräte verdienen einige Details am Rand Aufmerksamkeit. Diese Punkte sollten Sie vorab klären:

• Gerätegebundene Lizenzen: Manche Programme sind über ihre Softwarelizenz an den alten Rechner gekoppelt und müssen erst freigegeben werden, bevor sie auf dem neuen laufen.
• Daten außerhalb der Ablage: Dateien auf dem Desktop, lokal gespeicherte Vorlagen oder Browser-Lesezeichen gehen verloren, wenn niemand danach fragt.
• Zubehör und Anschlüsse: Neue Notebooks haben teils andere Anschlüsse; Dockingstationen, Adapter und Monitorkabel gehören in die Bestellung.
• Zeitpunkt: Abschlüsse, Saisonspitzen und Urlaubszeiten bestimmen, wann welche Abteilung an der Reihe ist.
• Information im Team: Weiß das Team, wann welcher Platz umgestellt wird und was vorher zu sichern ist, entstehen weniger Rückfragen.
• Inventar: Nach dem Rollout müssen Seriennummern, Zuordnungen und Garantiedaten der neuen Geräte im Verzeichnis stehen. Das ist die Grundlage für das Lifecycle-Management der nächsten Jahre.

Wie ProNet unterstützt

Wir planen den Rollout mit Ihnen, konfigurieren die Geräte im Voraus und installieren sie bei Ihnen vor Ort, auch bei der Umstellung auf ein neues Betriebssystem. Für Mitarbeitende im Homeoffice bereiten wir Geräte auf Wunsch für den Versand vor. Die Altgeräte nehmen wir zurück, löschen ihre Datenträger mit Löschnachweis und geben sie in die Entsorgung. Unser Vorgehen im Einzelnen finden Sie auf der Seite IT-Rollout.