E-Mail und Exchange

Exchange

Exchange-Postfächer kann man entweder in deutschen Rechenzentren, bei internationalen Anbietern oder bei Microsoft direkt anmieten. Der Mailserver wird komplett von den jeweiligen Anbietern betrieben und gewartet.

Alternativ mietet man einen Windows-Server und installiert dort seinen eigenen Exchange Server. Damit hat man die volle Kontrolle über den ganzen Server. Hierbei muss man das System aber selbst auf dem aktuellen Stand halten.

Mailarchivierung

Geschäftliche E-Mails müssen wie jedes andere Dokument für zehn Jahre archiviert werden. Dieses Verfahren wird in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) beschrieben.

Konkret heißt das, dass Sie zehn Jahre lang keine einzige geschäftlich relevante E-Mail aus Outlook löschen dürfen. Da dies in der Praxis nicht umsetzbar ist, muss man alle ein- und ausgehenden E-Mails in ein Archivsystem überführen. Dieses kann entweder in Ihrem lokalen Netz installiert werden oder in der Cloud liegen.

Wenn Sie Ihren Exchange Server bereits im Rechenzentrum betreiben, macht es natürlich Sinn, das E-Mail-Archiv ebenfalls dort liegen zu haben.