Zertifizierte Datenlöschung einfach erklärt
Löschen im Alltag ist eher ein Ausblenden. Das Betriebssystem gibt den belegten Speicherplatz frei, die Inhalte selbst bleiben aber stehen, bis sie irgendwann überschrieben werden. Wer passende Werkzeuge einsetzt, kann solche Reste auslesen, und genau das macht ausgemusterte Geräte für Ihr Unternehmen heikel.
Die zertifizierte Datenlöschung besteht deshalb aus drei Bausteinen: einem Verfahren, das zum jeweiligen Datenträger passt, einer Prüfung, ob es fehlerfrei durchgelaufen ist, und einer Dokumentation in Form eines Löschnachweises. Erst dieser Nachweis macht aus einem technischen Vorgang etwas, das Sie gegenüber Dritten belegen können.
Was dabei von dritter Seite geprüft und bestätigt wurde, kann Unterschiedliches sein. Gemeint sein kann eine Löschsoftware, die eine unabhängige Stelle untersucht hat, ein geprüfter Ablauf bei einem Dienstleister oder das Protokoll, das den einzelnen Löschvorgang belegt. Fragen Sie deshalb nach, worauf sich die Bezeichnung bezieht und nach welchem Verfahren gelöscht wird.
Überschreiben, Schlüssel löschen oder vernichten
Welches Verfahren passt, hängt vom Datenträger und vom Schutzbedarf der Daten ab. Mindestanforderungen nennt der Baustein CON.6 „Löschen und Vernichten“ aus dem IT-Grundschutz des BSI (Edition 2023). Für Flash-Speicher gibt zusätzlich die Richtlinie SP 800-88 des US-amerikanischen NIST Hinweise (Revision 2, September 2025):
- Festplatten mit Magnetscheiben: Der gesamte Datenträger wird mit Zufallswerten überschrieben, nicht nur einzelne Dateien oder Ordner.
- SSDs und andere Flash-Speicher: Der Controller verteilt Schreibvorgänge selbstständig auf die Speicherzellen und hält Reserven vor, auf die das Betriebssystem keinen Zugriff hat. Einfaches Überschreiben erreicht deshalb nicht alle Bereiche; NIST verweist stattdessen auf die eingebauten Löschbefehle des Laufwerks.
- Verschlüsselung von Anfang an: War das Laufwerk durchgehend verschlüsselt, lässt es sich löschen, indem der Schlüssel nachweisbar vernichtet wird. Bei einem starken Verfahren sind die gespeicherten Daten ohne Schlüssel praktisch nicht mehr lesbar.
- Defekte Datenträger: Lässt sich ein Laufwerk nicht mehr ansprechen, kann es auch nicht gelöscht werden, obwohl sich die Daten darauf in vielen Fällen noch auslesen ließen. Dann bleibt die physische Vernichtung des Datenträgers.
Welche Angaben der Nachweis enthalten sollte
Ein Löschnachweis ist nur hilfreich, wenn sich seine Einträge konkreten Geräten zuordnen lassen. Auch NIST empfiehlt, die Löschung für jeden Datenträger einzeln festzuhalten. Achten Sie auf diese Angaben:
- Gerät und Datenträger mit Typ, Modell und Seriennummer, bei Bedarf mit Ihrer Inventarnummer
- das angewandte Verfahren, also Überschreiben, Löschbefehl des Laufwerks, Schlüssellöschung oder Vernichtung
- das Ergebnis einschließlich Fehlern, etwa wenn ein Datenträger nicht vollständig gelöscht werden konnte
- Datum sowie die ausführende Stelle oder Person
- bei größeren Mengen der Bezug zum Auftrag, damit Sie Nachweis und Altgeräteliste abgleichen können
Ein Sammelbeleg „30 Notebooks gelöscht“ ohne Seriennummern hilft dagegen wenig, wenn später nach einem bestimmten Gerät gefragt wird.
Wenn alte Kanzlei-Notebooks weitergegeben werden
Angenommen, eine Rechtsanwaltskanzlei mit 15 Arbeitsplätzen erneuert ihre Notebooks. Einige Mitarbeitende möchten ihr bisheriges Gerät privat übernehmen, die übrigen sollen an einen Händler verkauft werden. Auf den Laufwerken liegen Schriftsätze, zwischengespeicherte Postfächer und gespeicherte Anmeldedaten.
Die Kanzlei lässt alle Notebooks vor der Weitergabe zertifiziert löschen. Die Geräte bleiben funktionsfähig und werden mit frisch installiertem Betriebssystem übergeben. Bei einem Notebook meldet die SSD Fehler, die Löschung bricht ab; dieser Datenträger wird ausgebaut und vernichtet. Den Löschnachweis mit allen Seriennummern legt die Kanzlei zu ihren Datenschutzunterlagen.
Datenschutz und Verantwortung
Nach der DSGVO dürfen personenbezogene Daten nicht länger personenbeziehbar gespeichert bleiben, als ihr Zweck es erfordert (Grundsatz der Speicherbegrenzung, Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Zugleich müssen sie durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugter Offenlegung geschützt werden (Art. 5 Abs. 1 lit. f und Art. 32 DSGVO). Bei ausgemusterten Datenträgern gehört das nachweisbare Löschen zu diesen Maßnahmen. Das Elektro- und Elektronikgerätegesetz verpflichtet Hersteller, Endnutzer außerhalb privater Haushalte auf ihre Eigenverantwortung beim Löschen personenbezogener Daten auf Altgeräten hinzuweisen (§ 19a ElektroG).
Übernimmt ein Dienstleister die Entsorgung von Datenträgern, sehen die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden darin ein Beispiel für Auftragsverarbeitung (DSK-Kurzpapier Nr. 13). Dann ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO nötig. Alle Angaben geben den Stand vom Oktober 2026 wieder und sind keine Rechtsberatung.
Wie ProNet unterstützt
Wir erfassen Ihre ausgemusterten Geräte und Datenträger. Gerät für Gerät entscheiden wir mit Ihnen zwischen Löschen und Vernichten und halten das Ergebnis in einem Löschnachweis fest. Anschließend gehen die Geräte in die fachgerechte Entsorgung oder gelöscht an Sie zurück. Bei einem IT-Rollout planen wir die Löschung der Altgeräte von Beginn an mit. Den Ablauf beschreibt unsere Seite Zertifizierte Datenlöschung und Datenträgervernichtung; wie die Löschung in den Lebenszyklus Ihrer Geräte passt, zeigt der Bereich Hardware und Software für KMU.